Case Study

Ottimizzazione del procurement per le società in portafoglio: il metodo Nordic Capital

Words: Declan Feeney

In passato, per le società di private equity europee è stato difficile sfruttare il potenziale di procurement dell’intero portafoglio così come per le rispettive controparti statunitensi. Nordic Capital è una delle poche aziende a essere in controtendenza.

Il pluripremiato modello Nordic Capital Procurement Optimisation Scheme (NCPO) genera ogni anno risparmi nel procurement per circa 10 milioni di euro a livello di portafoglio.

Il successo è il risultato di un'evoluzione anziché di una rivoluzione, afferma Bob Kickham, Industrial Adviser di Nordic Capital Funds.

“La genesi del modello NCPO deriva da una convergenza di elementi", spiega. "In occasione delle riunioni dei consigli di amministrazione e di altri eventi, Nordic Capital è venuta a conoscenza di alcune attività di successo delle sue società di portafoglio svolte in ambito di procurement.

“Al contempo, diversi esperti di procurement di queste società ci hanno chiesto se esistesse la possibilità di incontrarsi per condividere le best practice”.

Creare un’accademia del procurement

Così, nel 2009, Nordic Capital ha istituito la sua prima accademia del procurement per formare 16 dei migliori talenti delle sue società di portafoglio sui processi di procurement più avanzati, insegnando loro come usare gli strumenti e a comprendere la gestione delle categorie. Alla fine, queste 16 persone sono diventate il cuore pulsante del programma.

"Un elemento fondamentale per l'attuazione del programma è stato il coinvolgimento diretto delle aziende stesse: i membri del gruppo dirigente avevano espresso il desiderio di collaborare e hanno ricevuto il sostegno necessario perché si trattava di una loro iniziativa", ha affermato Kickham.

"Nordic Capital ha potuto fornire supporto contribuendo allo sviluppo dell'accademia, oltre a partecipare ai consigli di amministrazione e a interagire con il management in materia di procurement".

Creazione di valore in un mercato europeo frammentato

Ad oggi l'accademia ha formato 150 persone. "Questo significa che ci sono 150 persone che sanno com'è strutturato un modello di costo, che sanno distinguere tra strategie di procurement efficaci e mediocri e che sanno riconoscere le migliori analisi di approvvigionamento", afferma Anne Christiansen, Procurement Manager e NCPO Coordinator presso Nordic Capital.

"Tutto ciò è molto utile in un contesto europeo perché aiuta ad abbattere alcune delle barriere create da un mercato alquanto frammentato".

Negli ultimi otto anni, oltre agli accordi conclusi tra i fornitori e i gruppi societari con esigenze di approvvigionamento simili, il modello NCPO ha sviluppato più di 25 programmi di procurement "Plug and Play" che possono essere messi subito a disposizione delle aziende che entrano a far parte del portafoglio.

Il modello può creare valore immediato come dimostra l'esempio di un'azienda di medie dimensioni del settore sanitario che, grazie al programma NCPO, nei primi quattro mesi ha generato risparmi pari a 400.000 euro, di cui 100.000 euro di costi annuali per l'hardware IT e 150.000 euro di costi per il software e sconti in hotel.

Questo è stato possibile grazie ad accordi strutturati, messi a punto nel corso degli anni.

“Ogni azienda supportata da Nordic Capital dispone di un piano per la creazione di valore che include miglioramenti al procurement", afferma Kickham. "L'obiettivo è di incontrare tutti i CEO e CFO nelle primissime settimane del progetto di finanziamento per discutere dei possibili benefici del modello NCPO per l'azienda”.

Inoltre, in base al programma "Plug and Play", i fornitori dispongono di account manager qualificati ed esperti nel gestire i rapporti con i membri del programma NCPO. "In questo modo, il processo è semplificato e le nuove società del portafoglio non devono iniziare dalle basi, ma possono passare direttamente a discutere delle esigenze individuali", ha aggiunto.

Fare leva sulla reputazione

Un aspetto su cui molte società di private equity potrebbero interrogarsi è cosa accade quando si vende una società di portafoglio. Considerata la riduzione di volume, i fornitori potrebbero perdere interesse. Ed è qui che entra in gioco il programma NCPO.

Alcune società di portafoglio restano nel programma NCPO dopo l'uscita, mentre altre aspettano la scadenza degli accordi, soprattutto quando un'azienda viene acquisita da un concorrente di Nordic Capital.

"Ovviamente si verificano casi in cui le società necessitano di uscire dal programma in modo più veloce", afferma Kickham. "Tuttavia abbiamo instaurato relazioni di lunga durata con i fornitori e sanno che se anche un'azienda dovesse uscire dal programma, altre si uniranno man mano che Nordic Capital effettua nuovi investimenti"

L'altra questione che potrebbe emergere è il fatto che sarà sempre più difficile conseguire risparmi perché le efficienze sono già state generate. Eppure, anche nelle categorie che fanno parte dell'iniziativa NCPO da alcuni anni, le società di portafoglio continuano a ottenere risparmi.

Per quanto riguarda i trasporti, ad esempio, quando di recente un contratto triennale è giunto a scadenza, sono stati ottenuti ulteriori risparmi pari al 21% dopo aver stipulato un nuovo accordo di tre anni. "Questo perché il programma NCPO si basa sulla reputazione", afferma Kickham. "I fornitori sanno che riceveranno un trattamento equo e sono disposti a offrire condizioni migliori".
 

Il ciclo di creazione di valore nel procurement

Con un'esperienza di otto anni, Nordic Capital ritiene di trovarsi ora in quello che considera "il circolo virtuoso della creazione di valore": il programma ha raggiunto la maturità e offre più vantaggi che, a loro volta, attirano sempre più società di portafoglio e consentono di ottenere maggiori sconti sui volumi.

In generale, il programma NCPO apporta a ciascuna società partecipante la capacità di 80.000 dipendenti e 17 miliardi di euro di fatturato.

 

I cinque consigli di Nordic Capital per creare valore attraverso il procurement

  1. I proprietari attivi e impegnati fanno davvero la differenza. Sostenere e mettere in discussione lo sviluppo aiuta a coinvolgere i team esecutivi.

  2. Il modo di comportarsi ha un’importanza fondamentale. Dopo ogni iniziativa, le persone e i team dovrebbero sentirsi meglio rispetto all'inizio. Ad esempio, è importante festeggiare quando si individuano e si risolvono problemi legati a prezzi bassi o a fornitori mediocri perché così si crea maggior valore quando si mettono in pratica le iniziative. Anche se una questione deve essere affrontata con fermezza, è necessario essere rispettosi con le persone che se ne prendono carico.

  3. Le società di portafoglio devono avere voce in capitolo. Le società di portafoglio devono sia finanziare le iniziative che fornire le risorse per favorire le iniziative. Se questo sostegno è offerto gratuitamente [dai proprietari], la società di portafoglio potrebbe non essere motivata a raggiungere un determinato risultato.

  4. Concentrarsi su un processo chiaro, strutturato e comprensibile. All'avvio di ogni progetto, è necessario comunicare, comprendere e ripetere in modo chiaro quali saranno il processo e le regole di ingaggio. Serve un processo rigoroso e strutturato per coinvolgere le varie società di portafoglio che operano in ambiti settoriali, geografici e culturali distinti.

  5. La reputazione deve essere sempre una priorità. Tenere sempre a mente la reputazione quando si prende una decisione. La reputazione crea credibilità e valore nel lungo termine.