Wie ein NHS Trust bei vier Ausschreibungen im Facility Management 13,5 % Einsparungen erzielte

Von Robin Couedel

Ein NHS Trust beauftragte Efficio damit, den kommerziellen Mehrwert und die operative Leistung bei vier Ausschreibungen im Facility Management zu steigern. Gemeinsam erzielten der Klient und Efficio 13,5 % Einsparungen und optimierten gleichzeitig die kommerziellen und operativen Modelle für diese zentralen Dienstleistungen.

Der NHS Trust stand vor der Neuausschreibung von vier Verträgen im Facility Management. Dabei zeigten sich mehrere Herausforderungen. Einige Dienstleistungen wurden bereits seit vielen Jahren im Rahmen bestehender Vereinbarungen erbracht, ohne dass die Preise regelmäßig kritisch überprüft worden waren.

Auch die bestehenden Modelle für die geplante präventive und reaktive Instandhaltung boten weder die erforderliche Kostensicherheit noch eine optimale Abstimmung der Personalkapazitäten und Leistungsabdeckung. Hinzu kamen strukturelle Ineffizienzen: Die Abhängigkeit von Subunternehmen und gebündelten Dienstleistungen erschwerte klare Verantwortlichkeiten und eine effiziente Leistungserbringung.

Die Ausschreibungen sollten daher nicht nur bessere Konditionen erzielen, sondern die Leistungen insgesamt zukunftsfähiger aufstellen. Im Fokus standen eine höhere Kostensicherheit, bedarfsgerechte Personalkapazitäten und eine verlässliche operative Abdeckung. Die ursprünglichen Einsparziele für die vier Ausschreibungen lagen zwischen 4 % und 7 %.

Entscheidend war, nicht nur die Preise der bestehenden Anbieter zu überprüfen.

Efficio analysierte die kommerziellen und operativen Modelle der einzelnen Dienstleistungen und identifizierte Möglichkeiten, sowohl den Mehrwert als auch die langfristige Leistungsfähigkeit zu steigern. Wo erforderlich, wurden die Betriebsmodelle neu ausgerichtet. Dabei wurden Personalkapazitäten gezielter auf den geplanten Leistungsbedarf abgestimmt und klare, bedarfsgerechte Strukturen für spezialisierte Leistungen geschaffen.

Efficio begleitete den Trust über den gesamten Einkaufsprozess – von der Ausschreibungsstrategie und -dokumentation über die Klärung von Lieferantenfragen und die Bewertung der Angebote bis zur Kommunikation der Ergebnisse. Statt bestehende Vereinbarungen lediglich neu auszuschreiben, wurden etablierte kommerzielle Strukturen kritisch hinterfragt und zugleich die zukünftige Ausgestaltung der jeweiligen Leistungen berücksichtigt.