Analisi

Perché l’ottimizzazione del procurement è fondamentale per il consolidamento delle cliniche da parte delle Private Equity

TESTO A CURA DI: Mara Mueller, Charlotte Schiolko e Likun Wang

Osservando i trend degli ultimi anni nel settore sanitario, un fenomeno in particolare salta rapidamente agli occhi: il ritmo sostenuto a cui le società di Private Equity (PE) acquistano e consolidano cliniche, ospedali e consorzi di cliniche. Dalle ricerche condotte da Bain & Company si evince che nel 2021 le società di PE hanno investito oltre 150 miliardi di dollari nel settore sanitario, più del doppio rispetto ai 66 miliardi di dollari dell’anno precedente.1

Oltre ad apportare cambiamenti e porre sfide per le organizzazioni che operano nel settore dell’assistenza clinica, il consolidamento concede anche l’opportunità al procurement di rafforzare il proprio ruolo centrale offrendo vantaggi e opportunità significativi sia in termini di costi che di armonizzazione dei modelli operativi per massimizzare le efficienze.

Gli ospedali beneficiano del consolidamento, con l’opportunità di generare risparmi, riducendo il numero dei fornitori e realizzando utili grazie al consolidamento dei volumi. La standardizzazione dei modelli operativi delle funzioni procurement in termini di processi, sistemi, procedure e ruoli consente di ottenere effetti sinergici e vantaggi.

Consorzi di cliniche – un trend senza limiti

Il consolidamento delle cliniche da parte delle private equity è un fenomeno molto diffuso nel settore sanitario, indipendentemente dalle dimensioni, dall’ubicazione delle cliniche o dal settore in cui operano. Le attività dei consorzi riguardano sia gli ospedali minori che i grandi gruppi di cliniche, le cliniche di dimensioni minori sono integrate nei grandi gruppi e le cliniche maggiori sono consolidate. Tale tendenza non si limita alle cliniche mediche tradizionali, ma investe anche quelle oculistiche, quelle di riabilitazione e quelle per la fertilità, solo per citarne alcune.

Le attività dei consorzi si estendono inoltre anche in diverse regioni. Un cliente del settore PE, ad esempio, ha acquisito diverse cliniche e gruppi di cliniche sia in Germania che nel Regno Unito con l’intento di standardizzare il modello di business e di sfruttare le efficienze attraverso pratiche di procurement ottimizzate utili per tutte le sedi.

In che modo le cliniche possono trarre vantaggio dal consolidamento?

I costi di procurement rappresentano il 40% del bilancio di funzionamento di un ospedale e un ospedale medio ha sempre un portafoglio di circa 35.000 SKU, di cui 6.000- 8.000 SKU a magazzino.2 Considerata la significativa quota di bilancio che rappresenta, il procurement offre sostanziali opportunità di risparmio per i consorzi:

  • Consolidamento dei volumi quale punto di forza: i prodotti utilizzati dai diversi operatori sanitari sono molteplici quindi il consolidamento delle organizzazioni riguarda anche il consolidamento dei volumi generando maggiore potere per negoziare un accordo migliore con i fornitori (ad esempio, minori costi unitari, sconti e ribassi). In passato, nell’ambito di una collaborazione tra South London Cardiac Operational Delivery Network (ODN) e NHS Supply Chain, i dispositivi comunemente utilizzati nella cardiologia interventistica sono stati acquistati congiuntamente per cinque trust dell’NHS. Dal risultato si stimano risparmi del 30% della spesa complessiva (1,3 milioni di sterline ogni anno) per i dispositivi dei cinque trust.
  • Risparmi & diretti e indiretti per categoria: quando si tratta di raggruppamento dei volumi per i fornitori di assistenza sanitaria, la prima cosa che viene in mente è il procurement diretto o i prodotti lato paziente. Tuttavia, le strutture condividono anche numerosi prodotti di procurement indiretto come le tecnologie e le forniture per l’ufficio. In origine acquistati singolarmente, i prodotti indiretti ora possono essere consolidati e acquistati in blocco per generare risparmi sui costi.
  • Aggregazione dei fornitori: grazie all’aggregazione della domanda, è possibile stipulare contratti di grandi volumi per prodotti diversi con i principali fornitori. La riduzione del numero di fornitori può generare un incremento significativo del valore complessivo del contratto con i fornitori scelti.
  • Definizione di un portafoglio di prodotti standard:
    • i singoli operatori sanitari utilizzano numerosi prodotti molto simili tra loro, seppur con sottili differenze (ad esempio, la forma e le dimensioni dei dischetti di cotone e le siringhe di diverse misure). La varietà di ciascun prodotto potrebbe essere ridotta al minimo, senza incidere sulle esigenze cliniche, per aumentare il raggruppamento dei volumi.
    • La standardizzazione delle SKU e dei prodotti clinici comporta una maggiore performance in termini di gestione della supply chain.
    • Un portafoglio di prodotti ben definito dovrebbe anche essere in grado di soddisfare in qualsiasi momento le esigenze di tutti gli operatori sanitari (con pochissime eccezioni). Unitamente a un solido processo, ciò dovrebbe ridurre il volume degli acquisti cosiddetti maverick (fuori controllo) a livello di gruppo.

Opportunità offerte da una funzione di procurement strategico standard

Indubbiamente preziose in termini di riduzione dei costi, l’armonizzazione e la standardizzazione di tutte le cliniche contribuiscono anche a migliorare l’efficienza del modello operativo di procurement. Dai nostri clienti abbiamo imparato che se il modello operativo non è armonizzato per tutte le cliniche, non è possibile gestire i costi in maniera efficace. Centralizzando il procurement strategico in un’unica funzione con sistemi, processi, linee guida e profili dei ruoli standardizzati è possibile creare un modello operativo efficace.

  • Sistemi: la digitalizzazione è ormai un noto termine alla moda, un trend che le cliniche non possono ignorare. Il procurement deve essere digitalizzato per includere una procedura P2P a misura di utente, la gestione dei contratti e i sistemi KPI. Tuttavia, presso le sedi dei nostri clienti osserviamo ancora il ricorso massiccio a documenti cartacei e processi manuali nonché l’utilizzo di sistemi obsoleti. Ad esempio, per un cliente tedesco siamo riusciti a migliorare l’efficienza del processo di verifica degli ordini di acquisto e a ridurre del 65% il volume delle fatture sottoposte a controllo manuale adattando il sistema operativo esistete ai migliori standard di settore.
  • Processi: i processi armonizzati sono fondamentali nel procurement per evitare le inefficienze ed elevati costi per acquisti fuori controllo. Come indicato parlando di Sistemi, è importante disporre di processi digitali armonizzati per ridurre gli sforzi manuali.
  • Profili dei ruoli: il procurement strategico deve avere profili standard per definire responsabilità chiare. L’importanza di ciò non si limita alla divisione procurement, ma si estende alle singole cliniche per poter avere referenti precisi per tutte le richieste legate al procurement.
  • Linee guida: disporre di linee guida centrali di procurement che descrivano la funzione e le procedure di procurement, applicabili a tutte le cliniche, costituisce un pre-requisito fondamentale per tutti i fattori di cui sopra. Pertanto, per alcune categorie è utile integrare linee guida specifiche di categoria, per i casi in cui ad esempio il processo d’ordine non sia allineato con il processo standard.

Ciascuna componente deve essere considerata singolarmente pur senza sottostimarne l’interdipendenza.

Oltre alle componenti di cui sopra, raccomandiamo di rimanere a stretto contatto con gli esperti che utilizzano quotidianamente i prodotti presso le cliniche e di creare focus group per potersi avvalere delle loro esperienze e conoscenze. Un confronto periodico tra loro e il procurement offre l’opportunità di migliorare il portafoglio prodotti e comprendere le esigenze effettive degli utenti finali. Le cliniche non dotate di focus group presentano spese di valore elevato per acquisti fuori controllo e portafogli di prodotti frammentati.

La lungimiranza diventa quindila caratteristica fondamentale delle funzioni di procurement nei consorzi sanitari

Se escludiamo i vantaggi operativi diretti, ottenuti grazie al consolidamento delle organizzazioni sanitarie, trascurare le opportunità offerte dal procurement significherebbe perdere tutti i vantaggi il consorzio potrebbe realizzare.

Il procurement non dovrebbe essere considerato come una funzione indipendente: infatti deve essere strettamente integrato nell’operatività core. La standardizzazione dei prodotti clinici, ad esempio, non solo riduce i costi, ma migliora anche la qualità dell’assistenza e l’efficienza operativa. Le differenze a livello di prodotti clinici, come qualità e metodo di utilizzo, potrebbero anche causare errori clinici. La standardizzazione genera maggiore efficienza in quanto gli operatori sanitari devono imparare a utilizzare un minor numero di prodotti clinici e le applicazioni risultano ottimizzate.

Quindi, è fondamentale che la funzione di procurement sia considerata in un’ottica più strategica dai consorzi sanitari ed è necessario agire in maniera incisiva per cogliere i benefici che il procurement può offrire.

Abbiamo una vasta esperienza con i clienti del settore farmaceutico e sanitario. Per sapere di più sul processo di sviluppo della funzione di procurement della vostra azienda e sulle opportunità di generazione di valore e di riduzione dei costi, potete contattarci compilando il modulo alla pagina Settore Farmaceutico e Sanitario.