In der Vergangenheit hat der Einkauf hauptsächlich Bestellungen bearbeitet und versucht, nicht zu viel auszugeben. Es überrascht nicht, dass die Finanzabteilung ihn daher als Teil des operativen Geschäfts ansah; eine Kostenstelle und kein Profit-Center.

Heute ist der Einkauf zu einer tragenden Säule in der Unternehmensstrategie geworden. Mit den Worten von Luke Pelosi, CFO des Abfallmanagement-Unternehmens GFL Environmental, das seit März 2020 an der Toronto Stock Exchange mit einer Marktkapitalisierung von 5,8 Mrd. USD notiert ist: „Der Einkauf stellt eine erhebliche Chance für uns dar, organisches Wachstum voranzubringen.“

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Kosten reduzieren

Larry Katz, bis zuletzt CFO bei Genesys, ein US-Unternehmen im Wert von mehr als 2 Mrd. USD, das Software für den Bereich Customer-Experience herstellt, führte eine strategische Einkaufsinitiative durch, die letztendlich die adressierbaren Kosten des Unternehmens um 10 % reduzierte.

„Der Einkauf ist eine der ergiebigsten ROI-Initiativen, die man als CFO verfolgen kann, abgesehen von der Investition in den Vertrieb. Doch sie ist deutlich besser umsetzbar und erlaubt es Ihnen, in den Vertrieb zu reinvestieren, um die Erträge ohne zusätzliche Finanzierung fördern zu können“, so Larry Katz.

Die Beziehung zwischen CFOs und dem Einkauf zu verändern und zu verbessern erfordert Einsatz auf beiden Seiten, denn beide können hierzu Maßnahmen ergreifen. Der CFO muss das gesamte Unternehmen dazu bewegen, den Einkauf ernst zu nehmen. Und der Einkauf muss beweisen, dass er Geschäftsziele konsequent erfüllen kann. Wir haben vier CFOs, die in kürzliche oder aktuelle Transformationsprogramme für den Einkauf involviert waren bzw. sind, um ihre Einschätzung gebeten, wie sich der größtmögliche Nutzen aus den Programmen ziehen lässt.

Wählen Sie die richtige Führungskraft

Viele Mitarbeiter mögen die Idee einer leistungsstarken Einkaufsabteilung – jedoch nicht für ihre eigene Geschäftseinheit. Katz erinnert sich an den Beginn seiner Laufbahn zurück: „Jeder dachte, ja, großartige Idee – damit lässt sich in anderen Abteilungen bestimmt gut sparen.“

Laut den CFOs sollten Sie mit einigem Widerstand rechnen. Als Katz erkannte, wie viel Change Management erforderlich war, beschloss er, sich für die Leitung seines Programms weniger auf Einkaufsexpertise, sondern auf interne Glaubwürdigkeit zu konzentrieren und übertrug die Programmleitung einer angesehenen langjährigen Mitarbeiterin. 

„Ich vertraute die Programmleitung einer Person an, die zwar keine Erfahrung im Einkauf besaß, dafür aber institutionelle Glaubwürdigkeit. Dann stellte ich Einkaufsberater ein, um die neue Leiterin in ihre Arbeit und ihren Bereich einzuarbeiten. Sie stellte letztendlich dann Fachkräfte für den strategischen Einkauf ein“, erklärt Katz. „Die neue Programmleiterin war genau die richtige Wahl, denn sie konnte jede Geschäftseinheit und Funktion dazu bewegen, sich zu beteiligen“, fügt er hinzu.

Kommunikation und Verhandlung

Ulrike Becker, CFO der ComData Group, stimmt zu, dass Führungskräfte im Einkauf gute Verhandlungsführer sein müssen, sowohl gegenüber internen als auch externen Stakeholdern. „Sie brauchen überzeugende Argumente, um Veränderungen auf den Weg zu bringen, denn Change Management ist ein großer Teil des Ganzen. Sie müssen das Unternehmen dazu bringen, gewohnte Lösungen aufzugeben und neue Mitarbeiter und Talente an Bord zu holen.“

Auch gute Kommunikation ist sehr wichtig. „Es handelt sich um eine sehr interaktive Rolle, da man mit den Unternehmenseignern, lokalen Einkaufsabteilungen und mit dem Vorstand kommunizieren muss“, fügt Becker hinzu.

Laut Becker erfordert der Einkauf ein tiefes Verständnis des operativen Geschäfts. „Nur so kann man erfolgreich darüber diskutieren, warum alternative Lösungen im Einkauf praktikabel sein können, um das Unternehmen erfolgreicher zu machen.“

Dana Mason ist CFO bei Direct Energy, einer Tochtergesellschaft des international tätigen Energie- und Serviceunternehmens Centrica plc mit Niederlassungen und verbundenen Unternehmen in 50 US-Bundesstaaten, einschließlich Washington D.C. sowie acht kanadischen Provinzen. Laut Mason ist es wichtig, dass der Einkauf seine eigene Strategie mit den Unternehmenszielen sowie den Bedürfnissen der Kunden abstimmt.

Mason sagt: „CPOs werden oft nach dem Prinzip eingestellt: ‚Unsere Einkaufsabteilung spart nicht so viel ein, wie wir es für richtig halten. Bringen Sie das mal in Ordnung.‘ Und dann geschieht Folgendes: Der Einkaufsleiter fängt an und sagt: ‚Dies ist meine Strategie, so werden wir sparen.‘ Und andere sagen wiederum: ‚Es geht nur ums Geschäft.‘“  

„Ich rate dazu, flexibel zu sein. Sie brauchen eine Mischung aus Top-Down-Richtlinien und Ideen von der Basis, und das muss dann zusammengebracht werden.“

Larry Katz
Ehemaliger CFO, Genesys

Der Einkauf ist eine der ergiebigsten ROI-Initiativen, die man als CFO verfolgen kann.

Dana Mason
CFO, Direct Energy

Ich rate dazu, flexibel zu sein. Sie brauchen eine Mischung aus Top-Down-Richtlinien und Ideen von der Basis, und das muss dann zusammengebracht werden.

Seien Sie selektiv

Die Rolle des Einkaufs ist für jede Abteilung oder Transaktion anders. „Ich denke nicht, dass eine Pauschallösung immer funktioniert“, sagt Mason.

Wie andere rät auch er, stattdessen zu entscheiden, welche Warengruppen am besten vom Einkauf versorgt werden sollten und welche dezentralisiert bleiben können. Gleichzeitig sollte der Einkauf immer irgendwie involviert sein – ob in einer führenden oder beratenden Rolle oder einfach als Resonanzfläche, je nach Situation.

Katz rät dazu, Veränderungen in sensiblen Bereichen Schritt für Schritt einzuführen und sich ihrer Auswirkungen bewusst zu sein, etwa im Hinblick auf Benefits, Reisekosten und Spesen. Seine Abteilung hatte versucht, die Bereiche Reisen und Spesen in einem Durchgang anzugehen, doch schon bald stellte sich heraus, dass der Erfolg dort deutlich schwerer zu erreichen war als in anderen Warengruppen. „Das war ziemlich kontrovers“, erinnert er sich. „Im Endeffekt hat es funktioniert, doch es hat zu viel Stress im Unternehmen geführt.“

Weit mehr als Kosteneinsparungen 

Einige Unternehmen erachten den Einkauf einfach als eine Möglichkeit, um Geld zu sparen. Doch der Einkauf kann weit mehr bieten.

Aufgabe des Einkaufs ist es, Wert aus der Lieferkette zu schöpfen – mit Lieferanten als Partnern, die dem Unternehmen dabei helfen. Der Wert, den der Einkauf generiert, geht also über die reine Kostenreduzierung hinaus. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Produkte oder Dienstleistungen erwerben kann, die es ihm erlauben, schneller zu wachsen oder mehr Produkte zu verkaufen, ist diese eine berechtigte Einkaufsaktivität. 

Bei ComData spielt der Einkauf eine zentrale Rolle bei der Beschaffung von Technologien, die das Kerngeschäft darstellen. Becker sagt: „Eine gut strukturierte Einkaufsabteilung mit einem fundierten Verständnis vom Geschäft kann außerordentlich hilfreich sein, da sie den Austausch von Wissen über Technologien, Standortbetriebe und IT-Lösungen möglich macht. Ohne die Einkaufsabteilung findet dieser Austausch zwar statt, aber er gestaltet sich sehr viel schwieriger.“

„Wenn der Einkauf wirklich auf das Unternehmen ausgerichtet ist, kann er einen sehr positiven Effekt auf den Kostenaspekt sowie die Führung und Organisation des Unternehmens haben.“

Wenn der Einkauf wirklich auf das Unternehmen ausgerichtet ist, kann er einen sehr positiven Effekt auf den Kostenaspekt sowie die Führung und Organisation des Unternehmens haben.

Ulrike Becker
Group CFO, ComData

Wählen Sie die richtigen Messgrößen und zielen Sie auf erhebliche Gewinne ab

Eine Fokussierung auf kleine Gewinne ist gut, um das Selbstvertrauen zu stärken, doch es wird nicht genug sein, um eine langanhaltende institutionalisierte Dynamik zu fördern. Dafür müssen Sie konsistente, substanzielle Gewinne vorweisen.

Die wichtigste Kenngröße sind die Kosteneinsparungen. Um sie im Auge zu behalten, hat Becker ein separates Budget für den Einkauf erstellt, das in die Finanzberichterstattung einfließt. Dies ermöglicht die Nachverfolgung erzielter Einsparungen. „Das ist wichtig. Denn wenn der Aufwand und die erzielten Einsparungen nicht nachverfolgt und quantifiziert werden, finden solche Anstrengungen nur schwer Anerkennung. Es bedeutet auch, dass – wie es in vielen Unternehmen der Fall ist – keine Diskrepanz besteht zwischen dem, was der Einkauf als Einsparungen berichtet und was die Finanzabteilung als realisierten Gewinn anerkennt.

Mason weist darauf hin, wie wichtig es ist, sowohl die inflationsbereinigten Einsparungen als auch die Gesamteinsparungen pro Projekt zu erfassen, damit die Abteilung ihr bestmögliches Ergebnis liefern kann.

Weitere unterstützende Kennziffern können die positiven Auswirkungen des Einkaufs hervorheben. Dazu gehört beispielsweise eine von Masons bevorzugten Messgrößen: der Prozentsatz aller Bestellungen, die ohne Vorfälle bearbeitet werden.

Denken Sie daran: Daten sind Macht

Um die Zustimmung der Mitarbeiter für einen zentralisierten Einkauf zu erhalten, war es nach Meinung von Luke Pelosi von GFL Environmental sehr hilfreich, mit den Teams zusammenzukommen und eine Übersicht über die Kosten der einzelnen Teams für ein und denselben Artikel zu erstellen.

„Um die Unterstützung der Teams zu erhalten, war es am wichtigsten, zu zeigen, wie vielfältig die Preislandschaft für manche Komponenten ist. Mit einem Diagramm konnten wir verdeutlichen, dass zehn der Leute im Raum für genau den gleichen Reifen jeweils einen anderen Preis zahlten. „Wenn das klar erkennbar ist und wir die Ausgaben so angleichen, dass sie marktgerecht sind, dann ist das ein großer Erfolg.“

Das Unternehmen hat jetzt eine vereinfachte Lieferkette mit wenigeren SKUs (Stock Keeping Units), wenigeren Lieferanten, die zu verwalten sind, und eine bessere Nachverfolgbarkeit, wenn etwas schiefgeht.

Doch verlassen Sie sich nicht zu sehr auf Excel-Tabellen

Wenn es um die Fertigkeiten geht, die in einem Change-Programm benötigt werden, dann braucht man Leute, die mit beiden Beinen fest auf dem Boden der Realität stehen.

Pelosi sagt, er schätze vor allem Führungskräfte im Einkauf, die verstehen, dass Einsparungen sich nicht immer so einstellen, wie eine Excel-Tabelle sie vorgibt.

„Ich kenne Menschen, die auf Excel-Tabellen schwören, doch die Wirklichkeit funktioniert nicht immer so. Die Erfahrung oder das Händchen dafür zu haben, wann immer es geht positive Abweichungen im echten Geschehen zuzulassen, ist äußerst wichtig.“

„Im Einkauf gibt es häufig jede Menge Mitarbeiter mit dem richtigen Ansatz: Der Einkauf ist als Abteilung tendenziell zahlenfokussiert, jedoch auch pragmatisch. Wenn der Einkauf alles richtig macht und die Einstellung stimmt, dann gibt es natürliche Synergien mit der Finanzabteilung. Eine effektive Zusammenarbeit sollte also möglich sein.“

Für Pelosi ist dies von entscheidender Bedeutung. „Bei einem Unternehmen mit einer so umfassenden und vielfältigen geografischen Reichweite wie unserem gibt es viele Situationen, in denen ein pragmatischer Ansatz gewählt werden muss, denn eine Excel-Tabelle ist nicht alles. Für den Erfolg des Einkaufs ist es sehr wichtig, eine Führungskraft zu haben, die erfahren genug ist, um dies zu akzeptieren.“

Luke Pelosi
CFO, GFL Environmental

Wenn man sich den aktuellen Zustand erst ansieht, wenn wir Dinge bereits umsetzen, dann ist es zu spät.

Behalten Sie die Zukunft im Auge

Die Finanzabteilung neigt zu einer historischen Sicht auf die Dinge. Doch laut Pelosi müssen Teams oft vorausschauend denken – insbesondere, wenn sie in einem schnell wachsenden Unternehmen arbeiten.

„Es ist beispielsweise sehr hilfreich, wenn meine Einkaufsabteilung über mögliches Wachstum durch zukünftige Übernahmen nachdenkt und sich fragt, wie sich dies auf unsere Tätigkeiten auswirken könnte. Wenn sich die Mitarbeiter Gedanken über die Anforderungen für den Einkauf machen, die mit dem Kauf eines anderen Unternehmens einhergehen, dann hilft mir das sehr.“

„Wenn man sich den aktuellen Zustand erst ansieht, wenn wir Dinge bereits umsetzen, dann ist es zu spät.“

Denken Sie sorgfältig über Hierarchiestrukturen nach

Für Pelosi sollte der Einkauf dem operativen Geschäft unterstellt sein. „In anderen Branchen könnte es sinnvoll sein, andere Hierarchiestrukturen zu haben. Doch für mich hat die Finanzabteilung eine unterstützende Funktion, um die Basis mit den nötigen Daten und Analysen zu versorgen, die erforderlich sind, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Wir sind dazu da, um den verantwortlichen Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie brauchen, um erfolgreich zu sein.“

Das funktioniert allerdings nicht überall. Bei der ComData Group ist der Einkaufsleiter dem Group CFO Frau Becker direkt unterstellt. Laut Becker hilft das beiden Abteilungen, sich auf die gleichen Ziele zu fokussieren. Und für manche Unternehmen hat der Einkauf eine solch große Bedeutung, dass der CPO im Vorstand sitzt.

Die richtige Verbindung ist das A und O

Die Beziehung zwischen Einkauf und Finanzabteilung zu verbessern, kann sehr nützlich sein und geht über die offensichtlichen Vorteile wie Kostensenkung und Verbesserung der Gewinnspanne hinaus. Bei ComData sorgt der Einkauf dafür, dass das Unternehmen mit den richtigen langfristigen Technologiepartnern zusammenarbeitet, um schnell zu wachsen und zu expandieren. Bei Direct Energy hat der Einkauf Einheitlichkeit zwischen einer Vielzahl von regional unterschiedlichen Einheiten geschaffen.

CFOs befinden sich heute in einer einzigartigen Lage. In der Zusammenarbeit mit dem Einkauf können sie die Wirkung vergrößern, die die Finanzabteilung auf das Geschäftsergebnis hat. Und wie Katz sagt: „Je früher man ansetzt, desto besser.“

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Wenn Sie einen der im Artikel angesprochenen Punkte besprechen möchten, kontaktieren Sie bitte Melaye Ras-Work oder Adi Bijedic.