Optimierung des Beschaffungsprozesses

In der heutigen Geschäftswelt sind Unternehmen ständig mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert, die es erfordern, den Einkaufsprozess zu optimieren und eine effiziente Beschaffungsstrategie zu entwickeln.

Kosteneinsparungen, Qualitätsverbesserungen und kürzere Lieferzeiten sind nur einige der Ziele, die durch die Optimierung von Beschaffungsprozessen erreicht werden können. Unabhängig von der Komplexität der Unternehmensstruktur bietet die richtige Methodik die Möglichkeit, jeden Beschaffungsprozess zu verbessern, auch wenn mehrere Parteien daran beteiligt sind. Als Experten auf diesem Gebiet stehen wir Unternehmen zur Seite, um auch in komplexen Situationen den Überblick zu behalten und bei der Optimierung zu unterstützen.

Unser Ansatz für Ihren Beschaffungsprozess

Unser Ziel ist es, Ihren Einkaufsprozess zu optimieren, indem wir gezielte Maßnahmen und kontinuierliche Verbesserungen umsetzen, um langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.

Unser Ansatz für die Optimierung Ihres Beschaffungsprozesses besteht darin, die aktuelle Vorgehensweise kritisch zu hinterfragen und mithilfe von Daten, Interviews und Fragebögen mögliche Fehlerquellen und Potenziale ausfindig zu machen.

Ein weiterer Schritt zur Optimierung von Beschaffungsprozessen besteht in der Regel in der Durchführung einer Bedarfsermittlung. Dabei sehen wir uns jeden einzelnen Prozess Ihrer aktuellen Wertschöpfungskette eingehend an. So werden Optimierungspotenziale in den Bereichen Waren, Dienstleistungen und Personal identifiziert und Ansatzpunkte für die Optimierung geschaffen. Auf diese Weise kann der tatsächliche Bedarf der Beschaffung ermittelt und der Einkauf dementsprechend aufgestellt werden. Durch diese strategische Beschaffung lässt sich eine nachhaltige Effizienz erzielen.

Nach der eingehenden Analyse des Beschaffungsmarktes wird eine Einkaufsstrategie entwickelt und formuliert, die in Ihrer Organisation gut umsetzbar ist. Mit unserer Beratung zur verbesserten Beschaffung gewinnt Ihr Einkauf nachhaltig an Effizienz. Unsere Einkaufsprogramme umfassen dabei gleich mehrere Phasen für die strategische Beschaffung, da nur durch weitsichtiges Planen eine tiefgreifende Verbesserung im gesamten Prozess stattfinden kann.

Wenn die Maßnahmen, wie Sie Ihren Beschaffungsprozess optimieren, gemeinsam festgelegt sind, helfen wir Ihnen auch dabei, diese in der Praxis umzusetzen. Da wir wissen, dass dieses Vorhaben Zeit braucht, unterstützen wir Sie langfristig bei der Verwirklichung Ihrer Ziele.

Dabei stets im Fokus: die Optimierung Ihrer Beschaffung, Senkung der Kosten für den Einkauf sowie Verbesserung von Qualität und Lieferzeiten – vereint in einem ganzheitlichen Prozess. Zudem sollten auch immer Entwicklungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens beobachtet und eigene Bedürfnisse entsprechend angepasst werden. Auch dies machen wir mithilfe unseres präzisen Optimierungskonzepts für die strategische Beschaffung möglich.

Um Ihre Beschaffung nachhaltig zu optimieren, prüfen wir ganzheitlich Ihren Source-to-Pay-Prozess (S2P). Unsere Experten analysieren und optimieren dabei nicht nur den Source-to-Contract-Prozess, sondern haben auch ein tiefes Verständnis für den Purchase-to-Pay-Prozess, um den gesamten Beschaffungsprozess ganzheitlich zu verbessern.

Source-to-Contract

Source-to-Contract, kurz S2C, ist Teil des strategischen Einkaufs und umfasst verschiedene Teilprozessschritte. Während unserer Beratung konzentrieren wir uns auf 4 Hauptphasen des Beschaffungsprozesses: 

1. Warengruppenstrategie entwickeln: Der erste Schritt der Beschaffungsmethodik ist die Entwicklung einer Warengruppenstrategie. Dazu gehören die Analyse der Ausgabendaten, das Verständnis der Anforderungen des Unternehmens und die Festlegung von Zielen für jede Warengruppe. Bei der Entwicklung einer maßgeschneiderten Warengruppenstrategie berücksichtigen wir die spezifischen Anforderungen Ihres Beschaffungsprozesses und optimieren diese entsprechend.
2. Marktanalyse durchführen: Sobald die Warengruppenstrategie festgelegt ist, wird eine Marktforschung zur Identifizierung potenzieller Lieferanten durchgeführt und die Marktdynamik bewertet. Auf Basis dessen entscheiden wir mit Ihnen, welche Beschaffungsmethode für Ihr Unternehmen die beste ist, um den Einkaufsprozess zu optimieren – sei es durch RFIs, RFPs oder Ausschreibungen. Auch hier kann Efficio mit den richtigen Templates unterstützen.
3. Auswahl der Lieferanten: In diesem Schritt werden potenzielle Lieferanten auf der Grundlage vordefinierter Kriterien bewertet und geeignete ausgewählt. Die Bewertungskriterien können Faktoren wie die Fähigkeiten des Lieferanten, Qualitätsstandards, Preisgestaltung, Lieferfähigkeit, Nachhaltigkeitspraktiken und Vertragsbedingungen umfassen. Hierbei unterstützen wir unsere Klienten beispielsweise bei der Festlegung relevanter Kriterien. Im nächsten Schritt unterstützen wir gezielt bei Verhandlungen und können die Verhandlungsfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zuverlässig verbessern. 
4. Übergangsphase: Nach Beendigung der Lieferantenverhandlungen konzentrieren wir uns auf die Umstellung von den bestehenden auf die neuen Lieferanten. Dazu gehören das Management des Umstellungsprozesses, die Koordination mit den Lieferanten und den internen Stakeholdern, die Aktualisierung von Systemen und Prozessen sowie die Gewährleistung eines reibungslosen Übergangs ohne Unterbrechung des Betriebs. Gemeinsam mit Ihnen legen wir wichtige Key Performance Indicators fest, um eine erfolgreiche Umstellung zu garantieren.

Purchase-to-Pay

Neben den Source-to-Contract-Prozessen prüfen wir im Rahmen unserer Projekte zur Beschaffungsoptimierung zudem die Purchase-to-Pay-Prozesse (P2P). Dabei stehen bei uns folgende Phasen im Fokus der Optimierung:

1. Bestellanforderung: Die P2P-Beschaffungsmethodik beginnt mit der Erstellung einer Bestellanforderung. In diesem Schritt ermitteln wir mit Ihnen den Bedarf für ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung und erstellen eine formelle Anfrage innerhalb der Organisation. Die Bestellanforderung enthält Details wie Artikelbeschreibung, Menge, gewünschtes Lieferdatum und andere relevante Informationen.
2. Bestellung: Sobald die Bestellanforderung genehmigt ist, wird im nächsten Schritt eine Bestellung erstellt. Die Bestellung ist ein rechtsverbindliches Dokument, das die Details des angeforderten Produkts oder der angeforderten Dienstleistung festlegt, einschließlich Lieferanteninformationen, Artikeldetails, Menge, Preis, Bedingungen und Konditionen. Die Bestellung wird in der Regel automatisiert an den Lieferanten geschickt.
3. Eingang: Nach Erhalt der Bestellung führt der Lieferant die Bestellung aus, indem er die angeforderten Waren oder Dienstleistungen liefert. Nach Erhalt der Waren oder Dienstleistungen überprüft das Unternehmen deren Menge und Qualität anhand der Bestellung. In diesem Schritt wird physisch oder elektronisch bestätigt, dass die Waren eingegangen sind und sich in einem akzeptablen Zustand befinden.
4. Fakturierung: Nach Erhalt der Waren oder Dienstleistungen stellt der Lieferant dem Unternehmen eine Rechnung zur Zahlung aus. Die Rechnung enthält Einzelheiten wie den Rechnungsbetrag, die Zahlungsbedingungen und etwaige Rabatte oder Steuern. Die Rechnung dient als Zahlungsaufforderung des Lieferanten an das Unternehmen. Idealerweise werden die Rechnungen automatisiert empfangen und automatisch den Bestellbestätigungen zugeordnet.
5. Freigabe: Gemeinsam mit Ihnen legen wir fest, welche Rechnungen automatisiert freigegeben werden können. Wenn eine Automatisierung nicht möglich ist, werden nach Eingang die Lieferantenrechnungen manuell geprüft und freigegeben. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnung den vereinbarten Bedingungen und den erhaltenen Waren oder Dienstleistungen entspricht. Anschließend wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.
6. Bezahlen: Sobald die Rechnung genehmigt ist, veranlasst das Unternehmen die Zahlung an den Lieferanten gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen. 

Bei diesem Prozess können wir von Efficio dabei unterstützen, die richtige technologische Plattform aufzusetzen, welche sowohl eine erhöhte Automatisierung als auch eine verbesserte User Experience liefert. Hierbei schauen wir uns beispielsweise detailliert die Buying Channels, die Analytics-Fähigkeiten oder die einzelnen Prozessschritte im Hinblick auf die Lead Times an und optimieren diese. Unser Einkaufsexperten und -expertinnen können dabei auf ein vertieftes Wissen in der Systemlandschaft sowie einschlagende Benchmarks aus vorherigen Projekten zurückgreifen.

Gemeinsam Beschaffungsprozesse optimieren

Lassen Sie uns gemeinsam Ihren Beschaffungsprozess optimieren, um die Effizienz zu steigern und langfristige Vorteile zu erzielen. Unser Ansatz zur Optimierung von Beschaffungsprozessen ist darauf ausgerichtet, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Effizienz zu steigern und langfristige Vorteile zu erzielen. Auf der Grundlage einer umfassenden Analyse der Source-to-Contract- und Purchase-to-Pay-Prozesse entwickeln wir maßgeschneiderte Strategien, um Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen. 

Unsere Expertinnen und Experten sind auf die Analyse und Optimierung des gesamten Beschaffungsprozesses spezialisiert. Dennoch können wir uns flexibel auf Ihre Bedürfnisse einstellen und uns gezielt auf einen Teilbereich der Beschaffungsprozessoptimierung konzentrieren, um maximale Effizienz und nachhaltige Verbesserungen zu erzielen.

Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie wir Sie bei der Optimierung Ihres Beschaffungsprozesses unterstützen können, um langfristige Effizienz und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.