Il ciclo continuo di approvvigionamento e risparmio - Case studies | Efficio IT

Case Study

Il ciclo continuo di approvvigionamento e risparmio

Words: Waldo Saville

L’approvvigionamento strategico può trasformare la spesa diretta per i materiali di qualsiasi azienda, ma come si fa ad assicurare che i risparmi generati siano anche sostenibili? 

Il sourcing strategico di qualsiasi azienda e la protezione dei risparmi ottenuti con tanto duro lavoro, saranno sempre problematici a prescindere da dimensione, struttura o settore.

La bravura di un’azienda raramente è un indicatore della sua efficienza. Molte grandi aziende globali generano fatturati stellari, ma possono essere anche rigide ed inefficienti; per contro, le piccole imprese considerate innovative e agili spesso non hanno l’infrastruttura necessaria per crescere. 

Il sourcing strategico e la protezione dei risparmi ottenuti con tanto duro lavoro, saranno sempre problematici a prescindere da dimensione, struttura o settore. Certo è che se il Procurement vuole intercettare e sostenere il valore, alcuni principi fondamentali dovrebbero essere applicati:

Visibilità della spesa

Per un’azienda manifatturiera con sede in America, ottenere la giusta visibilità sulla spesa è stato un primo passo di fondamentale importanza. Cresciuta rapidamente tramite acquisizioni, l’azienda ha ottenuto fatturati da milioni e milioni di sterline con più di 20 siti produttivi in America del nord ed Europa.

A quel punto l’azienda ha capito di essere di fronte all’opportunità di sfruttare al meglio le proprie dimensioni e generare importanti risparmi. Inoltre, tra i suoi obiettivi c’era l’introduzione di sistemi e processi più standardizzati, uniti a una chiarezza sempre maggiore in termini di spesa. Con la crescita, questa infrastruttura trasversale all’azienda diventa critica per integrare senza soluzione di continuità le nuove acquisizioni e sfruttarne le sinergie.

Lavorando con l’azienda, Efficio ha passato in rassegna più di un milione di righe di dati relativi a operazioni e ha introdotto una nuova tassonomia merceologica per la spesa rispetto ai fornitori. L’analisi dei debiti, degli ordini d’acquisto e delle informazioni relative ai fornitori ha aiutato a identificare i produttori per caricare in modo coerente in un unico sistema i codici articolo. 

Dopo cinque mesi, il duro lavoro di Efficio ha prodotto i suoi frutti e ha dato all’azienda manifatturiera maggiore visibilità della spesa e la capacità di misurarla e gestirla.

Conformità

L’obiettivo successivo era un miglior controllo delle politiche di prezzo. L’azienda aveva già investito in un sistema gestionale per memorizzare le informazioni su prezzi e contratti e ora ha uno strumento di gestione della spesa per garantire maggiore visibilità e conformità. Secondo i nuovi accordi contrattuali, l’ordinazione di parti a prezzi diversi avvia una richiesta di autorizzazione. In tal modo l’azienda non solo tiene sotto controllo i risparmi e la conformità, ma è anche in grado di identificare le non conformità e le relative cause. 

Il trasferimento di diverse parti da un fornitore a un altro richiede non solo il sostegno tecnologico, ma anche il coinvolgimento umano. Le decisioni relative al sourcing sono di natura collaborativa e coinvolgono ingegneri, tecnici, operatori di sourcing e personale operativo. Gli ingegneri definiscono le specifiche in modo tale che i sistemi riportino il codice corretto, impedendo così che i nuovi sistemi vengano progettati utilizzando parti vecchie. Ad aggiudicazione avvenuta, le notifiche di modifica (ECN) sono state emesse e tutte le parti coinvolte sono state informate delle modifiche e della relativa motivazione.

Preventivazione più intelligente

L’azienda aveva svariati modi per definire i costi di un progetto, ma non era dotata di una metodologia standard usata in modo coerente da tutti. Si affidava a metodi a costo maggiorato o a listino e a prassi di mercato che solitamente richiedevano una comprensione dei costi molto dettagliata. Di conseguenza quando i prezzi venivano nuovamente negoziati con i fornitori, il lavoro degli acquisti non veniva sempre sfruttato appieno dall’azienda.

Oggi, l’azienda sta introducendo una metodologia più coerente per i propri progetti di ottimizzazione dei costi nei più diversi siti operativi, basata, come prima leva, sul costo standard. In questo modo l’azienda riesce a proteggere i propri margini e decidere in modo strategico come usarli al meglio in fase di valutazione di progetti e nuove opportunità.

Intermediazione

Un’altra area spesso trascurata viene solitamente chiamata “intermediazione”. Ci sono dei casi in cui un’azienda agisce da intermediario nell’acquisto o nella fornitura di particolari prodotti o servizi senza applicare alcun margine. 

Un esempio sono i costi di trasporto in uscita. Se spedire una parte da A a B costa $100/lb, ma l’azienda riesce a negoziare un prezzo di $80/lb, è possibile trattenere i risparmi, utilizzarli o optare per una soluzione intermedia. Analogamente, negoziare condizioni migliori su vitto, alloggio e viaggio per i propri tecnici potrebbe permettere di ridurre l’indennità quotidiana applicata per le spese o trattenere i risparmi in azienda.

Le aziende che utilizzano i listini sono in grado di gestire i risparmi così abilmente ottenuti 

Non tutte le operazioni di intermediazione possono essere affrontate in questo modo, ma innovare stimola l’adozione di un approccio giusto al sourcing e apre la porta a svariate opportunità di risparmio. Tutto ciò richiede solide fondamenta. Una volta introdotti sistemi e processi ben consolidati, un’azienda ha la possibilità di sfruttare queste opportunità.

Come fare proprie le buone prassi

Un piano incentivi è un modo per incoraggiare e accelerare questo cambiamento comportamentale. Presso l’azienda manifatturiera il personale non solo doveva fare la cosa giusta, ma era incentivato a farlo con dei premi. I dipendenti che avessero aiutato l’azienda a raggiungere i risparmi preventivati avrebbero avuto diritto a una porzione del bonus. Faceva tutto parte del tentativo di incentivare comportamenti virtuosi.

Massimizzare e mantenere i risparmi sul lungo termine vuole anche dire replicare le buone prassi e sfruttare la spinta positiva che generano. In realtà questa azienda è solo all’inizio del percorso. Grazie al successo ottenuto in alcune categorie, oggi il mercato è impegnato positivamente su tutti gli altri fronti. 

Il piano era collegare tutti questi potenziamenti del sistema prima di passare alla selezione dei fornitori e quindi alla fase esecutiva. Grazie ad alcuni successi iniziali, questi cambiamenti sono stati accolti con entusiasmo da tutta l’azienda.

Seguiranno ulteriori fasi di potenziamento: le liste di fornitori prioritari sono in corso di finalizzazione in vista della definizione di collaborazioni strategiche. Nel tempo, un approccio più collaborativo condurrà a tecnologie, design e innovazioni più avanzati, che permetteranno di preparare l’azienda e la sua base di fornitura ad affrontare il futuro.

L’approccio puo’ variare da una realtà a un’altra o da un settore all’altro, ma i principi di base rimangono gli stessi. La visibilità della spesa e la capacità di gestirla e controllarla assicurano risparmi duraturi che si traducono in crescita per l’azienda e i suoi fornitori