Wertverluste nach Vertragsabschluss vermeiden: So sichern Unternehmen ihre Verhandlungsergebnisse

Von Chand Singh

Mit der Vertragsunterzeichnung ist die Arbeit nicht abgeschlossen. Denn ein unterschriebener Vertrag allein garantiert weder Einsparungen noch die vereinbarte Leistung oder Absicherung. Ausgehandelte Einsparungen schaffen zunächst nur die Voraussetzungen für einen wirtschaftlichen Mehrwert. Ob dieser tatsächlich realisiert wird, entscheidet sich erst während der Vertragslaufzeit.
Dafür sind drei Faktoren entscheidend: eine strukturierte Vertragsimplementierung, die konsequente Umsetzung der vereinbarten Leistungen und Kontrollmechanismen sowie ein aktives Vertragsmanagement, das auf veränderte Rahmenbedingungen reagiert.

Wie groß der Handlungsbedarf ist, zeigt ein Bericht von WorldCC und Deloitte Legal aus dem Jahr 2023. Demnach verlieren Verträge im Durchschnitt 8,6 % ihres ursprünglich vereinbarten Werts. Bei den leistungsstärksten Unternehmen liegt dieser Wert dagegen bei nur etwas mehr als 3 %. Ein wirksames Vertragsmanagement bietet somit erhebliches Potenzial, Wertverluste zu reduzieren und ausgehandelte Vorteile langfristig zu sichern.

Solche Verluste entstehen selten durch einen einzelnen gravierenden Fehler. Viel häufiger summieren sich kleinere Versäumnisse: nicht eingeforderte Rückvergütungen, unzureichend adressierte Leistungsprobleme oder Änderungen des Leistungsumfangs, deren wirtschaftliche Auswirkungen nicht kontrolliert werden.

Entscheidend ist deshalb, das Vertragsmanagement proaktiv zu gestalten, bevor Probleme entstehen.

Eine besonders kritische Phase ist der Übergang von der Vertragsverhandlung zur operativen Umsetzung.

Während des Beschaffungsprozesses erarbeiten Einkaufsteams ein umfassendes Verständnis der Bedarfe, der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen der Lieferanten, operativer Abhängigkeiten und möglicher Risiken. Sie kennen außerdem die Hebel, mit denen sich wirtschaftlicher Mehrwert erzielen lässt. Nach der Vertragsunterzeichnung geht dieses Wissen jedoch häufig teilweise verloren.

In vielen Unternehmen konzentrieren sich die Aufgaben und Erfolgskennzahlen des Einkaufs auf Ausschreibungen, Verhandlungen und Vertragsvergaben. Nach Vertragsabschluss übernehmen häufig operative Fachbereiche, das Finanzwesen oder die Rechtsabteilung die Verantwortung.

Dabei verfügt jede Abteilung über unterschiedliche Informationen. Oft fehlt jedoch eine zentrale Verantwortung, um den ursprünglichen Business Case, die vertraglichen Verpflichtungen, die tatsächliche Lieferantenleistung und die finanziellen Ergebnisse miteinander zu verknüpfen.

Wenn Vertragsdokumente, Leistungskennzahlen, Ausgabendaten und operative Entscheidungen zusätzlich auf verschiedene Systeme und Teams verteilt sind, erschwert dies die Zusammenarbeit.

Idealerweise werden die Fachbereiche und Vertragsverantwortlichen bereits vor der Vergabe eingebunden. Ist dies nicht möglich, muss spätestens bei der Vertragsübergabe sichergestellt werden, dass alle Beteiligten über die erforderlichen Informationen verfügen.

Gerade bei komplexen Beschaffungsprojekten oder strategischen Lieferantenbeziehungen reichen die Weitergabe der Vertragsunterlagen und ein kurzes Übergabegespräch dafür meist nicht aus.

Eine erfolgreiche Vertragsimplementierung geht daher über die reine Wissensweitergabe hinaus. Sie schafft klare wirtschaftliche Verantwortlichkeiten, definiert die Ausgangsbasis zur Bewertung der Wertrealisierung und legt fest, wie Leistungen und Vertragsänderungen gesteuert werden.

Ebenso wichtig sind geeignete Entscheidungs- und Kontrollstrukturen sowie abgestimmte Arbeitsweisen. Ohne diese Grundlagen bleibt der Vertrag lediglich ein Dokument, statt als aktives Steuerungsinstrument zu dienen. Probleme werden dadurch häufig zu spät erkannt und notwendige Korrekturmaßnahmen verzögert.

Vier zentrale Elemente einer erfolgreichen Vertragsimplementierung: