Analisi

Come generare il massimo valore grazie alle tecnologie digitali

Words: Simon Lipscomb

Le innovazioni introdotte dalla tecnologia digitale stanno già cambiando il nostro modo di lavorare. Tuttavia, visto il gran numero di soluzioni sul mercato che promettono di rivoluzionare i processi aziendali, come fare per trarne i massimi benefici?

Simon Lipscomp, 18 anni di esperienza in diverse società di tecnologia applicata al procurement e attuale Direttore vendite e marketing di Efficio, la più grande società di consulenza specializzata nel procurement al mondo, ci parla dei cambiamenti in atto nella tecnologia di procurement e di come utilizzarli per potenziare i processi esistenti e garantire un futuro migliore agli approvvigionamenti

In che modo le nuove tecnologie emergenti sapranno cambiare il procurement nei prossimi 5-10 anni?

Oggi si parla molto di come la digitalizzazione applicata al procurement cambierà radicalmente il nostro modo di lavorare. Mi ricordo ancora di riunioni e conversazioni con professionisti del settore 10 o 15 anni fa, quando si pensava che Internet e le altre tecnologie avrebbero rivoluzionato il mondo degli approvvigionamenti.

Oggi, l’intelligenza artificiale, l’apprendimento automatico, blockchain e altre tecnologie analoghe permettono di accedere a enormi quantità di dati di qualità in modo più rapido e su una scala più ampia che mai. Ciò nonostante, oltre a fornire grandi opportunità, queste soluzioni possono anche generare complesse problematiche. 

Quando si tratta di tecnologia applicata al procurement, il problema principale non è mai stato la capacità ma, piuttosto, la sua applicazione all’interno dell’azienda e l’utilizzo idoneo a sfruttarne al massimo il potenziale. Questo punto continua ad essere problematico ancora oggi. Tuttavia, si è verificato un significativo cambiamento tra le principali società di procurement, che sono passate da un’esclusiva attenzione verso la tecnologia a un approccio volto a comprendere le competenze e le capacità di cui hanno bisogno i team per gestire al meglio set di dati sempre più grandi. 

In sé le grandi moli di dati non servono a niente, il vero vantaggio sta nel sapere come utilizzarle a beneficio dell’azienda

Tornando al punto sul valore dei dati, è fondamentale ricordare che i dati hanno valore solo se si sa come utilizzarli e interpretarli in modo pertinente. In sé le grandi moli di informazioni non servono a niente, il vero vantaggio sta nel sapere come utilizzarle a beneficio dell’azienda.

Il procurement è una professione basata sulla conoscenza; comprendere i mercati di fornitura, accedere ad analisi dettagliate di settori specifici, conoscere le dinamiche dei prezzi nel mercato cinese dei conduttori, e così via, questo è il tipo di conoscenza di cui hanno bisogno i professionisti del procurement di maggior successo. Ciò detto, il profilo di un professionista del procurement efficace è probabilmente destinato a diversificarsi ulteriormente. Un professionista di successo deve essere abile ed efficace a interfacciarsi con l’organizzazione interna e trattare con i fornitori. Tutto ciò si aggiunge alla capacità di relazionarsi con le persone, alle “soft skill” necessarie per gestire gli stakeholder e alle elevate competenze analitiche. Grazie a questo mix di capacità interpersonali, strategiche e analitiche, il procurement è essenziale per tutte le aziende orientate al futuro.

Come fanno i professionisti del procurement a garantire che l’investimento in nuove tecnologie possa tradursi in valore reale e misurabile per i propri processi?

La tecnologia è una cosa meravigliosa ma da sola non apporta alcun valore. Sono la conoscenza e le competenze dei professionisti del procurement che la utilizzano a creare il vero valore, non il contrario. Sono le persone che hanno la capacità di trasformare le informazioni in risultati, siano essi un costo più basso e/o un servizio migliore. Per riassumere, la tecnologia unita al team di procurement dovrebbe rispondere a questa domanda: è possibile pagare di meno e ottenere un servizio migliore per l’azienda? 

Efficio si avvale di oltre 400 collaboratori il cui compito è analizzare la spesa e cercare di ridurre rapidamente i costi. Il nostro lavoro consiste nell’utilizzare e comprendere un’ampia gamma di categorie e generare valore per clienti di dimensioni e geografie diverse. Lavoriamo costantemente a progetti ad impatto elevato, in tal modo riusciamo a avviare diversi esercizi di sourcing molto rapidamente. Per aiutare le aziende a generare risparmi in modo rapido ed efficiente, ci concentriamo principalmente sui costi. I benefici, tuttavia, hanno un respiro ben più ampio. 

Ad esempio, in questo momento stiamo lavorando con un’azienda che opera attraverso un’ampia flotta di furgoni. Il nostro compito è quello di aumentare il risultato netto dell’azienda analizzando il modo in cui ha strutturato la manutenzione del proprio parco veicoli. Questo si aggiunge all’opportunità di assumere una posizione più strategica e ristrutturare completamente il modus operandi dell’azienda e consentirle di sostenere costi inferiori fornendo un servizio migliore e assicurando tempi di trasformazione più rapidi. Il vantaggio, quindi, non si riduce a una mera questione di numeri ma riguarda anche un modo migliore di lavorare.

Esiste un divario tra le aziende più innovative che guardano a una strategia di procurement orientata verso il futuro e i fornitori che lavorano secondo modalità più tradizionali?

Il tema è molto interessante, specialmente nelle grandi aziende multinazionali dotate di complesse supply chain, solitamente basate su fornitori di diverse dimensioni e aree geografiche. Spesso si tratta di un numero ridotto di grandi fornitori multinazionali e un numero più elevato di fornitori più piccoli. Quindi, da una prospettiva tecnologica, com’è possibile gestire in modo efficace un gruppo così eterogeneo di fornitori?

Innanzi tutto bisogna sapere che è fondamentale coinvolgere i propri fornitori per poter ottenere il migliore risultato possibile e, vista la potenziale eterogeneità della supply chain, è importante coinvolgerli in tanti modi diversi per convincerli della bontà dei propri processi.

Anche se l’azienda non è dotata di processi digitali unici, completi e universali, non vuol dire che non vi sia valore nei passaggi intermedi.

La cosa peggiore che si può dire al proprio fornitore è: “Questa è la mia soluzione tecnologica, usala”. Se, come probabile, la propria soluzione non è perfettamente compatibile con i processi del fornitore in questione, questo non la utilizzerà, vanificando ogni potenziale da essa derivante. All’inizio di un nuovo progetto è bene pensare a cosa succederebbe se il fornitore rifiutasse la nostra soluzione tecnologica e capire come assicurare il massimo coinvolgimento in eventuali alternative disponibili. È necessario prendere in considerazione un’ampia gamma di tecniche, ad esempio, utilizzare diverse tecnologie per coinvolgere i fornitori o affidarsi al proprio senso pratico e capire che per certe tipologie di fornitori in determinate aree, un processo unico e completamente digitale, seppur auspicabile, potrebbe non essere possibile.

Il segreto è cercare un giusto compromesso che generi comunque dei benefici per l’azienda. Anche se l’azienda non è dotata di processi digitali unici, completi e universali, non vuol dire che non vi sia valore nei passaggi intermedi. È bene concentrarsi sui propri fornitori di livello più elevati con i quali implementare una soluzione end-to-end. La collaborazione tra le aziende e i fornitori, con un occhio all’ottenimento dei reciprochi obiettivi, è in grado di generare risultati importanti.

Vale la pena sondare nuove tecnologie, ma non si deve dimenticare il valore di ciò che abbiamo già a disposizione, che andrebbe utilizzato in modo efficiente per produrre risultati migliori e più immediati.

La tecnologia applicata al procurement non deve risolvere ogni problema in modo immediato, l’obiettivo dovrebbe essere il miglioramento nel tempo. La prospettiva deve essere di cinque/dieci anni. A distanza di qualche anno, infatti, sarà più facile digitalizzare completamente alcuni processi e parzialmente altri. Si tratta comunque di un ottimo risultato che non costringe i fornitori a utilizzare metodologie non attuabili e che non generano i risultati attesi dall’azienda. A quel punto sarà possibile avere il tempo di applicare i cambiamenti e le migliorie per sé e i propri fornitori.