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KI-Ausgabenmanagement und Governance: Standortbestimmung

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Ein praxisorientierter Gesprächsleitfaden für Entscheider aus Finanzen und IT

Steigen Ihre KI-Ausgaben schneller, als Sie sie steuern können?

Der Einsatz von KI nimmt rasant zu. Damit stehen Unternehmen vor einer wachsenden Herausforderung: Sie müssen nachvollziehen können, wo KI-Kosten entstehen, welche Faktoren den Verbrauch beeinflussen und wie sich die Ausgaben kontrollieren lassen, ohne Innovationen auszubremsen.

Doch wie gut ist Ihr Unternehmen aufgestellt, wenn es um Ausgabentransparenz, Kostenprognosen und klare Governance-Strukturen geht?

Mit unserem KI-Ausgabencheck anhand von 15 gezielten Fragen können Sie mögliche Schwachstellen in vier zentralen Bereichen identifizieren: Ausgabentransparenz, Nachfragemanagement, Budgetierung und Kostenprognosen sowie kommerzielle Steuerung.

Erkennen Sie, wo unerwartete Kostenrisiken für Ihr Unternehmen bestehen, und erfahren Sie, mit welchen konkreten Maßnahmen Sie Ihre KI-Ausgaben besser steuern können.

Füllen Sie das untenstehende Formular aus, um Zugang zum KI-Ausgabencheck zu erhalten und das KI-Kostenmanagement Ihres Unternehmens gezielt zu bewerten.

Transparenz über KI-Ausgaben

KI-Kosten können schnell steigen und bei verschiedenen Anbietern, Anwendungen und Unternehmensbereichen entstehen. Ohne einen konsolidierten Überblick über die Ausgaben und ihre Ursachen drohen unerwartete Budgetüberschreitungen. Zudem ist oft unklar, wo gezielte Maßnahmen erforderlich sind.

  • Haben wir einen konsolidierten Überblick über unsere KI-Ausgaben bei den wichtigsten Anbietern (z. B. OpenAI, Google und Anthropic)?
  • Können wir wesentliche Teile des KI-Verbrauchs den verantwortlichen Teams, Abteilungen oder Anwendungsfällen zuordnen?
  • Kennen wir unsere aktuelle Ausgabenrate, wesentliche Verbrauchsänderungen und neue Kostentreiber?
  • Erfassen wir zentral alle Drittanbieteranwendungen und verbrauchsabhängig abgerechneten Dienste, die zusätzliche KI-Kosten verursachen?

Bedarfsmanagement

Der KI-Verbrauch kann sich je nach Person, Team und Anwendungsfall erheblich unterscheiden. Eine hohe Nutzung ist dabei nicht zwangsläufig ineffizient. Wer diese Unterschiede nicht versteht, riskiert entweder dauerhaft ineffizienten Verbrauch oder Einschränkungen, die Produktivität und Innovation beeinträchtigen.

  • Wissen wir, wie sich die KI-Nutzung zwischen verschiedenen Nutzergruppen und Anwendungsfällen unterscheidet?
  • Haben wir für deutlich unterschiedliche Nutzerprofile angemessene Verbrauchs- oder Ausgabenspannen definiert?
  • Gibt es einen Prozess, um ungewöhnlichen Verbrauch zu untersuchen und zunächst gezielte Empfehlungen zu geben, bevor wir die Nutzung einschränken?
  • Haben wir bevorzugte KI-Modelle für unterschiedliche Nutzergruppen oder Anwendungsfälle festgelegt und überprüfen wir diese Auswahl, wenn neue Modelle verfügbar werden?

Budgetplanung und Prognosen

Einführung und Nutzung von KI können sich schneller verändern, als klassische Budgetzyklen darauf reagieren. Prognosen, die vor allem auf anfänglichen Annahmen statt auf tatsächlichem Bedarf beruhen, können künftige Ausgaben unterschätzen. Unternehmen sind dann unzureichend auf Wachstum vorbereitet und gehen möglicherweise Lieferantenverpflichtungen ein, die nicht ihrem tatsächlichen Bedarf entsprechen.

  • Beruhen unsere KI-Budgets und Prognosen auf der beobachteten Nutzung statt überwiegend auf pauschalen Annahmen je Nutzer?
  • Vergleichen wir tatsächliche Ausgaben regelmäßig mit Budgets oder erwarteten Spannen und untersuchen wir wesentliche Abweichungen?
  • Berücksichtigen wir erwartetes Nutzungswachstum und geplante KI-Initiativen bei der Aktualisierung unserer Prognosen?
  • Können Budgetverantwortliche ihre tatsächlichen KI-Ausgaben im Verhältnis zum zugewiesenen Budget einsehen?

Governance und kommerzielle Steuerung

KI-Ausgaben betreffen mehrere Unternehmensbereiche, die jeweils nur einen Teil des Gesamtbildes kennen. Ohne klare Zuständigkeiten und abgestimmte Entscheidungen drohen eine fragmentierte Steuerung, doppelte Investitionen und Lieferantenverträge, die bei verändertem Bedarf oder technologischem Wandel zu wenig Flexibilität bieten.

  • Sind die Verantwortlichkeiten für die Steuerung der KI-Kosten zwischen Finanzwesen, IT, Fachbereichen und Einkauf klar geregelt?
  • Nutzen wir Bedarfs- und Verbrauchsdaten, um Abnahmeverpflichtungen gegenüber Lieferanten, Vertragsbedingungen und Verlängerungsentscheidungen fundiert zu gestalten?
  • Schulen wir Mitarbeitende angemessen, wenn sie Zugang zu KI-Tools erhalten, und unterstützen wir Personen mit überdurchschnittlichem Verbrauch zusätzlich?

Wie geht es weiter?

Nutzen Sie Ihre Antworten, um Bereiche mit mangelnder Transparenz oder unklaren Abläufen zu erkennen. Priorisieren Sie Lücken, die unerwartete Ausgaben oder unzureichend fundierte Lieferantenverpflichtungen verursachen könnten. Dieser Leitfaden dient der qualitativen Diskussion und ist keine Punkte-basierte Reifegradbewertung.

  1. Transparenz über die Ausgaben schaffen: Führen Sie aktuelle Ausgaben- und Nutzungsdaten, Budgets und Lieferantenverpflichtungen zusammen. Ermitteln Sie die laufende Ausgabenrate, wesentliche Abweichungen und Bereiche mit besonders stark wachsendem Bedarf.
  2. Bedarf segmentieren und Erwartungswerte festlegen: Gruppieren Sie Nutzer, Teams oder Anwendungsfälle nach ihren Verbrauchsmustern einschließlich der eingesetzten Modelle und Tools. Leiten Sie aus der tatsächlichen Nachfrage realistische Ausgabenspannen ab und identifizieren Sie Ausnahmen.
  3. Erst analysieren und schulen, dann einschränken: Untersuchen Sie ungewöhnlich hohen Verbrauch und die zugrunde liegenden Aufgaben. Unterstützen Sie Mitarbeitende dabei, effizientere Tools oder Arbeitsweisen einzusetzen. Vermeiden Sie Einschränkungen für besonders produktive Vielnutzer, wenn deren höherer Bedarf gerechtfertigt ist.
  4. Realistischere KI-Prognosen erstellen:Nutzen Sie tatsächlichen Verbrauch, Nutzerprofile und geplante Einführungen, um den Bedarf vorherzusagen. Überwachen Sie Abweichungen und aktualisieren Sie Annahmen regelmäßig.
  5. Lieferantenverpflichtungen am Bedarf ausrichten: Prüfen Sie auf Basis der verbesserten Datengrundlage vereinbarte Abnahmemengen, Regelungen zur Übertragung ungenutzter Kontingente, den Schutz vor Mehrverbrauchskosten, Vertragslaufzeiten und Flexibilität.

Fragen für Ihr nächstes Meeting zur KI-Governance

  • Wo bestehen unsere größten Lücken bei Transparenz, Prognosen oder Verantwortlichkeiten?
  • Liefert unser Reporting genügend Erkenntnisse, um konkrete Verbesserungen bei der KI-Nutzung zu empfehlen?
  • Welche Bereiche des KI-Verbrauchs sollten wir genauer untersuchen und wer übernimmt die Verantwortung?