Procurement oltre il risparmio: i sei pilastri per generare valore dalla spesa, ogni giorno

Nell’attuale scenario economico, caratterizzato da volatilità e attenzione ai costi, le organizzazioni più all’avanguardia stanno ripensando il modo in cui individuano e generano valore dalla propria spesa.

L’identificazione delle opportunità non è più un’attività occasionale ma è diventata un’attività continua e diffusa, centrale per una funzione Procurement davvero strategica e fondamentale per determinare l’impatto sul budget delle iniziative di riduzione dei costi. 

Per molte aziende, la vera sfida non è riconoscere le opportunità, ma riuscire a farlo in modo sistematico e con impatto tangibile. Questo richiede basi solide: dati di spesa granulari e di alta qualità, una gestione efficace di fornitori e contratti, accesso a informazioni di mercato in tempo reale e una cultura di collaborazione trasversale a tutta l’organizzazione. 

In questo articolo analizziamo i sei pilastri fondamentali che caratterizzano una funzione matura nell’identificazione delle opportunità– dalla spend analysis al coinvolgimento degli stakeholder – e come questi elementi possano trasformare il Procurement da semplice centro di costo a vero motore strategico di creazione di valore. 

1. Visibilità e analisi della spesa 

La disponibilità di dati di spesa affidabili getta le basi di ogni processo di identificazione delle opportunità di ottimizzazione della base costi. Investire in strumenti avanzati di spend analysis consente alle organizzazioni di avere una visione chiara e granulare della spesa per categoria, fornitore e unità di business. Dati accessibili e di qualità permettono di identificare frammentazione, spesa fuori controllo (“maverick spend”) e opportunità di risparmio immediate, oltre a sostenere business case robusti per investimenti in iniziative di Procurement. 

2. Gestione di contratti e fornitori 

Contratti e relazioni con i fornitori spesso nascondono valore non sfruttato. Un monitoraggio continuo e l’ottimizzazione dei termini contrattuali, dei livelli di servizio e delle performance dei fornitori garantiscono che gli accordi rimangano allineati alle esigenze del business. Un framework di Supplier Relationship Management strategico aiuta a stimolare l’innovazione, mitigare i rischi e favorire un miglioramento continuo, superando la logica della semplice compliance. 

3. Market intelligence 

Per sfruttare al meglio le capacità del Procurement è fondamentale accedere a informazioni di mercato aggiornate e di alta qualità. Comprendere le dinamiche del mercato di fornitura, i trend di prezzo e i rischi emergenti consente di individuare le opportunità con tempestività e negoziare da una posizione di forza. Il benchmarking di spesa, condizioni contrattuali e performance dei fornitori rispetto al mercato è essenziale per validare le opportunità e sfidare lo status quo. 

4. Category planning e category management 

Una gestione efficace delle opportunità parte da un category management strutturato e sistematico. Questo implica l’allineamento della strategia del Procurement e delle  strategie di categoria alle priorità aziendali, l’utilizzo di dati e analisi solide per identificare i principali driver di valore e il coinvolgimento attivo degli stakeholder per garantire il supporto adeguato. Un category management maturo elimina i silos organizzativi, promuove la collaborazione e genera risparmi sia nel breve che nel lungo termine, adattando le strategie alle condizioni di mercato e alle esigenze interne. 

5. Coinvolgimento degli stakeholder aziendali 

L’identificazione delle opportunità esprime il massimo potenziale quando il Procurement viene percepito come partner strategico del business. È fondamentale coinvolgere le diverse funzioni aziendali per comprendere i bisogni, allineare le priorità e scoprire nuove fonti di valore. Un coinvolgimento proattivo degli stakeholder favorisce la condivisione della conoscenza e assicura il commitment necessario per guidare e realizzare un cambiamento duraturo. 

6. Infrastruttura per la creazione della pipeline: processi, sistemi e strumenti 

Un pipeline di opportunità efficace si basa su processi strutturati e strumenti digitali idonei allo scopo e alle necessità del Procurement. Le piattaforme tecnologiche consentono di eseguire analisi della spesa end-to-end, monitorare la pipeline e misurare i benefici generati. Processi documentati assicurano rigore e coerenza nella raccolta, valutazione, prioritizzazione e monitoraggio delle opportunità – dall’idea fino all’esecuzione – permettendo un approccio scalabile e ripetibile. 

Conclusioni 

Le organizzazioni che investono su questi sei pilastri possono trasformare il Procurement da funzione transazionale a vero motore strategico di creazione di valore. Integrare l’identificazione delle opportunità come disciplina continua e trasversale consente di ottenere risparmi misurabili, gestire i rischi in modo proattivo e rafforzare la resilienza aziendale in un mondo in rapido cambiamento.