AI Pragmatica: Un Approccio Concreto per l’Efficienza nel Procurement

L'intelligenza artificiale (AI) sta rapidamente cambiando il modo in cui le aziende gestiscono il procurement, ma l’implementazione non è priva di ostacoli. Sebbene l’AI offra potenzialità quasi illimitate, la realtà è che il suo sviluppo è ancora in corso e richiede una serie di controlli interni: policy IT, conformità ai dati, e una governance strutturata. 

Questo non significa che l’AI non possa essere già implementata in modo pratico e con risultati tangibili: utilizzando strumenti di AI generativa (GenAI) e tecnologie esistenti, le aziende possono ottenere guadagni di efficienza fino al 50%, senza dover investire cifre esorbitanti o rivoluzionare i processi. [Source: Digital World Class® procurement organizations research from Hackett Group; Efficio analysis]

La GenAI può supportare molte fasi del ciclo di procurement, accelerando attività ripetitive e liberando risorse per compiti più strategici. Secondo le ricerche di Efficio, le aree con il maggiore impatto sono:

L’approccio vincente - ad oggi - è quindi quello di suddividere il processo in "blocchi AI-ready", che possono essere automatizzati parzialmente e integrati con un intervento umano mirato. Questi “moduli” riguardano principalmente la preparazione dei contenuti e dei dati, e il coinvolgimento delle persone per sperimentare nuovi strumenti e approcci.

Un grande vantaggio dell’adozione pragmatica dell’AI è la possibilità di sfruttare strumenti esistenti con un investimento minimo. Soluzioni di AI generativa come ChatGPT, strumenti di analisi predittiva e modelli NLP per il procurement possono essere utilizzati con semplici adattamenti e una formazione base del team.

Efficio ha dimostrato che, attraverso l’uso strategico dell’AI:

• I costi operativi di approvvigionamento possono essere ridotti del 20% grazie a una selezione più efficace dei fornitori (ATTENZIONE: AI è l’enabler, non è il decision maker: i savings si ottengono grazie alle decisioni dei buyer – rese più veloci da AI – ma il buyer è ancora al volante!)
• I tempi di gestione contrattuale possono ridursi del 50%, migliorando la compliance e riducendo il rischio di errori
• L’analisi dei dati e delle performance dei fornitori diventa più accurata, supportando una gestione proattiva del rischio

L’Equilibrio tra AI e Controllo Umano

Adottare l’intelligenza artificiale negli acquisti non significa eliminare il controllo umano, ma ottimizzare il carico di lavoro. La tecnologia può analizzare grandi volumi di dati, generare strategie e suggerire azioni, ma le decisioni critiche devono comunque essere prese da professionisti qualificati. È inoltre fondamentale garantire la sicurezza dei dati, la trasparenza degli algoritmi e il rispetto delle normative (es. GDPR, IVDR). L’IA è particolarmente efficace in attività basate su analisi dei dati, ricerca o generazione di contenuti. Questa riduzione del “tempo per ottenere insight” libera tempo prezioso per concentrarsi su attività a maggior valore, come la gestione dei fornitori.

Conclusione

Un’implementazione pragmatica dell’AI disponibile oggi consente dunque di ottenere risultati concreti con investimenti contenuti, utilizzando risorse interne con il giusto supporto e know-how. Invece di attendere una tecnologia perfetta e completamente autonoma, le aziende possono già oggi automatizzare “pezzi del processo”, migliorare l’efficienza e permettere il raggiungimento risparmi significativi. L’importante è partire da obiettivi chiari, selezionare le aree con il massimo impatto e integrare l’AI in modo progressivo, mantenendo sempre il controllo sulle decisioni strategiche.