Come evitare il panic-buying tramite un uso consapevole dei livelli di scorte di sicurezza nel settore farmaceutico

Eventi recenti, come la pandemia e la guerra russo-ucraina, hanno ridotto la prevedibilità delle forniture e hanno dilatato i tempi di consegna per vari prodotti farmaceutici, dagli API agli oggetti di uso comune nei laboratori. Ciò ha innescato il ‘panic-buying’ tra i buyer delle aziende farmaceutiche, con conseguente incremento dei livelli di scorte di sicurezza, impattando in maniera negativa sul capitale circolante e aumentando la pressione sulle catene di approvvigionamento.

In che modo gli uffici acquisti delle aziende farmaceutiche possono avere un impatto positivo sui livelli di scorta di sicurezza senza innescare una catena di eventi negativi?

Le principali problematiche nell’industria farmaceutica oggi sono le seguenti:

• Problemi nelle catene di approvvigionamento. Nel settore farmaceutico, la carenza di materie prime ha ulteriormente esacerbato i problemi delle catene di approvvigionamento. La mancanza di materie prime ha fatto incrementare i prezzi di molti prodotti; ad esempio, gli API e i prodotti chimici a base di alcol sono aumentati del 5-10% nel 2022 (The Smart Cube, 2022).
• Aumento dei costi di spedizione. La crescente domanda per il trasporto di container, unita a una carenza sistemica degli stessi, probabilmente manterrà elevate le tariffe per il trasporto marittimo nel breve periodo. Infatti, aziende farmaceutiche, tra le quali GSK, Bayer e J&J, hanno già sostenuto aumenti dei costi logistici dovuti alla crescente inflazione e alle ormai volatili catene di approvvigionamento globali (The Smart Cube, 2022).
• Aumento del rischio geografico dei fornitori. La globalizzazione aveva rimosso molti problemi relativi al luogo di provenienza delle merci, delle materie prime e alla localizzazione delle fabbriche: oggi questi elementi non sono più privi di rischio. Per esempio, la politica cinese zero-COVID ha provocato la chiusura di fabbriche e rallentamenti nelle operazioni portuali con ripercussioni sulle catene del valore a livello globale.

In tempi di domanda volatile e forti fluttuazioni dell'offerta, incrementare i livelli di scorte di sicurezza è una reazione automatica di tutte le Funzioni di Pianificazione o Acquisti; tuttavia, non è sempre la reazione adeguata. In che modo gli uffici acquisti del settore farmaceutico possono trovare il giusto equilibrio tra stock-out e overstock?

Incrementare i livelli di scorte di sicurezza: un'arma a doppio taglio

Le aziende farmaceutiche hanno aumentato i livelli di scorte di sicurezza negli ultimi due anni per proteggersi dai rischi, a volte reali, a volte psicologici, di interruzione della produzione o di esaurimento scorte.

Questo comportamento ha generato un incremento dei costi. Un'improvvisa necessità di incrementare i livelli di scorte di sicurezza può essere soddisfatta solo con ordini incrementali, e non prevedibili, verso i fornitori. Questo tipo di comportamento spesso genera problematiche sia per i fornitori, che si trovano a loro volta costretti ad aumentare sia i livelli di scorte di sicurezza che la produzione, che per le catene di approvvigionamento, che hanno bisogno di tempo per adattarsi a questi shock. Questo fenomeno, noto anche come "bullwhip effect", è un rischio nel quale gli addetti agli acquisti incorrono quando cercano di proteggere la propria azienda. Inoltre, un livello eccessivo di scorte è deleterio per il capitale circolante.

È indubbio che l'aumento dei livelli di scorte di sicurezza sulla base di un'esigenza concreta e con un rischio calcolato possa fare la differenza tra il sopravvivere o il chiudere. D'altro canto, incrementare i livelli di scorte di sicurezza sulla base di una percezione non razionale dei rischi nella catena di approvvigionamento ha un nome diverso: panic-buying (letteralmente “acquisti dettati dal panico”).

Come calcolare il giusto livello di scorte di sicurezza

Nel settore farmaceutico, come in molti altri settori, i livelli di scorte di sicurezza sono misurati in funzione di tre fattori: il livello di servizio desiderato, la domanda ed i tempi di consegna.

Il Livello di servizio deve rispondere alla domanda: "Su 100 ordini, quanti ne vogliamo soddisfare?" A meno che non sia richiesto un cambiamento strategico, la risposta non dovrebbe essere influenzata da eventi esterni e dovrebbe rimanere stabile in ogni momento. Pertanto, le preoccupazioni sul livello di servizio non dovrebbero essere un motivo per aumentare le scorte di sicurezza in tempi incerti.

La Domanda può creare più problematiche. È vero che durante le crisi si verificano picchi enormi nella domanda di determinati beni e servizi. Tuttavia, il punto cruciale è: "A medio termine, la domanda è davvero cambiata?" Un esempio è la scomparsa della carta igienica dagli scaffali dei supermercati inglesi nel marzo 2020: la domanda a breve termine è aumentata, ma il consumo di carta igienica a lungo termine generalmente non aumenterà. Allo stesso modo, la domanda di prodotti farmaceutici segue una distribuzione normale (Candan, 2016) e quindi è generalmente stabile nel medio termine (12+ mesi). La domanda, quindi, spesso non è un motivo valido per aumentare i livelli di scorte di sicurezza.

I Tempi di consegna sono il fattore più mutevole nella filiera farmaceutica. Se un'azienda non sta riscontrando tempi di consegna più lunghi, non è necessario aumentare il livello di scorte di sicurezza. Al contrario, se un'azienda registra tempi di consegna più lunghi agire è la cosa giusta da fare ma è fondamentale farlo in modo proporzionato basandosi su fattori analitici.

Come gestire il peggioramento dei tempi di consegna delle catene di fornitura

1. Constante comunicazione con i fornitori. Un impegno costante nella pianificazione delle forniture è fondamentale per monitorare continuamente i livelli di servizio dei fornitori, consentendo di identificare e risolvere i problemi proattivamente.
2. Utilizzo di soluzioni tecnologiche. Soluzioni come gli strumenti di pianificazione digitale migliorano il processo decisionale e la visibilità dei tempi di consegna, creando una catena di approvvigionamento più forte e resiliente (VanRooyen, 2022).

Un cliente Efficio che opera nel settore farmaceutico ha recentemente sviluppato un control tower tool in grado di prevedere con 12 mesi di anticipo la carenza di materiali e componenti critici per l’azienda. Ciò è stato possibile raccogliendo le informazioni sulla pianificazione della produzione dai fornitori sia di primo che di secondo livello. Questo è l'esempio perfetto di come solide relazioni con i fornitori, che si traducono in disponibilità di dati dettagliati, combinate con una tecnologia all'avanguardia possano fornire alla funzione acquisti informazioni molto importanti per una pianificazione tempestiva e lungimirante.

Le funzioni acquisti delle aziende del settore farmaceutico possono inoltre analizzare quanto fatto da aziende con catene di approvvigionamento simili come, per esempio, nei settori che sono caratterizzati dalla deperibilità delle materie prime/prodotti finiti o da specifiche temperature di conservazione. Per esempio, un leader nel settore alimentare europeo ha sviluppato uno strumento decisionale strategico per segmentare i prodotti in magazzino in base alla volatilità della domanda e all'impatto sul fatturato. Questa classificazione alimenta automaticamente gli algoritmi che calcolano i livelli di scorte di sicurezza per ogni prodotto e per ogni magazzino. Inoltre, lo strumento identifica opportunità di trasferimenti di merce internamente tra magazzini dislocati in tutto il continente per uniformare la disponibilità di prodotti. Tutto questo viene fatto tenendo in considerazione l'ubicazione, i tempi di conservazione e i costi relativi alle scorte eccessive e/o insufficienti del prodotto. Questo è sicuramente un altro esempio di come la tecnologia può aiutarci a gestire con successo migliaia di articoli. 

Un passo avanti nella gestione dei livelli di scorte di sicurezza

Le scorte di sicurezza esistono per un motivo e non si deve avere timore di utilizzarle in tali casi specifici. Allo stesso tempo, i cambiamenti nei livelli delle scorte di sicurezza non devono essere guidati da una percezione generale e generica del rischio.

I reparti acquisti devono evitare il modus operandi "compro per ridurre il rischio stock-out" quando calcolano i livelli delle scorte di sicurezza e basare invece le loro decisioni su fatti e cifre. L’implementazione di soluzioni tecnologiche costruite sulla base di solide relazioni con i fornitori è la soluzione più efficace per ottenere le informazioni, i fatti e le cifre necessarie a prendere le decisioni più opportune.

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