Wie drei britische Gesundheitsorganisationen die Kosten für externe psychiatrische Betten um 12,5 % senkten

Autoren: Jen He und Gil Gorev

Die Bettenkapazitäten im britischen Gesundheitssystem (NHS) stehen zunehmend unter Druck. Um die Patientenversorgung sicherzustellen, sind Gesundheitseinrichtungen deshalb häufig auf externe Anbieter angewiesen. Diese zusätzlichen Kapazitäten sind jedoch mit erheblichen Kosten verbunden. Während der tatsächliche Bedarf maßgeblich von medizinischen Anforderungen abhängt, kann der Einkauf einen wichtigen Beitrag dazu leisten, Ausgaben zu optimieren, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig eine hohe Versorgungsqualität sicherzustellen.

Wie sich diese Ziele miteinander vereinbaren lassen, zeigt die Zusammenarbeit von Efficio mit drei regionalen NHS-Gesundheitsorganisationen. Die Ausgaben für externe psychiatrische Betten waren beträchtlich: Allein zwei der beteiligten Organisationen gaben im Geschäftsjahr 2024/25 zusammen rund 20 Mio. £ dafür aus.
Um die steigenden Kosten in den Griff zu bekommen, beauftragten die Organisationen Efficio damit, einen gemeinsamen Einkaufsansatz zu entwickeln und umzusetzen.

Obwohl die drei NHS-Organisationen vergleichbare Leistungen bei Anbietern desselben Marktes bezogen, wurden die Vertragskonditionen bislang individuell und ohne Einbindung des Einkaufs ausgehandelt.
Dadurch blieb das Potenzial einer gemeinsamen Verhandlungsstrategie weitgehend ungenutzt. Besonders kleinere Einrichtungen verfügten allein nicht über ausreichend Nachfragevolumen, um attraktive Konditionen durchzusetzen.

Der Bedarf an externen psychiatrischen Betten schwankt abhängig von den verfügbaren internen Kapazitäten und den medizinischen Anforderungen.
Die Organisationen benötigten deshalb Vertragsmodelle, die eine flexible Anpassung der Bettennutzung ermöglichen, ohne sich langfristig auf feste Abnahmemengen festlegen zu müssen.

Neben der Kostenoptimierung stand die Qualität der Patientenversorgung im Mittelpunkt. Die beteiligten Organisationen mussten sicherstellen, dass externe Anbieter die erforderlichen klinischen Qualitätsstandards erfüllen.

Efficio analysierte zunächst die Ausgaben, die Bettenauslastung und den Bedarf aller drei Organisationen. Auf dieser Grundlage entstand eine gemeinsame Datenbasis, mit der sich Einsparpotenziale identifizieren und Möglichkeiten zur Bündelung der Nachfrage bewerten ließen.
Anschließend entwickelte das Team eine übergreifende Verhandlungsstrategie. Statt einzeln mit den Anbietern zu verhandeln, konnten die Organisationen ihre gemeinsame Einkaufsmacht nutzen und aus einer deutlich stärkeren Position heraus bessere Vertragsbedingungen erzielen.

Neben der gebündelten Nachfrage spielte auch der richtige Verhandlungszeitpunkt eine entscheidende Rolle.
Die Auslastung externer Anbieter beeinflusst deren Verhandlungsbereitschaft. In Phasen geringerer Nachfrage ergeben sich für Gesundheitseinrichtungen häufig bessere Möglichkeiten, attraktive Konditionen auszuhandeln.
Durch die gezielte Analyse der Marktbedingungen konnte das gemeinsame Team von Efficio und den NHS-Organisationen die Verhandlungen in eine Phase geringerer Anbieternachfrage legen.
Zusammen mit der gestärkten Einkaufsmacht ermöglichte dies eine jährliche Kostenreduktion von 12,5 % sowie deutlich flexiblere Vertragsbedingungen.

Eine erfolgreiche Einkaufsoptimierung im Gesundheitswesen erfordert die enge Zusammenarbeit verschiedener Fachbereiche.
Deshalb bezog das Projektteam neben dem Einkauf auch klinische, operative und kaufmännische Stakeholder ein, um den neuen Ansatz gemeinsam zu entwickeln, zu überprüfen und in den Organisationen zu verankern.

Die medizinischen und operativen Teams definierten die Anforderungen an die Versorgungsqualität und besichtigten Einrichtungen der Anbieter, um die Bedingungen vor Ort zu bewerten.
Parallel dazu überprüften die Finanzabteilungen die zugrunde liegenden Einsparungsannahmen und begleiteten die organisatorischen Veränderungen. So entstand eine gemeinsame Grundlage für die Umsetzung des neuen Einkaufsansatzes in allen drei Organisationen.