Beschaffungsprozess optimieren

Unsere Expertise liegt darin, Unternehmen dabei zu helfen, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren. Die Optimierung von Beschaffungsprozessen ist entscheidend für Kosteneinsparungen, verbesserte Qualität und kürzere Lieferzeiten.

Dabei ist es unerheblich, ob es sich um simple oder komplexere Strukturen in Ihrem Unternehmen handelt: Mit der richtigen Methode können Sie jeden Einkaufsprozess optimieren. Dies wird indes umso komplexer, je mehr Parteien am Prozess beteiligt sind. Dafür sind wir die Berater an Ihrer Seite, die auch dann den Überblick behalten, wenn es kompliziert wird.

Der erste Schritt zur Optimierung von Beschaffungsprozessen besteht in der Regel in der Durchführung einer Bedarfsermittlung. Dabei sehen wir uns jeden einzelnen Prozess Ihrer aktuellen Wertschöpfungskette eingehend an. So werden Optimierungspotenziale in den Bereichen Waren, Dienstleistungen und Personal identifiziert und Ansatzpunkte für die Optimierung geschaffen. Auf diese Weise kann der tatsächliche Bedarf der Beschaffung ermittelt und der Einkauf dementsprechend aufgestellt werden. Durch diese strategische Beschaffung lässt sich eine nachhaltige Effizienz erzielen.

Unser Ansatz für Ihren Beschaffungsprozess

Unsere Beratungsdienste zielen darauf ab, Unternehmen bei der Umgestaltung ihrer Beschaffungsprozesse zu unterstützen, um Effizienzsteigerungen und langfristige Verbesserungen zu erzielen. Unser Ansatz für die Optimierung Ihres Beschaffungsprozesses besteht darin, die aktuelle Vorgehensweise kritisch zu hinterfragen und mithilfe von Daten, Interviews und Fragebögen mögliche Fehlerquellen und Potenziale ausfindig zu machen. Nach der eingehenden Analyse des Beschaffungsmarktes wird eine Einkaufsstrategie entwickelt und formuliert, die in Ihrer Organisation gut umsetzbar ist. Mit unserer Beratung zur verbesserten Beschaffung gewinnt Ihr Einkauf nachhaltig an Effizienz. Unsere Einkaufsprogramme umfassen dabei gleich mehrere Phasen für die strategische Beschaffung, da nur durch weitsichtiges Planen eine tiefgreifende Verbesserung im gesamten Prozess stattfinden kann.

Wenn die Maßnahmen, wie Sie Ihren Beschaffungsprozess optimieren, gemeinsam festgelegt sind, helfen wir Ihnen auch dabei, diese in der Praxis umzusetzen. Da wir wissen, dass dieses Vorhaben Zeit braucht, unterstützen wir Sie langfristig bei der Verwirklichung Ihrer Ziele.

Dabei stets im Fokus: die Optimierung Ihrer Beschaffung, Senkung der Kosten für den Einkauf sowie Verbesserung von Qualität und Lieferzeiten – vereint in einem ganzheitlichen Prozess. Zudem sollten auch immer Entwicklungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens beobachtet und eigene Bedürfnisse entsprechend angepasst werden. Auch dies machen wir mithilfe unseres präzisen Optimierungskonzepts für die strategische Beschaffung möglich.

Um Ihre Beschaffung nachhaltig zu optimieren, prüfen wir ganzheitlich Ihren Source-to-Pay-Prozess (S2P). Dabei schauen wir uns sowohl detailliert Ihren Source-to-Contract- als auch den Purchase-to-Pay-Prozess an. 

Source-to-Contract

Source-to-Contract, kurz S2C, ist Teil des strategischen Einkaufs und umfasst verschiedene Teilprozessschritte. Während unserer Beratung konzentrieren wir uns auf 4 Hauptphasen des Beschaffungsprozesses: 

1. Warengruppenstrategie entwickeln: Der erste Schritt der Beschaffungsmethodik ist die Entwicklung einer Warengruppenstrategie. Dazu gehören die Analyse der Ausgabendaten, das Verständnis der Anforderungen des Unternehmens und die Festlegung von Zielen für jede Warengruppe. Wir analysieren Ihre Vorgehensweise, optimieren mithilfe von Best Practices und helfen bei der Entwicklung von auf Ihren Bedarf angepassten Warengruppenstrategien.
2. Marktanalyse durchführen: Sobald die Warengruppenstrategie festgelegt ist, wird eine Marktforschung zur Identifizierung potenzieller Lieferanten durchgeführt und die Marktdynamik bewertet. Auf Basis dessen entscheiden wir mit Ihnen, welche Beschaffungsmethode für Ihr Unternehmen die beste ist – ob RFIs, RFPs oder Ausschreibungen. Auch hier kann Efficio mit den richtigen Templates unterstützen.
3. Auswahl der Lieferanten: In diesem Schritt werden potenzielle Lieferanten auf der Grundlage vordefinierter Kriterien bewertet und geeignete ausgewählt. Die Bewertungskriterien können Faktoren wie die Fähigkeiten des Lieferanten, Qualitätsstandards, Preisgestaltung, Lieferfähigkeit, Nachhaltigkeitspraktiken und Vertragsbedingungen umfassen. Hierbei unterstützen wir unsere Klienten beispielsweise bei der Festlegung relevanter Kriterien. Im nächsten Schritt unterstützen wir gezielt bei Verhandlungen und können die Verhandlungsfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zuverlässig verbessern. 
4. Übergangsphase: Nach Beendigung der Lieferantenverhandlungen konzentrieren wir uns auf die Umstellung von den bestehenden auf die neuen Lieferanten. Dazu gehören das Management des Umstellungsprozesses, die Koordination mit den Lieferanten und den internen Stakeholdern, die Aktualisierung von Systemen und Prozessen sowie die Gewährleistung eines reibungslosen Übergangs ohne Unterbrechung des Betriebs. Gemeinsam mit Ihnen legen wir wichtige Key Performance Indicators fest, um eine erfolgreiche Umstellung zu garantieren.

Purchase-to-Pay

Neben den Source-to-Contract-Prozessen prüfen wir im Rahmen unserer Projekte zur Beschaffungsoptimierung zudem die Purchase-to-Pay-Prozesse (P2P). Dabei stehen bei uns folgende Phasen im Fokus der Optimierung:

1. Bestellanforderung: Die P2P-Beschaffungsmethodik beginnt mit der Erstellung einer Bestellanforderung. In diesem Schritt ermitteln wir mit Ihnen den Bedarf für ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung und erstellen eine formelle Anfrage innerhalb der Organisation. Die Bestellanforderung enthält Details wie Artikelbeschreibung, Menge, gewünschtes Lieferdatum und andere relevante Informationen.
2. Bestellung: Sobald die Bestellanforderung genehmigt ist, wird im nächsten Schritt eine Bestellung erstellt. Die Bestellung ist ein rechtsverbindliches Dokument, das die Details des angeforderten Produkts oder der angeforderten Dienstleistung festlegt, einschließlich Lieferanteninformationen, Artikeldetails, Menge, Preis, Bedingungen und Konditionen. Die Bestellung wird in der Regel automatisiert an den Lieferanten geschickt.
3. Eingang: Nach Erhalt der Bestellung führt der Lieferant die Bestellung aus, indem er die angeforderten Waren oder Dienstleistungen liefert. Nach Erhalt der Waren oder Dienstleistungen überprüft das Unternehmen deren Menge und Qualität anhand der Bestellung. In diesem Schritt wird physisch oder elektronisch bestätigt, dass die Waren eingegangen sind und sich in einem akzeptablen Zustand befinden.
4. Fakturierung: Nach Erhalt der Waren oder Dienstleistungen stellt der Lieferant dem Unternehmen eine Rechnung zur Zahlung aus. Die Rechnung enthält Einzelheiten wie den Rechnungsbetrag, die Zahlungsbedingungen und etwaige Rabatte oder Steuern. Die Rechnung dient als Zahlungsaufforderung des Lieferanten an das Unternehmen. Idealerweise werden die Rechnungen automatisiert empfangen und automatisch den Bestellbestätigungen zugeordnet.
5. Freigabe: Gemeinsam mit Ihnen legen wir fest, welche Rechnungen automatisiert freigegeben werden können. Wenn eine Automatisierung nicht möglich ist, werden nach Eingang die Lieferantenrechnungen manuell geprüft und freigegeben. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnung den vereinbarten Bedingungen und den erhaltenen Waren oder Dienstleistungen entspricht. Anschließend wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.
6. Bezahlen: Sobald die Rechnung genehmigt ist, veranlasst das Unternehmen die Zahlung an den Lieferanten gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen. 

Bei diesem Prozess können wir von Efficio dabei unterstützen, die richtige technologische Plattform aufzusetzen, welche sowohl eine erhöhte Automatisierung als auch eine verbesserte User Experience liefert. Hierbei schauen wir uns beispielsweise detailliert die Buying Channels, die Analytics-Fähigkeiten oder die einzelnen Prozessschritte im Hinblick auf die Lead Times an und optimieren diese. Unser Einkaufsexperten und -expertinnen können dabei auf ein vertieftes Wissen in der Systemlandschaft sowie einschlagende Benchmarks aus vorherigen Projekten zurückgreifen.

Gemeinsam Beschaffungsprozesse optimieren

Mit unseren fachkundigen Beratern sind wir der Partner an Ihrer Seite, der Ihnen hilft, Ihren Beschaffungsprozess ganzheitlich und dauerhaft zu optimieren. Wir beraten und begleiten Sie bei Planung, Mitarbeitereinbindung, Analyse der Beschaffung und bei der konkreten Umsetzung im Einkauf. Viele unserer Klienten konnten bereits von unserem Ansatz zur Optimierung ihrer Beschaffungsprozesse profitieren und ihre Effizienz dauerhaft verbessern.

Lassen Sie uns gemeinsam Ihren Beschaffungsprozess optimieren, um die Effizienz zu steigern und langfristige Vorteile zu erzielen. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung!