Fallstudie

Maximale Leistung: Governance und Überwachung der Lieferantenbeziehungen

Das Lieferantenmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg von UKAR. Efficio unterstützte die Entwicklung und Implementierung eines neuen Prozesses, der den Zeit- und Arbeitsaufwand reduzierte, die Governance und Überwachung verbesserte und Best Practices einführte.

UKAR wurde 2010 gegründet, um die ordentliche Verwaltung der geschlossenen Hypothekenbücher von Bradford & Bingley und NRAM zu erleichtern. Um ihre Aufgabe, den Wert für die Steuerzahler zu maximieren, zu erfüllen, muss UKAR sicherstellen, dass sie den bestmöglichen Wert von den wichtigsten Lieferanten erhält, die für den effektiven Betrieb ihres Geschäfts unerlässlich sind.  

Efficio arbeitete mit UKAR zusammen, um den Prozess zur Bewertung der Lieferantenbeziehungen zu verbessern und die Einhaltung der gesetzlichen Richtlinien nachzuweisen. Basierend auf der eFlow-Technologieplattform von Efficio und angepasst an die Anforderungen von UKAR, bietet der verbesserte Prozess UKAR Zugang zu besseren, schnelleren und konsistenteren Informationen. Dies ermöglicht eine proaktivere Steuerung und Überwachung der wichtigsten Lieferantenbeziehungen.

Hintergrund

UKAR unterhält wichtige Beziehungen zu einigen Lieferanten, die den Outsourcing-Richtlinien der FCA unterliegen.

Heute besteht UKAR aus etwa 160 Mitarbeitern und ist für etwa 139.000 Kunden mit einem Hypotheken- und Darlehensbestand von 18,2 Milliarden Pfund verantwortlich.

UKAR verfügte über ein Verfahren zur Verwaltung ihrer wichtigsten Lieferanten. Dieses erfasste Kennzahlen, um die Leistung der Lieferanten in einem vierteljährlichen Berichtszyklus zu verfolgen und zu verwalten. Es gab jedoch kein einheitliche Datenbank - die Daten wurden in mehreren Tabellenkalkulationen gespeichert, die von mehreren Personen verwaltet und von einer zentralen Stelle zusammengestellt und abgeglichen wurden.

Dieser Prozess verschaffte UKAR nur einen begrenzten Einblick in Trends bei den KPIs oder den Lieferanten. Dies erschwerte ein proaktives Management von Risiken und der Leistung der Lieferanten. Efficio wurde beauftragt, UKAR bei der Entwicklung eines effizienteren, robusten und effektiven Berichtsprozesses innerhalb eines sehr engen Zeitrahmens zu unterstützen.

Wir beauftragten Efficio, uns bei der Verbesserung der Governance- und Überwachungsberichterstattung unserer wichtigsten Lieferanten zu helfen. Der Ansatz von Efficio stellte sicher, dass unsere Anforderungen im Detail erfasst wurden und der phasenweise Ansatz für den Aufbau ermöglichte es uns, Dinge zu verfeinern, während wir das endgültige Design entwickelten. Wir sind froh, dass wir uns bei diesem Projekt für die Zusammenarbeit mit Efficio entschieden haben, denn ihre Kompetenz und ihr Einsatz waren hervorragend.

Rhys Silverwood, Manager für strategischen Einkauf bei UKAR

Herangehensweise

Efficio führte zunächst einen Discovery-Workshop mit UKAR durch, um ein detailliertes Verständnis der aktuellen Situation und Probleme zu erhalten. In einer Reihe von Workshops wurden Profile der Endnutzer erstellt und ihre Anforderungen abgefragt. Im Anschluss daran identifizierten und vereinbarten Efficio und UKAR zusammen die wichtigsten Ziele und Prioritäten. Diese Ziele, kombiniert mit einem benutzerzentrierten Designprozess, trieben die Lösung voran und lieferten den klaren Fokus, der notwendig war, um die strengen Zeitvorgaben einzuhalten. 

Efficio entwickelte einen ersten Prototyp auf der Grundlage der eFlow-Plattform. Die Rückmeldungen der Nutzer des Prototyps halfen, die Lösung zu verbessern. Im Anschluss daran entwickelte Efficio die Anwendung und arbeitete während der Einführungsphase eng mit den UKAR-Mitarbeitern zusammen, um sicherzustellen, dass diese umfassend in das neue System eingewiesen wurden. Auf diese Weise wurde sichergestellt, dass das Tool den Endnutzern einen Mehrwert bietet und gleichzeitig die allgemeinen Ziele von UKAR erfüllt. 

Ergebnisse

Der neue Prozess hat den Berichterstattungsprozess für das Lieferantenmanagement von UKAR gestrafft:

  • Es gibt jetzt einen einzigen, leicht zugänglichen Informationsspeicher
  • Die Erfassung und Übermittlung von Berichtsdaten hat sich verringert
  • Berichte können automatisch statt in einem zeitaufwändigen manuellen Prozess erstellt werden
  • Unternehmenseigentümer können bestimmten Fragen direkt zugeordnet werden und ihre Antworten direkt in das System eingeben, wodurch sie mehr Kontrolle und Verantwortung erhalten
  • Die erhöhte Effizienz und Aktualität des Prozesses hat es UKAR auch ermöglicht, die Häufigkeit der Berichterstattung für seinen kritischsten Lieferanten von vierteljährlicher auf monatliche Berichterstattung zu erhöhen. So hat UKAR Vertrauen in den gelieferten Wert
  • Der Prozess ist „zukunftssicher“ - das Tool kann zukünftig bei Bedarf problemlos um neue Fragen und Lieferanten ergänzt werden

Der neue Prozess hat auch die Qualität der Daten erheblich verbessert - zum Beispiel:

  • Die Hinweise zur Bewertung werden direkt mit den wichtigsten Key Performance Kennzahlen angezeigt, wodurch konsistentere, leicht vergleichbare Daten gewährleistet sind
  • Best Practices wurden in den Prozess integriert - so kann beispielsweise der Status jeder Leistungskennzahl jetzt leicht mit Belegen untermauert werden, was für alle Beteiligten Transparenz schafft
  • Aus den Daten können mehrere Dashboards erstellt werden, die eine umfassendere Analyse ermöglichen

UKAR hat nun Zugang zu mehr Informationen und Erkenntnissen über sich entwickelnde Trends und Risiken, was bedeutet, dass UKAR  diese nun proaktiver angehen kann. Durch das neue Verfahren ist UKAR nun besser in der Lage, den Aufsichtsbehörden und anderen Stakeholdern eine solide Governance und Kontrolle zu demonstrieren.