Finanz- und Einkaufsteams. CFO und CPO. Beide setzen sich dafür ein, ihrem Unternehmen Einsparungen zu ermöglichen und einen Mehrwert zu erzielen. Doch passen sie wirklich zusammen?

Solange die Funktion des Finanzleiters und die des Einkaufsleiters in Unternehmen existiert, solange steht die Anerkennung von Unternehmenseinsparungen mithilfe des Einkaufs in der Diskussion. Einer der Hauptgründe dafür ist, dass Finanzteams nicht in der Lage sind, die unmittelbaren Auswirkungen von Einsparungen auf das Firmenbudget klar zu erkennen.

Es ist selbstverständlich einfacher gesagt als getan, erzielte Einsparungen im Budget kenntlich zu machen. In der Praxis bedarf es Verhaltens- und Verfahrensänderungen – nicht nur für den Einkauf, sondern für die einzelnen Geschäftsbereiche. Finden diese beiden Funktionen jedoch eine gemeinsame Mitte, sind genauere Vorhersagen und bessere Ergebnisse die Folge.

Simon Whatson, VP von Efficio, sprach mit John Mahony, Senior Finance Manager bei Irish bank Permanent TSB, um zu erfahren, wie die Zusammenarbeit von Finanz- und Einkaufsteams zu besseren Firmenergebnissen führt.

Um den Artikel zu lesen und zu erfahren, wie sich ein gemeinsames Verständnis mit vereinbarten Regeln entwickeln lässt, füllen Sie bitte untenstehendes Formular aus.

Um die gesamte 9. Ausgabe von The Source zu lesen, füllen Sie bitte Folgendes aus:

Schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis zwischen Einkauf und Finanzen 

Zunächst fällt der Finanz- und der Einkaufsabteilung die vielleicht kritischste Aufgabe zu: Ein gemeinsames Verständnis mit vereinbarten Regeln für die Berechnung und Anerkennung von Einsparungen zu entwickeln. John Mahony sieht im Verständnis der historischen Ist-Kosten das wesentliche Element jedes beliebigen Rahmenwerks.

„Wir sammeln Daten für die unterschiedlichen Geschäftsbereiche der gesamten Bank, und bitten sie um ihren Input“, führt John Mahony aus. Die Baseline bietet einen ganzheitlichen Überblick über die Lieferanten, der als Richtschnur für die geschätzten Ausgaben des Jahres dient und sich als äußerst nützlich für den Forecast erweist.

In dieser Frühphase sollte ein Mitglied des Einkaufsteams eng mit der Finanzabteilung zusammenarbeiten, um Lieferanteninputs zu überprüfen und zu gewährleisten, dass die historischen Ist-Kosten die erwarteten Ausgaben akkurat widerspiegeln. Wird dies nicht beachtet, kann die Arbeit des Einkaufs untergraben werden. „Zu niedrige oder zu hohe Ausgaben können zu Problemen führen.“ Wenn die Ausgaben niedriger als möglich veranschlagt werden, werden die von der Beschaffung erzielten Einsparungen aufgezehrt und lassen sich nur schwer nachweisen, da falsche historische Ist-Kosten abgezogen werden.

Aus Sicht des Einkaufs wäre es sinnvoller, die zu erwartenden Einsparungen noch vor der Bestätigung des Budgets festzuschreiben. So werden sämtliche Abteilungen dazu ermutigt, den Einkauf in die Lieferantenverhandlungen miteinzubeziehen. Um Einsparungen zu erzielen – was bis dato ein häufiges Hindernis des Einkaufs war. Selbstverständlich müssen alle Geschäftsbereiche dem Einkauf diese Rolle auch wirklich zutrauen und Offenheit sowie Transparenz dahingehend herrschen, welche Einsparungen einzelne Geschäftsbereiche auf Wunsch des Einkaufs festschreiben lassen sollten – und umgekehrt. 

Planen Sie Flexibilität für Ihren Einkaufsprozess ein 

Sollten Finanzteams mit ihren Kollegen vom Einkauf zusammenarbeiten, dann müssen sie ihre Komfortzone verlassen. Budgets werden vor Beginn des Finanzjahres erstellt, weshalb sie mitunter sehr rasch wieder veralten. Darüber hinaus gibt es oft Faktoren, die außerhalb der Kontrolle des Unternehmens liegen und die sich darauf auswirken können, ob Einsparungen gegenüber dem Budget erzielt werden.

Die Auswirkungen von COVID auf die prognostizierten Ausgaben ist ein gutes Beispiel dafür. „Wir bemerkten Rückgänge in einzelnen Ausgabenbereichen, da unser gesamtes Personal von zu Hause aus arbeitet“, sagt John Mahony. „Im Büro wird infolgedessen weniger ausgedruckt und die ortsgebundenen Kosten sinken, was wir vor COVID in dieser Form einfach nicht auf dem Radar gehabt hätten.“

John Mahony bestätigt, dass sich die Finanzabteilung damit abfinden muss, zurückzustecken und mehr Flexibilität an den Tag zu legen. „[Permanent TSB] versucht unablässig, unsere digitalen Fähigkeiten und unsere Technologie-Infrastruktur zu verbessern“, erklärt er. „Wenn wir am Jahresbeginn mit den besten Absichten das Budget erstellen, wird die Lage ein paar Monate später plötzlich turbulent und wir müssen unsere Mittel anderweitig investieren.“

Und auch im Einkauf sind Einsparungen in Bezug auf einzelne Lieferanten womöglich im Budget verankert. Nichtsdestotrotz können sich Faktoren wie steigende Rohstoffpreise oder die bevorstehende Erneuerung eines langfristigen Vertrages auf die im Verlauf des Jahres erzielten Einsparungen auswirken.

Der Schlüssel liegt darin, dass beide Abteilungen ihr Wissen weitergeben und Risiken kommunizieren. Wenn die Finanz- und die Einkaufsabteilung darauf bestehen, nur Einsparungen bei den Ausgaben zu erzielen, die im Budget vorgesehen sind, können sie den Wert, den sie für ein Unternehmen erbringen können, letztlich stark einschränken. Gelegentlich finden sich die umfassendsten und wesentlichsten Ausgaben erst gar nicht im Budget.

Ich kenne den potenziellen Wert der Einkaufsfunktion aus eigener Erfahrung“, unterstreicht John Mahony. „Das Berichtswesen spielt für den Einkaufsprozess eine entscheidende Rolle, weil es die erfolgte Arbeit hervorhebt und zur Vertrauensbildung beiträgt.

John Mahoney Senior Finance Manager, Permanent TSB

Finanz- und Einkaufsleiter: Vertrauen durch Transparenz 

Häufige und transparente Kommunikation bildet das grundlegendste Element jeder erfolgreichen Partnerschaft. Das Messen von Einkaufseinsparungen ist eine Art Kunst und es ist nicht ungewöhnlich, dass sich Einkaufsfunktionen unterbewertet vorkommen.

Das Einkaufsteam von Permanent TSB ist auf dem besten Wege, das ursprüngliche Einsparungsziel von 20% zu übertreffen, was Investitionen in seine Mitarbeiter, digitale Initiativen und andere strategischen Potenziale ermöglicht.  


„Ich kenne den potenziellen Wert der Einkaufsfunktion aus eigener Erfahrung“, unterstreicht John Mahony. „Das Berichtswesen spielt für den Einkaufsprozess eine entscheidende Rolle, weil es die erfolgte Arbeit hervorhebt und zur Vertrauensbildung beiträgt.“

Der Schlüssel liegt im gemeinsamen Verständnis. Die Schaffung einer Erwartungsbasis sowie häufige Berichte und Kommunikation zwischen der Einkaufs- und der Finanzabteilung sorgen für ein solides Budget und eine einheitliche Einschätzung der Zielsetzungen noch vor Prozessbeginn. Deshalb sollte am Projektbeginn unbedingt eine Einsparungsmethodik für jede einzelne Initiative vereinbart werden. Diese sollte vom Einkauf, der Finanzabteilung und den weiteren Geschäftsbereichen zur Kenntnis genommen und akzeptiert werden und in Zeiten der Ungewissheit zur Orientierung dienen.

Ohne eine derartige Projektmethodik bzw. -vision könnten Zweifel oder mangelndes Vertrauen entstehen. Ähnliches könnte passieren, falls dieser wesentliche Schritt erst am Ende des Verfahrens zum Einsatz kommt, wenn die Initiative bereits abgeschlossen ist. In so einem Fall ist es denkbar, dass sich alle drei Parteien auf eine andere Berechnungsmethodik stützen, die ihren Interessen möglichst entgegenkommt. Beispielsweise könnten die Einkaufsteams alles tun, um große Einsparungen zu erzielen, während die Geschäftsabteilung genau das gegenteilige Ziel verfolgt, um Probleme mit dem Budget zu vermeiden.

Es kann nicht nachdrücklich genug auf die Wichtigkeit hingewiesen werden, das Ganze vor Beginn der Initiative durchzuführen, um Vertrauen im gesamten Projektverlauf aufzubauen und sicherzustellen, dass der Prozess störungsfreier und zum Ende hin erfolgreicher abläuft.

Vier zentrale Erkenntnisse für umfangreiche Einkaufseinsparungen dank Zusammenarbeit
 

  1. Erarbeitung von Regeln und historischen Ist-Kosten, bei der beide Parteien entscheiden, was möglich ist
  2. Bereitschaft, das Budget den sich ändernden Prioritäten gemäß anzupassen
  3. Festschreibung von Einsparungen, um eine abteilungsübergreifende Mitarbeit sicherzustellen
  4. Regelmäßiges und präzises Reporting, wobei potenzielle Bedenken kenntlich gemacht werden sollten


Für weiterführende Informationen zu einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen der Einkaufs- und der Finanzabteilung, lesen Sie Die Beziehung zwischen CFO und Einkauf in Ausgabe 8 von The Source.
 

REALISIERUNG VON EINSPARUNGEN

Mehr erfahren

PROFIT FROM PROCUREMENT von Simon Whatson, mit den Co-Autoren Alex Klein und Jose Oliveira, enthält ein ganzes Kapitel über die Realisierung von Einsparungen, das Sie nicht verpassen sollten.

Buch bestellen