Fallstudie

Nachhaltige Einsparungen bei Grupo VIPS

Efficio half Grupo VIPS dabei, ein Programm zur Einkaufsoptimierung quer über die direkten und indirekten Ausgaben durchzuführen und dabei innerhalb von sechs Monaten Einsparungen in Höhe von 10 % zu erreichen.

Dies führte zu deutlich besserer bereichsübergreifender Zusammenarbeit. Gemeinsam mit der Weiterbildung und Einbindung aller relevanten Einkaufsmitarbeiter wurde so sichergestellt, dass das bestehende Team über die Fähigkeit verfügt, in Zukunft weiterhin Vorteile zu erzielen.

Hintergrund

Grupo VIPS ist mit einem Jahresumsatz von ca. 500 Mio. € eines der führenden Unternehmen im Gastronomieund Einzelhandelssegment in Spanien. Grupo VIPS umfasst ca. 400 Restaurants sowie ein Joint Venture mit Starbucks Coffee International für alle spanischen, portugiesischen und französischen Starbucks-Filialen. Kürzlich hat Grupo VIPS seine Einkaufsabteilung umstrukturiert, um das Restaurantgeschäft vom Einzelhandelssegment zu trennen. In diesem Zuge war das Unternehmen auf der Suche nach einem unabhängigen Beratungspartner für die Identifizierung und Umsetzung von Einsparpotenzialen bei den externen Ausgaben.

Efficio wurde engagiert und erhielt den Auftrag 4 bis 7 % an auf das Jahr hochgerechneten Einsparungen bei den Ausgaben für Lebensmittel zu erreichen sowie die langfristige Nachhaltigkeit der erzielten Kosteneinsparungen zu gewährleisten. Gefordert war außerdem die Gesamtleistung und Wahrnehmung des Einkaufs durch Prozessänderungen, Einführung von neuen Tools und Weiterbildung der Mitarbeiter zu optimieren.

Ansatz 

Durch unsere fundierten Marktkenntnisse und unser Fachwissen konnten wir dem Team von Grupo VIPS dabei helfen, erfolgreich die folgende Schritte zu realisieren:

  • Einführung von sieben bereichsübergreifenden Teams für die strategische Beschaffung, bestehend aus Einkauf, Forschung & Entwicklung sowie Qualität & Innovation
  • Beschaffung eines breiten Portfolios an Warengruppen im Bereich Lebensmittel, Neugestaltung des Produktentwicklungs-Prozesses zur früheren Einbindung des Einkaufs und Entflechtung der Eingangslogistik von Belieferungsverträgen quer durch Europa
  • Zusammenarbeit mit der Produktentwicklung, um eine Reihe von Spezifikationsverbesserungen bei Lebensmitteln zu identifizieren und einzuführen, außerdem Vereinheitlichung der Zutaten im Speisenangebot verschiedener Untermarken von VIPS
  • Anforderung von Angeboten potenzieller Lieferanten sowohl für die aktuellen Spezifikationen, als auch für die vorgeschlagenen, kosteneffizienteren Alternativen
  • Einführung eines Preisprüfungsprozesses für Anbieter von rohstoffbasierten Produkten und Abschluss langfristig indexierter Vereinbarungen
  • Einführung von Tier-2-Vereinbarungen mit Preistransparenz bis herab zur Zutatenebene
  • Verhandlung von Rahmenverträgen mit bestehenden Lieferanten von Lebensmittelprodukten, um von einer Hebelwirkung auf die Gesamtausgaben von Grupo VIPS zu profitieren
  • Neudefinition der Supply Chain, um direkt von den Erzeugern frischer Produkte zu beziehen und so die Gesamtausgaben und Preisänderungen besser steuern zu können
  • Einführung neuer, automatisierter Tools, um regelmäßig effiziente Lebensmittel-Ausschreibungen durchführen zu können
  • Zusammenarbeit mit der Qualitätsabteilung, um die Spezifikationen der 350 wichtigsten Lagerprodukte proaktiv über eine zentrale Datenbank steuern zu können
  • Neuaufbau der Prozesse in der Produktentwicklung, um eine frühere Einbindung des Einkaufs zu ermöglichen
Durch die bereits erreichten Einsparungen und die deutlich
ausgebauten Fähigkeiten unserer Teams sind wir jetzt in
weit größerem Maß in den gesamten Entwicklungsprozess
einbezogen und spielen eine wesentlich proaktivere Rolle
bei der Wahrung der Qualität und Konstanz der Produkte,
die wir anbieten.

Gerardo Corbal, CEO von Grupo VIPS

Ergebnisse 

Der Einsatz von Efficio trug dazu bei, eine Reihe von erheblichen Vorteilen für den Klienten zu erzielen, darunter:

  • 10 % annualisierte Einsparungen bei den Ausgaben für Lebensmittel und Getränke
  • Umsetzung des Großteils der neuen Lebensmittelverträge innerhalb von sechs Monaten nach Start des Projekts / Sicherung der Kostenneutralität innerhalb weniger Monate nach Abschluss des Projekts
  • Profil des Vertriebs innerhalb des Unternehmens wurde deutlich gestärkt
  • Weiterbildung des Einkaufsteams durch vollständige Einbindung in den strukturierten Prozess
  • Mehr bereichsübergreifende Zusammenarbeit, was für den Vertrieb den zukünftigen Weg für eine noch entscheidendere Rolle bei der Wertschöpfung ebnet