Next Generation Procurement: Die Rezession als Chance wahrnehmen

Restrukturierung, um Kostenführerschaft zu erlangen

Krieg und Pandemie haben Energie- und Rohstoffkosten in bislang ungekannte Höhen befördert. Die Erzeugerpreise für gewerbliche Güter lagen zuletzt um fast 50 Prozent über dem Niveau vor Ausbruch der Corona-Pandemie. „Hinzu kommt die Gefahr, dass steigende Arbeitskosten die Wettbewerbsfähigkeit der Firmen und deren Absatzchancen zusätzlich verschlechtern“, heißt es in der Herbstprognose des Instituts der deutschen Wirtschaft¹. Wie kann also die Kostenexplosion im Zaum gehalten werden?

Strategische Einkaufsoptimierung aller Warengruppen 

Die meisten Unternehmen haben ihren Einkauf nach Warengruppen organisiert. Aber wann wurden diese das letzte Mal auf den Prüfstand gestellt? Im Zuge der Pandemie musste vor allem die Produktion am Laufen gehalten werden. Angesichts der Störungen entlang der Lieferketten wurde Verfügbarkeit vor Kosten priorisiert. Jetzt vollzieht sich die Kehrtwende: Explodierenden Produktionskosten stehen einem schwindenden Konsumentenvertrauen gegenüber. Was bedeutet das für die Ausrichtung der Warengruppen? Ist diese noch im Einklang mit den strategischen Prioritäten und Zielen des Unternehmens? Kurzfristige operative Hilfsmaßnahmen müssen jetzt in Einklang mit mittel- und langfristigen Zielen gebracht werden. 

Benchmarking zu Best in Class

Efficio hat in seiner langjährigen Beraterpraxis einen erfolgserprobten Ansatz zur Organisation und Optimierung von Warengruppen und Rohstoffen entwickelt, der sowohl Einsparungen als auch bessere Lieferantenleistungen ermöglicht. In einem ersten grundlegenden Schritt muss Transparenz über alle Ausgaben erlangt werden. Hierzu hat Efficio mit eFlow eine eigene Spend Analytics Lösung konzipiert. 

Der mit auf AI basierenden Tools generierte Spend Cube ist die Grundlage für den Vergleich der Ist-Kosten mit Benchmarks und einer Analyse der relevanten Beschaffungsmärkte. Aus der Analyse der Warengruppen ergibt sich häufig ein breit gefächerter Maßnahmenkatalog, der sich einfach umsetzen lässt und schnell einen messbaren Erfolg liefert.

Dabei verfolgt Efficio keinen reinen „market driven“-Ansatz, in dem lediglich der günstigste Preis für die gleiche Leistung verhandelt wird. Mit einem analytischen und „neutralen“ Blick kann der Einkauf bereits bei den Spezifikationen ansetzen. So kann Notwendiges neu definiert, Verschwendungen aufgedeckt und Alternativen erarbeitet werden. 

Der Einkauf kann sich hier als „kommerzielles Gewissen“ des Unternehmens positionieren, der gemeinsam mit den Fachbereichen rigoros sämtliche externe Ausgaben hinterfragt, um diese in einem zweiten Schritt zu optimieren und auf ein Best Practice Niveau zu heben. 

Die düsteren Konjunkturprognosen erhöhen erfahrungsgemäß die Bereitschaft in den Fachabteilungen, sich von tradierten Beschaffungsprozessen mit langjährigen Lieferanten zu trennen. Das öffnet der Einkaufsabteilung die Tür, um aktiv ins Nachfragemanagement einzugreifen und dieses mitzugestalten.

Dieser strategische Sourcing-Ansatz ist mittelfristig ausgelegt und schlägt sich innerhalb eines Jahres im Ergebnis nieder. Durch einen entschiedenen strategischen Einkaufsansatz lässt sich in der Regel 50 Prozent und mehr der Wertschöpfung eines Unternehmens beeinflussen. 

So realisieren Sie jetzt Quick Wins 

„Quick Wins“ lassen sich realisieren, indem nicht kritischen Lieferanten unmittelbar eine x-prozentige Preisreduktion angekündigt wird. Die endgültigen Preise werden im Rahmen eines systematischen Ausschreibungsprozesses festgesetzt und vereinbart. Das umfasst sowohl mögliche Preissenkungen als auch die Austaxierung, inwieweit Preiserhöhungen gerechtfertigt sind.

Um Mengenrabatte zu erzielen, sollte die Lieferantenbasis bereinigt und auch neue Anbieter in Betracht gezogen werden. Nach den Pandemie-Erfahrungen in Asien rücken Lieferanten in Osteuropa und die Türkei wieder stärker in den Fokus. 

Erfolg braucht Bündnisse, eine enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichen ist wichtig, vor allem im Hinblick auf mögliche Änderungen der Spezifikationen, Auswahl alternativer Lieferanten und Substitution von Rohstoffen oder (Vor-)Produkten. 

Mit Hilfe von Price Taskforces können oftmals unberechtigte Preiserhöhungen in Frage gestellt und abgewehrt werden (z.B. Energiepreiszuschläge, obwohl der Lieferant sich zu fixen Preisen eingedeckt hat). Unsere Erfahrung zeigt, dass über 70% der derzeit geforderten Preiserhöhungen ungerechtfertigt oder überhöht sind.

Vorhandene Best Practice im Haus nutzen

In vielen Betrieben optimieren Mitarbeiter mit Blick auf Umwelt und Klima den Materialeinsatz. Solche Eigeninitiativen sollten gefördert werden. Ein Beispiel aus unserer Beratungspraxis: Eine Einkäuferin, die aus der Verpackungsindustrie kam, hat bei ihrem neuen Arbeitgeber aus der Produktionsindustrie eine traditionelle Holzverpackung durch eine neuartige Verpackung aus Pappe ersetzt – Einsparungen von 32 Prozent waren dadurch möglich, ohne dass die Produkte auf dem Transportweg Schaden nahmen. Diese Best Practice wurde daraufhin auf alle globalen Standorte ausgeweitet. Solche Lieferanteninnovation gilt es im Rahmen des strategischen Einkaufsprozesses systematisch zu erfassen und zu nutzen. Hier helfen Netzwerke, gezieltes Recruiting sowie dokumentierte Best Practices. 

Ähnliches gilt für Best Practice bei Lieferanten und Kunden. Damit innovative Einsparpotenziale nicht dem Zufall überlassen sind, müssen Einkaufsteams mit sämtlichen Stakeholdern zusammenarbeiten. Der Einkauf ist eng vernetzt mit internen und externen Partnern. Dieses Netzwerk gilt es zu hegen und pflegen, damit innovative Ansätze frühzeitig in Prozesse und Entscheidungen einbezogen werden können. 
 

Outsourcing – Break-Even-Point senken

Outsourcing bietet eine breite Palette an Möglichkeiten, um agiler durch turbulente Zeiten zu manövrieren. Das Auslagern von Geschäftsbereichen, Prozessen oder Dienstleistungen wirkt sich unmittelbar positiv auf die Kostenstruktur des Unternehmens aus. Aus Fixkosten werden variable, die Transaktionskosten nehmen ab und senken den Break-Even-Point. Aber der Wert des Outsourcings wird nicht alleine an eingesparten Kosten gemessen, sondern auch daran, wie durch eine verbesserte Qualität von Produktion oder Dienstleistungen sowie fähigen Mitarbeitern das strategische Wachstum gesteigert werden kann. Dabei setzt die zunehmende Verbreitung von Nearshoring und Onshoring für viele Outsourcing-Projekte neue Trends.  

Outsourcing im Einkauf

Outsourcing ist ein komplexer Prozess, Erfolg und Misserfolg liegen auf einem schmalen Grat. Einiges, was einst als großer Wurf gefeiert und ausgelagert wurde, ist längst wieder im Unternehmen zurück. Oftmals ist es ratsam, auf professionelle Experten zurückzugreifen, die aufgrund langjähriger Erfahrungen evaluieren können, ob und für welche Bereiche eine Auslagerung sinnvoll ist und gegebenenfalls die Ausgliederung begleiten.  

Egal ob mit professioneller Hilfe oder intern gemanagt: Der Einkauf kann Outsourcing-Prozesse auf zwei Ebenen unterstützen. Zum einen als klassischer Dienstleister, der mit seiner vorhandenen Beschaffungsexpertise Märkte sondiert, Angebote einholt, Verhandlungen führt und neue Lieferanten betreut. 

Zum anderen muss sich der Einkauf selbst fragen, ob eigene Teilbereiche ausgelagert werden sollten, um Kosten zu senken und die Qualität zu erhöhen. Ziel ist es hierbei, administrative Aufgaben zu reduzieren, Beschaffungsprozesse zu verbessern und die Ausgaben zu optimieren. Die Bandbreite der Wertschöpfungsschritte, die ausgelagert werden können, ist groß. So können etwa nicht strategische, indirekte Ausgaben (Büromaterial, Telekommunikation, Fahrzeugflotten) an darauf spezialisierte Einkaufs-Dienstleister übertragen werden, die solche Kosten für mehrere Klienten managen und daher größeres Warengruppenwissen als ein in-house Einkäufer, der mehrere Warengruppen betreut, mitbringen.

Auslagerung von Einkaufsprozessen prüfen

Im strategischen Einkaufsprozess sind ebenfalls Auslagerungen möglich, etwa bei der Markt- und Lieferantenrecherche. E-Ausschreibungen und Auktionen können von spezialisierten Nearshore-Teams vorgenommen werden, um die strategischen Einkäufer zu entlasten und so Freiraum für Ihre Kernaufgaben (Stakeholder Interaktion, Entwicklung von Einkaufsstrategien, Verhandlungen mit Lieferanten etc.) zu schaffen. Unter gewissen Voraussetzungen kann auch das Lieferanten-management ausgelagert und die gesamte Kommunikation extern abgewickelt werden.

Sowohl im operativen Bereich als auch im strategischen Einkaufsprozess lassen sich somit (Teil)prozesse sinnvoll auslagern. Der bereits spürbare Fachkräftemangel in vielen Regionen Deutschlands hat bereits bei vielen unserer Klienten zur Inanspruchnahme von Nearshore Einkaufsdienstleistern geführt – mit äußerst positiven Erfahrungen.

Working Capital auf die Agenda setzen

Niedrige Zinsen und boomende Absatzmärkte haben in den vergangenen Jahren dafür gesorgt, dass Unternehmen ihrem Working Capital weniger Beachtung schenken mussten. Diese Zeiten sind vorbei. Die Gemengelage aus gestörten Lieferketten und steigenden Produktionskosten lässt den Bedarf an Working Captial und somit liquiden Mitteln nach oben schnellen. Dazu steigen die Zinsen, Banken sind bereits restriktiver bei der Kreditvergabe und die hohen Inflationsraten lassen den Notenbanken wenig Spielraum, um den Geldhahn weit aufzudrehen. Das Working Capital gehört auf die Agenda! 

Jede Optimierung des Working Capitals wirkt sich positiv auf den Cashflow und die finanzielle Stabilität des gesamten Unternehmens aus. Hebel liegen unserer Erfahrung nach in der Freisetzung von Liquidität durch die Optimierung von Prozessen. Der Einkauf kann in der gesamten Wertschöpfungskette aktiv die Working Capital Optimierung beeinflussen – und hat hier eine weitere Chance, seine analytischen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen und sich als Krisenhelfer zu bewähren.

Überprüfung der Verbindlichkeiten 

Das Working Capital umfasst Forderungen aus LL, Verbindlichkeiten aus LL und Bestände.

Den größten direkten Einfluss hat der Einkauf auf das Management der Verbindlichkeiten. Optimierungspotenzial findet sich vor allem im internen Kreditorenmanagement-Prozess zwischen Einkauf und Finanzen. 

Grundsätzlich erhöhen längere Zahlungsziele die Liquidität und verringern Working Capital. Aber: Längere Zahlungsziele stehen dem Verzicht auf Skontonachlässe gegenüber. Hier hilft der Einsatz von Trade-Off-Tools, um Skonti und Zinskosten zu optimieren. 

Daneben muss ein Kontrollsystem sicherstellen, dass die ausgehandelten Zahlungsbedingungen auch eingehalten werden und jeder Lieferant zu den richtigen Konditionen abgerechnet wird. Erfahrungsgemäß liegt der Fokus in vielen Abteilungen auf der Anbahnung von Verträgen, denen nach dem Abschluss kaum mehr Beachtung geschenkt wird. 

Damit werden sowohl interne als auch externe Potenziale verschenkt. Rechnungen dürfen weder zu früh noch zu spät beglichen werden. Der Purchase-To-Pay-Prozess sollte weitestgehend automatisiert ablaufen. Ein gutes SRM liefert dabei die Grundlage, um gegenseitiges Vertrauen aufzubauen, bessere Bedingungen zu vereinbaren und das Ausfallrisiko zu minimieren. 

Lagerbestände und Forderungen kontrollieren 

Um die unternehmensinterne Liquidität zu erhöhen, müssen Bestände und Forderungen auf ein notwendiges Maß reduziert werden. Auch hier kann der Einkauf dank Tools wie eFlow und darauf aufbauenden Analysen helfen, das optimale Maß zwischen zu langer Lagerdurchlaufszeit und damit hoher Kapitalbindung und kurzer Lagerdurchlaufszeit mit dem Risiko von Lieferengpässen zu bestimmen. 

Weitere Maßnahmen sind etwa die Unterstützung bei der Markteinführung neuer Produkte, Sicherstellung der rechtzeitigen Rationalisierung von Waren, Verbesserung der Prognosen und schnellere Reaktion bei Abweichungen. Auch die Kernkompetenzen des Einkaufs wie Reduzierung der Kosten, Sicherstellung von termingerechten Lieferungen und Qualitätssicherung wirken sich auf die Bestände aus. Daneben haben strategische Entscheidungen, die vom Einkauf initiiert oder mitgetragen werden, signifikanten Einfluss auf die Höhe der Lagerbestände (Make-or-Buy, Outsourcing, Fertigungstiefe). 

Zu einem zielgerichteten Forderungsmanagement gehört eine funktionierende, möglichst automatisierte Rechnungsabwicklung mit einem konsequenten und proaktiven Mahnwesen. Die Zahlungsziele der Kunden sollten kürzer sein als die Zahlungsziele der Lieferanten. Nur so werden die Rohstoff- und Wareneinkäufe direkt von Kundenleistungen finanziert und anderweitige Fremdfinanzierung vermieden. Die Jahre des billigen Fremdkapitals dürften erst einmal vorbei sein und Zinskosten werden zunehmend entscheidungsrelevant. 

Mit Efficio das Working Capital optimieren 

Efficio nutzt einen vierstufigen Ansatz, um seinen Klienten gewinnbringende Möglichkeiten zur Optimierung aufzuzeigen, auszuschöpfen und langfristig zu gewährleisten: 

• Die Outside-in-Analyse identifiziert Chancenbereiche und die Aspekte des Working Capital, die priorisiert werden sollten. Diese Phase dauert etwa eine Woche und dient in erster Linie dazu, eine erste Ermittlung und Quantifizierung der bestehenden Möglichkeiten vorzunehmen.
• Detaillierter als die Outside-In-Analyse ist die Analyse der Transaktionsdaten. Hierzu kann Efficio durch eFlow standardisierte Analysen durchführen, die eine schnelle, kundenspezifische Potenzialanalyse erlauben.
• Auf Basis einer der beiden oben genannten Analysen erfolgt eine intensivere Potenzialanalyse, die zur Identifizierung und Bestätigung der wichtigsten Schwerpunktbereiche dient. In dieser Phase geht es darum, Defizite in den drei Schlüsselbereichen (Verbindlichkeiten, Bestände, Forderungen) aufzuzeigen und zu ermitteln, wie eine Angleichung an bewährte Praktiken erreicht werden kann. Diese Phase dauert in der Regel drei bis vier Wochen. 
• Implementierung: Ein erfahrenes Beraterteam kümmert sich darum, den messbaren Nutzen, der bei der Potenzialanalyse identifiziert wurde, mithilfe der bewährten Efficio-Methode zu realisieren. Diese Phase dauert sechs bis neun Monate und ist darauf ausgerichtet, nachhaltige Vorteile sowie einen Kompetenz- und Wissenstransfer zu gewährleisten, sodass kontinuierliche Verbesserungen möglich sind.

Next Generation Procurement 

Rezessionen zwingen zum Verlassen der Komfortzone. Wenn ohnehin Gewohntes aus den Fugen gerät, sollte die Organisation zugleich auf eine neue Stufe gehoben werden. Im Einkauf der Zukunft übernehmen automatisierte Prozesse und digitale Tools einen Großteil der administrativen Aufgaben. Der Mitarbeiter avanciert vom „Kostensparer“ zum „Problemlöser.“ Im Einkauf der Zukunft geht es nicht nur darum, Sourcing besser und günstiger zu liefern, sondern basierend auf neuester Technologie kundenorientierte Lösungen zu offerieren. 

Enabler Technologie / eFlow

Software-Produkte wie die von Efficio entwickelte Procurement-Software eFlow unterstützen nicht nur den klassischen Einkaufsprozess. eFlow automatisiert alle Analysen, sammelt alle Daten an einem zentralen Ort, bietet integriertes spezifisches Wissen für den Einkauf und passt das System einfach an die speziellen Anforderungen unserer Klienten an. Der Einsatz von eFlow und digitalen Tools führt unmittelbar zu besseren Ergebnissen und Einsparungen und liefert die technologische Basis für einen modernen, agilen Einkauf. 

eFlow vereint das Wissen von Efficio der vergangenen zwei Jahrzehnte hinsichtlich Benchmarks, auf Warengruppen zugeschnittene Templates, Tools und Best Practice. Mit eFlow kann der Einkauf auf eine neue Stufe gehoben werden. 

Enabler Allianced Organization

Revolution statt Evolution: Beschaffungsteams der nächsten Generation sind auf Wertschöpfung ausgerichtet. Die Beschaffungsvorgänge sind automatisiert und optimiert, sodass Ressourcen für die Steigerung des Shareholder Values und eine kundenorientierte Sichtweise frei werden. Der Einkauf wird nicht auf Anfrage anderer Funktionen aktiv, sondern stellt selbst Fragen und sucht Lösungen für das gesamte Unternehmen. Führende Unternehmen wie z.B. der Pharma Konzern Roche haben ihren Einkauf bereits revolutioniert und Einheiten geschaffen, die ausschließlich effiziente Abläufe und strategische Dienstleistungen bereitstellen und so echte und nachhaltige Mehrwerte generieren.

Wie Efficio Ihnen helfen kann 

Efficio ist die größte spezialisierte, internationale Einkaufsberatung mit 13 internationalen Standorten in Europa, Nordamerika und dem Nahen Osten und über 800 Einkaufsberatern. Wir unterstützen Unternehmen als Partner dabei, Kosten zu senken, sich weiterzuentwickeln, die eigenen digitalen Einkaufsstrategien umzusetzen und die Fähigkeiten ihrer Einkaufsteams zu erweitern, mit dem Ziel umfangreicherer Einsparungen und rascherer sowie weitreichenderer Nachhaltigkeit - woraus langfristig Mehrwert für Unternehmen entsteht. Wir arbeiten weltweit mit Klienten diverser Branchen zusammen, darunter Großkonzerne, Private-Equity-Gesellschaften und KMU.

Unsere Berater stehen Ihnen zur Seite. Egal, ob Sie Quick Wins und Liquidität benötigen, eine Outsourcing-Strategie evaluieren möchten oder strategische Themen angehen möchten. Unsere erfahrenen Einkaufsberater entwickeln und realisieren eine auf Ihre Anforderungen, Ihre Branche und Ihren Workflow zugeschnittene Einkaufslösung.