Realiser le potentiel des achats à réduire les coûts et ajouter une valeur stratégique suppose une transition des fonctions achats existantes, dont l'approche est essentiellement transactionnelle, àune dimension plus holistique. La mise en place des personnes, des compétences et des procédures en adéquation avec ce projet est une condition essentielle à la réussite des programmes de transformation. Par ailleurs, un autre facteur de plus en plus important pour élever les fonctions achats au niveau supérieur est la présence de technologies adéquates.
Les technologies ont joué un rôle décisif dans l'accélération du processus de transformation des achats pour Paysafe, l'un des leaders du secteur des plateformes de paiement spécialisées.
Avec ses 3 000 employés et une implantation dans le monde entier, Paysafe a traité un peu moins de 100 milliards de dollars de transactions en 2019. La société a connu une croissance rapide, tant au niveau organique que par le biais d'acquisitions, ce qui a entraîné une fragmentation de ses opérations et la constitution d'une fonction achats disparate, qui fonctionnait sur un plan essentiellement transactionnel et réactif.
PLANS DE CROISSANCE
Pour soutenir ses ambitieux plans de croissance, Paysafe a engagé Efficio en 2018 afin d'identifier et réaliser des économies dans plusieurs catégories clés et introduire des règles de bonne pratique en matière d'achats. Il en a résulté un programme d'achats stratégique qui a permis d'économiser en moyenne 15 % sur les dépenses de tiers adressables.
La capacité effective de la fonction achats à générer une valeur ajoutée importante reposait sur une transformation des aptitudes de l'équipe en charge. En conséquence, Efficio a été chargé de concevoir et mettre en place une fonction achats d'envergure mondiale. La mise en œuvre a été programmée sur une durée de deux ans avec l'appui d'un modèle de service géré, après quoi il était prévu qu'une fonction achats à la fois performante et autonome soit « restituée » à Paysafe.
La mise en place de telles opérations d'achats a nécessité une conception organisationnelle, le recrutement de collaborateurs hautement performants, la remise à niveau des compétences du personnel existant, ainsi que la conception et la mise en œuvre de nouveaux processus reposant sur des meilleures pratiques. Le cœur du programme a toutefois été le déploiement d'eFlow, la plateforme d'achats numérique leader du marché d'Efficio, à la fois pour améliorer et accélérer le parcours de transformation.
« La capacité à intégrer des applications numériques à un programme conçu de manière holistique qui tire parti des données et des partenariats commerciaux a été extrêmement importante dans le succès du programme », déclare Peter Smith, directeur financier du groupe Paysafe.
« Aujourd'hui, notre fonction achats s'est transformée tant en termes de valeur ajoutée que de mode de fonctionnement, pour devenir un véritable partenaire commercial des parties prenantes internes. Depuis le début de ce cheminement, nous sommes sur les rails pour réduire considérablement nos coûts d'approvisionnement sur plus de trois ans. Je ne crois pas que nous aurions pu aller aussi loin et aussi rapidement sans les processus stratégiques, les plans catégoriels et les outils numériques dont nous disposons aujourd'hui ».
Rassemblement de toutes les données en un même lieu
Paul Brooking, ancien contrôleur financier du groupe Paysafe ayant supervisé la transformation de la fonction achats auprès de Paysafe, précise : « Nous disposons désormais d'un référentiel numérique unique de toutes les données relatives aux dépenses. Cela nous procure un accès à la demande, pour obtenir une visibilité complète des catégories et des fournisseurs sur l'ensemble de nos unités commerciales et de nos zones géographiques.
L'application classe les dépenses en fonction de règles prédéfinies et les affiche de manière à ce que nous puissions les analyser de différentes manières et identifier ainsi les opportunités d'amélioration », explique Paul Brooking.
« Cela nous offre également la possibilité de présenter nos analyses et nos connaissances approfondies à la partie commerciale de manière beaucoup plus accessible, sur la base d'une prise de décision fondée sur les faits. Dorénavant, notre fonction achats nous aide à évaluer et à promouvoir efficacement les nouvelles opportunités d'obtenir de meilleurs résultats, en bénéficiant du soutien de la direction ».
Selon Simon Whatson, qui dirige les travaux de transformation pour le compte d'Efficio, la visibilité des dépenses représente un enjeu majeur pour de nombreuses fonctions achats :
« La collecte, la classification et la mise à jour des données relatives aux dépenses nécessitent beaucoup de temps et d'efforts, sans parler de la discipline. C'est pourquoi il est difficile, pour de nombreuses équipes achats, de rester à la pointe sur cette question. Pourtant, en l'absence de cette contribution et de la visibilité qui en résulte, il est difficile d'identifier les tendances, les problèmes et les opportunités. La plateforme eFlow permet à Paysafe d'accéder facilement à des données de dépenses précises et complètes, actualisées chaque mois, tout en accordant à l'équipe achats davantage de temps pour se consacrer aux activités à valeur ajoutée, plutôt qu'à la collecte de données ».
« L'accès à ce niveau de données et de connaissance a véritablement modifié notre manière de travailler avec l'équipe commerciale, ainsi que la considération de celle-ci à l'égard des achats », poursuit Paul Brooking.
« Par exemple, dans notre activité, la gestion du risque est un enjeu crucial. Nous dépensons beaucoup d'argent dans des logiciels qui nous permettent d'évaluer les nouveaux clients en fonction du niveau de risque qu'ils représentent. Nous avons constaté que les différents secteurs de l'entreprise utilisaient tous des logiciels différents, alors que le processus est foncièrement le même. Il y avait donc des opportunités évidentes de réduire les coûts et de mettre en œuvre de meilleures pratiques.
Un autre aspect tout aussi important est que nous avons pu démontrer cela à l'équipe commerciale d'une manière qui a très largement plaidé en faveur du changement ».
Le référentiel de données sur les dépenses est également associé à un référentiel de gestion des contrats, qui délivre des analyses et des notifications sur l'expiration prochaine des contrats.
Cet outil permet à l'équipe achats de Paysafe de prendre connaissance des contrats à renouveler, des fournisseurs sélectionnés, des domaines de dépenses à traiter, et plus important encore, de générer un pipeline automatisé et continu d'initiatives en matière d'achats.
Intégration des fournisseurs dans la dynamique
L'une des responsabilités primordiales de la fonction achats concerne la gestion efficace des fournisseurs. Pour Paysafe, il est indispensable que les fournisseurs répondent aux exigences de conformité réglementaire, telles que les normes de confidentialité des données, afin de garantir la sécurité des informations de ses clients. Auparavant, cette mission impliquait une montagne de documents et de paperasses diverses, dont le traitement exigeait beaucoup de temps et d'efforts. Efficio a déployé un outil d'intégration et d'enregistrement des fournisseurs qui a permis à ces derniers d'accéder à la documentation requise et de la télécharger eux-mêmes. Grâce à cet outil, qui fait partie intégrante de la plateforme eFlow, Paysafe peut contrôler facilement ce processus et accélérer l'intégration des fournisseurs.
La technologie eFlow nous a permis d'acquérir le temps et l'espace nécessaires pour nouer une étroite collaboration avec nos parties prenantes, de manière à comprendre vraiment leurs besoins et travailler à la réalisation de ce genre d'initiatives.
Ajout de valeur stratégique
« Certes, la réduction des coûts est très importante et contribue à soutenir la trajectoire de croissance de Paysafe ; mais de plus en plus, nous parvenons à ajouter une valeur stratégique supplémentaire », explique Paul Brooking.
« Nous travaillons par exemple dans un secteur en pleine évolution où un grand nombre de fournisseurs innovants et de nouvelles solutions émergent en permanence. En nous appuyant sur notre connaissance du marché des achats, nous sommes parvenus à identifier des fournisseurs potentiels qui possèdent la capacité nécessaire pour aider nos intervenants à atteindre leurs objectifs commerciaux. La technologie eFlow nous a permis d'acquérir le temps et l'espace nécessaires pour nouer une étroite collaboration avec nos parties prenantes, de manière à comprendre vraiment leurs besoins et travailler à ce genre d'initiatives.
La possibilité de démontrer à l'équipe commerciale et à la direction que les initiatives en matière d'achats apportent une valeur ajoutée tangible est un argument extrêmement puissant.
ACCES A L'EXPERTISE
L'identification et la concrétisation des opportunités sont simplifiées grâce à la fonctionnalité de sourcing guidée par le contenu d'eFlow. Celle-ci donne accès à des connaissances sur les catégories de produits à partir de la base d'utilisateurs experts d'Efficio, en détaillant les stratégies et structures de tarification catégorielles, les modèles commerciaux, les modèles de catégories d'appels d'offres, ainsi que la possibilité d'exécuter rapidement et aisément des analyses courantes.
Le déploiement de cet outil n'en est encore qu'à ses prémices chez Paysafe, mais une fois la mise en œuvre effective, il réduira au minimum l'obligation pour l'équipe achats de passer entièrement le marché en revue pour rechercher des services déjà acquis. Grâce à cette plateforme d'achats dotée de contenus utiles, l'équipe n'aura plus besoin de créer des fiches d'offre ni des listes de fournisseurs à partir du néant.
SUIVI DES INITIATIVES ET DES AVANTAGES
L'un des problèmes récurrents auxquels font face les équipes d'achats est la possibilité de garantir que les avantages identifiés atteignent effectivement les résultats escomptés.
« D'après notre expérience, le suivi des bénéfices n'est souvent pas très bien effectué, en raison des difficultés et des efforts qu'il implique, explique Simon Whatson, cadre d'Efficio, mais c'est une condition essentielle pour établir une crédibilité auprès de la fonction commerciale.
C'est la raison pour laquelle nous avons beaucoup mis l'accent sur ce point chez Paysafe. Notre méthodologie permet à Paysafe d'enregistrer, de suivre et de surveiller à la fois les initiatives d'achats et les économies réalisées. Elle offre une visibilité sur les initiatives, les activités et les risques et, surtout, elle permet de prédire et de surveiller les avantages avec précision pour les besoins du reporting financier.
La possibilité de démontrer à l'équipe commerciale et à la direction que les initiatives en matière d'achats apportent une valeur ajoutée tangible est un argument extrêmement puissant. C'est un argument décisif pour faire en sorte que la fonction achats soit perçue non plus comme un preneur de commandes, mais comme une source de valeur stratégique réelle », conclut-il.
RESULTATS
Alors que Paysafe poursuit son processus de transformation, les résultats ont jusqu'à présent été supérieurs aux attentes. Depuis le début du contrat de service géré, la fonction achats a atteint près du double des économies ciblées et réduit considérablement les coûts d'approvisionnement à l'horizon de la fin 2020.
« Notre réussite est le fruit d'un travail acharné de la part de tous les acteurs concernés, tant au niveau de la fonction achats que du côté commercial, se réjouit Peter Smith. Efficio a apporté des solutions et des idées qui nous ont permis d'améliorer considérablement notre fonction achats de bout en bout ».