Utilizzare l’IA per migliorare la visibilità di categoria e accelerare le decisioni di sourcing

Un importante operatore europeo nel settore della gestione dei rifiuti ha avviato un programma di trasformazione per migliorare l’efficienza operativa e rafforzare il ruolo strategico del procurement. Durante il percorso, è emersa una criticità strutturale: la mancanza di visibilità consolidata su fornitori, modelli di acquisto e livelli di spesa nelle categorie chiave.

Per affrontare questa sfida, l’organizzazione ha collaborato con Efficio con l’obiettivo di ottenere rapidamente trasparenza sulla spesa e abilitare decisioni di sourcing più efficaci tramite AI. 

La sfida

Nel contesto di una trasformazione interna, il team di procurement di nuova costituzione si è trovato ad affrontare un ostacolo fondamentale al raggiungimento dei propri obiettivi.

Nonostante la disponibilità di migliaia di fatture, i dati risultavano frammentati e non strutturati. Questo impediva di:

• analizzare la spesa complessiva per categoria
• individuare pattern di acquisto e concentrazioni di fornitura
• quantificare in modo affidabile le opportunità di saving

La mancanza di una base dati strutturata limitava le decisioni di sourcing, specialmente quello strategico, e riduceva la capacità del procurement di agire come leva di creazione di valore.

Implementazione dell’IA e strutturazione dei dati 

Efficio ha implementato rapidamente il proprio strumento proprietario di insight basato su intelligenza artificiale, elaborando circa 7.000 fatture in tempi rapidi.

La soluzione ha consentito di:

• estrarre i dati a livello di singola riga
• strutturare le informazioni chiave
• standardizzare elementi come nomi dei fornitori, valori di spesa, prezzi unitari, quantità e frequenze di acquisto 

Il risultato è stato la trasformazione di file eterogenei e frammentati in un dataset pulito, coerente e immediatamente analizzabile, con completa copertura e accuratezza.

Gli esperti di Efficio hanno validato il raggruppamento dei fornitori e la tassonomia, assicurando una rappresentazione coerente della spesa. Sulla base dei dati strutturati, il team ha:

• definito le categorie di spesa 
• identificato le principali opportunità 
• supportato la definizione delle priorità di sourcing e delle leve negoziali

Il piano di sourcing è stato co-sviluppato insieme al team di procurement, consentendo di trasformare rapidamente gli insight in azioni e di integrare il nuovo approccio come modalità operativa ripetibile.