Ein führender Akteur im europäischen Abfallwirtschaftssektor zielte darauf ab, seine operative Effizienz zu steigern. Im Rahmen einer Transformationsinitiative wurde jedoch eine zentrale Transparenzlücke deutlich: Dem Einkauf fehlte eine konsolidierte Sicht auf Lieferantenbeziehungen, Einkaufsstrukturen und Ausgabenwerte in wesentlichen Warengruppen. Das Unternehmen wand sich an Efficio, um mit gezielter Expertise ihre Fähigkeit zu stärken, Einsparpotenziale zu identifizieren und effektive Beschaffungsstrategien zu entwickeln.

Herausforderung

Im Zuge einer internen Transformation sah sich das neu formierte Einkaufsteam mit einem grundlegenden Hindernis bei der Erreichung seiner Effizienzziele konfrontiert. Obwohl Tausende von Rechnungen vorlagen, war das Unternehmen aufgrund fragmentierter und unstrukturierter Daten nicht in der Lage, die Gesamtausgaben zu analysieren oder dabei Muster zu erkennen. Dies schränkte strategische Beschaffungsentscheidungen ein und erschwerte die Quantifizierung potenzieller Einsparungen.

Efficios Ansatz: Gezielte Kombination aus KI-Geschwindigkeit und menschlicher Expertise 

Efficio setzte sein proprietäres KI-gestütztes Insight-Tool kurzfristig ein, um rund 7.000 Rechnungen zu verarbeiten. Innerhalb von zwei Tagen extrahierte das Tool Rechnungsdaten auf Rechnungspostenebene und strukturierte alle relevanten Datenpunkte, einschließlich Lieferantennamen, sowie normalisierte Gesamtausgaben, Stückpreise, Volumen und Beschaffungsfrequenzen. Das Ergebnis: Zuvor fragmentierte Dateien wurden in einen sauberen, analysierbaren Datensatz überführt, der sofortige und umsetzbare Erkenntnisse mit einer Abdeckungs- und Genauigkeitsquote von 100 Prozent lieferte.

Parallel zur KI-gestützten Datenverarbeitung validierten Efficio‘s Warengruppenexperten die Lieferantenzuordnung und Taxonomie, um sicherzustellen, dass die Ausgabensicht widerspiegelte, wie das Unternehmen tatsächlich einkauft. Unsere Berater strukturierten anschließend die Warengruppe und definierten eine klare Logik für Potentiale, wodurch der Datensatz nicht nur dazu befähigt Sourcing-Ansätze zu priorisieren, sondern auch in konkrete Verhandlungshebel zu übersetzen. In Zusammenarbeit mit dem Einkaufsteam wurde der Beschaffungsplan gemeinsam entwickelt, sodass die Erkenntnisse unmittelbar umgesetzt und als wiederholbare Arbeitsweise verankert, werden konnten.

Die Geschwindigkeit und Qualität der KI-gestützten Erkenntnisgewinnung veranlasste den Klienten, Efficios Lösung auf alle Ausgabenkategorien auszuweiten. Indem die KI das datengetriebene Heavy Lifting übernahm, wurde der Einkauf nachhaltig befähigt, schnelle Erkenntnisse zu replizieren, zusätzliche Einsparpotenziale zu erschließen und eine umfassende Beschaffungsstrategie zu etablieren.

Das gemeinsame Klienten-Efficio-Team etablierte die zentralen Prozesse und Fähigkeiten und verschaffte dem Unternehmen damit eine Best Practice, um kontinuierlich Mehrwert und strategische Klarheit in der gesamten Organisation zu schaffen.