Quello che Neil Sedaka può insegnarci sulla separazione commerciale

Il seguente articolo è stato scritto da James Cunningham, direttore di Efficio, ed è stato pubblicato per la prima volta su Supply Management.

Neil Sedaka avrebbe dovuto fare il consulente nel settore del procurement.

Da quando la crisi finanziaria globale è schizzata in vetta alla classifica delle “cose che ci preoccupano di più” nel 2008, la pressione esercitata sugli istituti finanziari per ridurre le operazioni è stata inesorabile.

Le controllate sono state dismesse, le banche nazionali sottoposte a controlli e schiere di lavoratori della città convinti gentilmente a dedicarsi ad attività più amene.

Ma come si fa a garantire che le cose vadano per il verso giusto? Il segreto di molte separazioni a lieto fine (come nota Sedaka in modo molto pertinente) è “ricominciare da capo”, il che in pratica equivale a una trasformazione dall'alto in basso a cominciare dalla funzione del Procurement.

Gli istituti finanziari, infatti, dipendono fortemente dalla funzione supply chain per riuscire a offrire quotidianamente i servizi richiesti ai propri clienti. Alcune di queste attività sono più visibili, come la gestione del contante e il marketing di sportello, mentre altre lo sono di meno, ad esempio l'IT e la tecnologia utilizzati dalla banca.

Gestire la supply chain per gestire il rischio

La banca può esporre le proprie operazioni ordinarie a ingenti rischi se non gestisce proattivamente la propria supply chain. Tale rischio aumenta in maniera esponenziale durante una separazione commerciale perché la supply chain deve accettare le nuove condizioni offerte dalla banca. In alcuni casi, la banca cedente potrebbe addirittura essere costretta a riacquistare alcuni servizi dalla business unit recentemente ceduta, e tali servizi devono poi essere definiti contrattualmente. In altre parole, durante un divorzio di questo tipo è possibile ritrovarsi a dire addio al partner che ha le chiavi della macchina e paga le bollette; quindi come si fa a trovare un modo per andare comunque al lavoro e non farsi tagliare la luce?

Bisogno di collaborazione

Come tutti i divorzi, il processo di separazione è complesso ed è necessario che team diversi collaborino con grande determinazione. Questo significa che i team responsabili di finanza, IT, tesoreria e procurement devono sedersi attorno a un tavolo e congiuntamente definire un piano per far fronte a un periodo molto turbolento. Questi teams sono spesso sottoposti a ulteriori pressioni da parte degli azionisti affinché riescano a gestire la separazione senza ripercussioni sull'ordinaria amministrazione del business oppure affinché agevolino una vendita commerciale massimizzando, al tempo stesso, il rendimento per la banca. Non è un gioco da ragazzi.

Separazione delle infrastrutture

Oltre al rischio contrattuale, spesso è anche necessario separare le infrastrutture (ad es. IT e beni immobili). Questa attività può rivelarsi estremamente complessa e richiedere molto tempo e, se mal gestita, può esporre a rischi considerevoli tutta l'operazione.

Il ruolo della funzione Procurement

Il ruolo del procurement consiste nel gestire questi rischi sin dal principio, durante le discussioni strategiche sulla separazione: il potenziale acquirente deve potersi fidare del fatto che la supply chain esistente e i relativi contratti con parti terze possano garantire la continuità dei servizi all'ente oggetto della vendita, almeno sul breve e medio termine mentre è in corso la divisione.

La funzione Procurement ha il compito di raccogliere le informazioni contrattuali disponibili, collaborare con l'ufficio legale e le altre funzioni aziendali per determinare una struttura contrattuale che sia in grado di assicurare la continuità del servizio dopo la separazione e condurre negoziati spesso complessi con i fornitori per delineare il futuro panorama contrattuale e l'offerta di servizi.

Per cominciare, è necessario identificare e documentare tutti i contratti coinvolti nella separazione. Questo primo passo è più difficile di quanto possa sembrare perché i database dei contratti dell'ufficio acquisti spesso non sono aggiornati o vi sono informazioni mancanti. Molti contratti sono scaduti e non sono stati rinnovati, le copie cartacee dei documenti sono spesso nascoste negli archivi dell'acquirente e, in alcuni casi, la funzione Procurement non possiede neanche una copia del contratto perché è in mano all'utilizzatore finale all'interno dell'azienda.

Le difficoltà sui mercati e le incertezze future rendono sempre più importante l'elaborazione di un piano chiaro per risolvere in modo efficace ed efficiente le problematiche inerenti alla separazione dei contratti. Solo così è possibile assicurare continuità e stabilità operativa, in un momento in cui entrambe sono di vitale importanza nel settore dei servizi finanziari.

Il articolo è stato pubblicato per la prima volta su Supply Management.