Es ist mittlerweile hinlänglich bekannt, dass der Einkauf erheblich zur Wertsteigerung von Unternehmen beitragen kann. Hierzu sollten bestehende Einkaufsabteilungen ihren größtenteils transaktionalen Fokus auf einen ganzheitlichen Ansatz verschieben. Die richtigen Mitarbeiter, Fertigkeiten und Prozesse müssen vorhanden sein, um erfolgreiche Transformationsprogramme durchzuführen. Ein zunehmend wichtiger werdender Faktor sind entsprechende Technologien.

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Einkaufstechnologie hat auch eine wichtige Rolle gespielt, um die Transformation des Einkaufs von Paysafe, einem Branchenführer für spezialisierte Zahlungsplattformen, zu beschleunigen.

Paysafe hat mit seinen mehr als 3.000 Mitarbeitern und einem weltweiten Geschäft im Jahr 2019 Transaktionen im Wert von fast 100 Milliarden US-Dollar verarbeitet. Das Unternehmen erlebte ein schnelles Wachstum, sowohl organisch als auch durch Akquisitionen, mit der Folge eines uneinheitlichen, hauptsächlich auf einer transaktionalen und reaktiven Ebene agierenden Einkaufs.

Wachstumspläne von Paysafe

Um die eigenen ehrgeizigen Wachstumspläne zu unterstützen, hat Paysafe 2018 Efficio damit beauftragt, in mehreren wichtigen Warengruppen Kosteneinsparungen zu identifizieren und umzusetzen und Best Practices im Einkauf einzuführen.  Dies mündete in ein strategisches Einkaufsprogramm, mit dem eine durchschnittliche jährliche Einsparung von 15 % bei Drittanbieterausgaben erreicht werden sollte.

Voraussetzung dafür war die Umstrukturierung der Einkaufsabteilung. Efficio wurde beauftragt, eine Best-Practice-Einkaufsabteilung zu entwerfen und einzuführen. Diese sollte über einen Zeitraum von zwei Jahren über ein Managed-Service-Modell eingeführt werden, um danach eine hochleistungsfähige und eigenständige Einkaufsabteilung an Paysafe zurück zu übergeben.

Dieser Aufbau eines erstklassigen Einkaufs beinhaltete eine organisatorische Neugestaltung, die Rekrutierung von leistungsstarken Teammitgliedern, die Weiterbildung von bestehenden Mitarbeitern und die Konzeption und Umsetzung von neuen Best-Practice-Prozessen. Im Mittelpunkt des Programms stand allerdings die Einführung von eFlow, der innovativen digitalen Einkaufs-Plattform von Efficio.

„Die Möglichkeit, digitale Tools mit einem ganzheitlich konzipierten Programm zu kombinieren, das Daten und Geschäftspartnerschaften sinnvoll nutzt, war äußerst wichtig für den Erfolg des Projekts“, sagt Peter Smith, Group CEO von Paysafe.

„Unser Einkauf von heute wurde umgestaltet im Hinblick auf den Mehrwert, den er liefert, und wie er arbeitet, nämlich als echter Businesspartner mit internen Stakeholdern. Seit wir diesen Weg angetreten sind, liegen wir auf Kurs, um die Einkaufskosten über einen Zeitraum von drei Jahren erheblich zu reduzieren. Ich denke nicht, dass wir ohne den strategischen Prozess, die Warengruppenplanungen und die digitalen Werkzeuge, die uns jetzt zur Verfügung stehen, so viel hätten erreichen können.“

Alle Daten an einem zentralen Ort

Paul Brooking, ehemaliger Group Financial Controller von Paysafe, der die Umgestaltung des Einkaufs bei Paysafe betreute, führt aus: „Wir haben jetzt beispielsweise eine einzige digitale Ablage für alle Daten zu Ausgaben. Das bedeutet, dass wir On-Demand-Zugriff auf eine vollständige Ansicht von Warengruppen- und Lieferantenausgaben in all unseren Geschäftseinheiten und Regionen haben." 

"Die Anwendung klassifiziert Ausgaben basierend auf vordefinierten Regeln und visualisiert sie, damit wir sie auf verschiedene Arten analysieren und Chancen für Verbesserungen identifizieren können." 

"Und was wichtig ist: Es bedeutet auch, dass wir unsere Analysen und Erkenntnisse dem Unternehmen auf eine sehr viel zugänglichere Art und Weise präsentieren können, auf der Grundlage von faktenbasierten Entscheidungen.  Heute macht der Einkauf es uns möglich, neue Chancen wirkungsvoll einzuschätzen und neue Gelegenheiten für bessere Geschäftsergebnisse besser zu vertreten, die dann von der Geschäftsführung unterstützt werden.“

Laut Simon Whatson von Efficio, der das Transformationsprojekt leitet, ist Ausgabentransparenz ein großes Problem für viele Einkaufsabteilungen.

„Das Sammeln, Klassifizieren und Aktualisieren von Ausgabendaten ist ein erheblicher Zeit- und Arbeitsaufwand – ganz abgesehen von der Disziplin, die es verlangt. Das ist der Grund, warum es für so viele Teams im Einkauf schwierig ist, den Überblick darüber zu behalten. Doch ohne dies und die Transparenz, die es bietet, ist es schwer, Trends, Probleme und Chancen auszumachen. Die eFlow-Plattform bietet Paysafe einfachen Zugang zu genauen und vollständigen Ausgabendaten, die monatlich aktualisiert werden, und setzt zeitliche Kapazitäten für das Einkaufsteam frei, um Mehrwert schaffende Aktivitäten verfolgen zu können, anstatt Daten zu sammeln.“

„Zugang zu Daten und Insights auf einem solchen Niveau zu haben, hat wirklich verändert, wie wir mit dem Unternehmen arbeiten und wie das Unternehmen den Einkauf wahrnimmt“, sagt Brookings. 

„Ein Beispiel: In unserem Geschäft ist Risikomanagement von kritischer Bedeutung. Wir geben viel Geld für Software aus, die es uns ermöglicht, neue Kunden im Hinblick auf die Risikostufe zu bewerten, die sie für das Unternehmen darstellen. Wir haben herausgefunden, dass die verschiedenen Bereiche innerhalb des Unternehmens alle unterschiedliche Software für im Prinzip den gleichen Prozess verwendet haben – es gab also offensichtliche Gelegenheiten zur Kostenreduzierung und zur Einführung von Best Practices." 

"Genauso wichtig war, dass wir das in einer Art und Weise präsentieren konnten, die einen sehr überzeugenden Änderungswillen vermittelt.“ 

Die Ablage für Ausgabendaten ist außerdem mit einer Vertragsdaten -Ablage verknüpft, die Analysemöglichkeiten und Benachrichtigungen für bald ablaufende Verträge beinhaltet. 

Das Einkaufsteam von Paysafe weiß also, welche Verträge zur Erneuerung anstehen, welche Lieferanten verwendet werden oder welche Kostenbereiche in Angriff genommen werden sollten: Im Prinzip werden damit kontinuierlich und automatisch Einkaufsinitiativen geliefert.

Lieferanten einbinden

Eine der wesentlichen Verantwortlichkeiten des Einkaufs ist effektives Lieferantenmanagement. Für Paysafe ist unternehmenskritisch, dass Lieferanten Compliance-Anforderungen wie insbesondere Datenschutzstandards erfüllen. Bisher gehörte dazu „eine Menge unübersichtlicher Papierkram“ und ein erheblicher Arbeits- und Zeitaufwand. Efficio hat deshalb ein Tool für das Onboarding und die Registrierung von Lieferanten bereitgestellt, mit dem Lieferanten Anleitungen zu den erforderlichen Dokumenten erhalten und sie selbst hochladen können. Das Tool, Teil der eFlow-Plattform, hat Paysafe in die Lage versetzt, diesen Prozess einfach zu kontrollieren und den Onboarding-Prozess für Lieferanten zu beschleunigen.

Die eFlow-Technologie hat uns die Zeit und den Spielraum gegeben, eng mit unseren Stakeholdern zusammenzuarbeiten, um ihre Bedürfnisse wirklich zu verstehen und an diesen Arten von Initiativen zu arbeiten.

Paul Brooking, Group Financial Controller, Paysafe

Strategischer Mehrwert

„Selbstverständlich ist Kostenreduzierung sehr wichtig und unterstützt die Wachstumsentwicklung von Paysafe, doch wir konnten außerdem einen zusätzlichen strategischen Mehrwert realisieren“, sagt Paul Brooking.

„Zum Beispiel: Wir arbeiten in einer sehr dynamischen Branche, in der ständig neue innovative Anbieter mit neuen Lösungen auftauchen. Indem wir unser Wissen über den Zulieferermarkt einsetzen, können wir potenzielle Anbieter ausmachen, die die Kapazität haben, unseren Stakeholdern dabei zu helfen, ihre Geschäftsziele zu erreichen. Die eFlow-Technologie hat uns die Zeit und den Spielraum gegeben, eng mit unseren Stakeholdern zusammenzuarbeiten, um ihre Bedürfnisse wirklich zu verstehen und an diesen Arten von Initiativen zu arbeiten.“

Es ist entscheidend, die Art und Weise zu verändern, wie der Einkauf wahrgenommen wird: von einem ausführenden Auftragnehmer zum Partner für einen strategischen Wertbeitrag.

Simon Whatson, Principal, Efficio

Zugang zu Fachwissen

Auch die Identifikation und Realisierung von Chancen wird durch den Einsatz der Sourcing-Funktionen von eFlow vereinfacht.  eFlow bietet Zugang zu warengruppenspezifischem Fachwissen der Subject Matter Experts (SMEs) von Efficio, einschließlich Warengruppenstrategien, -preisstrukturen und kommerziellen Modellen, RFP-Vorlagen sowie die Möglichkeit, häufige Analysen schnell und einfach auszuführen. 

Das Tool befindet sich noch im Anfangsstadium der Einführung bei Paysafe, doch wenn es vollständig bereitgestellt ist, muss das Sourcing-Team nicht immer „das Rad neu erfinden“, wenn es auf dem Markt nach Dienstleistungen suchen muss, die bereits zuvor eingekauft wurden. Mit der Sourcing-Plattform muss das Team keine Angebotsdokumente und Lieferantenauswahllisten von Grund auf neu erstellen.

Initiativen und Einsparungen nachverfolgen

Dauerthema des Einkaufs ist sicherzustellen, dass sich die Einkaufsinitiativen auch tatsächlich in der Bilanz widerspiegeln.

„Nach unserer Erfahrung werden Initiativen oft nicht gut nachverfolgt, da es schwierig und arbeitsaufwendig ist“, sagt Simon Whatson von Efficio, „doch es ist von wesentlicher Bedeutung, um Glaubwürdigkeit im Unternehmen zu schaffen.“

„Darum haben wir auch bei Paysafe einen Schwerpunkt darauf gelegt. Unsere Methodik gibt Paysafe die Möglichkeit, Einkaufsinitiativen und Einsparungen zu erfassen, zu verfolgen und zu überwachen. Sie liefert Transparenz für Initiativen, Aktivitäten und Risiken und ermöglicht darüber hinaus genaue Prognosen sowie die Überwachung des Mehrwerts für die Finanzberichterstellung.“

„Dem Unternehmen und der Geschäftsführung zeigen zu können, dass Einkaufsinitiativen einen signifikanten Wert für die Bilanz liefern können, ist immens wirkungsvoll. Es ist entscheidend, um die Art und Weise zu verändern, wie der Einkauf wahrgenommen wird: von einem ausführenden Auftragnehmer zum Partner für einen strategischen Wertbeitrag.“

Ergebnisse

Während Paysafe auf dem Weg der Transformation weiter voranschreitet, haben die Ergebnisse bislang die Erwartungen übertroffen. Seit Beginn des Managed-Service-Vertrags hat der Einkauf fast das Doppelte der bis Ende 2020 anvisierten Kosteneinsparungen erzielt.

„Unser Erfolg ist das Ergebnis jeder Menge harter Arbeit von allen Beteiligten, sowohl vom Einkauf als auch vom gesamten Unternehmen“, sagt Peter Smith. „Efficio hat Lösungen und Erkenntnisse geliefert, mit denen wir unseren Einkauf umfassend verbessern konnten.“

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