Der extreme Druck und die gemeinsamen Herausforderungen der letzten Monate veranlassten den öffentlichen, den privaten und den akademischen Sektor dazu, sich gemeinsam hochkomplexen Herausforderungen im Einkauf zu stellen.

Die dringende Versorgung mit PSA unter massivem Zeitdruck, die Einrichtung eines Test- und Nachverfolgungssystems und die notwendige Implementierung einer landesweiten Impfstoffbereitstellung haben die Vertreter des öffentlichen Sektors veranlasst, mit anderen Sektoren zu kooperieren, um die bestmöglichen Lösungen der Öffentlichkeit, Politikern und Staatsoberhäuptern zu liefern - und Ergebnisse zu erzielen.

Wir haben uns mit drei Entscheidungsträgern des öffentlichen Sektors unterhalten, die alle ihren Teil zu diesen lebensnotwendigen Projekten beigetragen haben. Wir wollten aus erster Hand erfahren, wie der öffentliche Sektor diese durch großflächige Bereitstellungen und äußerst kurzfristige Umschlagzeiten gekennzeichneten Herausforderungen bewältigte. Jede einzelne der drei Initiativen hält wesentliche Erkenntnisse für Einkaufsteams bereit. 

Zu den Entscheidungsträgern zählen Gary Horsfield COO, UK PPE Department of Health and Social Care beim NHS, Jacqui Rock, CCO von NHS Test and Trace und Ruth Todd CBE, frühere Programmdirektorin der UK Vaccine Taskforce (VTF).

Um den Artikel zu lesen, ihre Podcasts anzuhören und mehr darüber zu erfahren, wie Gary Horsfield, Jacqui Rock, Ruth Todd und ihre Teams die größte Herausforderung unserer Zeit bewältigten, füllen Sie bitte untenstehendes Formular aus.

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Bewältigung einer PSA-Krise dank krisenfestem Warengruppenmanagement

Eine der ersten Herausforderungen, der sich der öffentliche Sektor im Jahr 2020 zu stellen hatte, war der Ankauf und die Auslieferung persönlicher Schutzausrüstung (PSA) an den Gesundheits- und Sozialsektor. Seit Beginn der Pandemie wurden 32 Milliarden PSA-Artikel angekauft, von denen 8 Milliarden an 58.000 Standorte in ganz Großbritannien ausgeliefert wurden.

Allein die Logistik stellte eine große Herausforderung dar. „Damals fand sich der Großteil des Bestands am Weltmarkt“, erläutert Gary Horsfield. Engpässe waren unvermeidlich und die Beziehungen angespannt. Der öffentliche Sektor verpflichtete sich, bis Jahresende 70% der Herstellungskapazitäten in Großbritannien zu schaffen – ein äußerst ambitioniertes Ziel angesichts der Tatsache, dass er bis dahin für unter 1% verantwortlich war. 

Die Zusage des öffentlichen Sektors, die PSA-Herstellungskapazitäten aus dem Boden zu stampfen, ist erstaunlich. Und ein Paradebeispiel für effizientes Warengruppenmanagement. Die Unterteilung der veranschlagten Ausgaben in zugehörige Produktkategorien erlaubte es den Teams, sich auf Onshore-Kapazitäten zu konzentrieren. Dank Konsolidierung und Optimierung konnten im Verlauf der PSA-Auslieferungen in ganz Großbritannien zudem rund 2.500 Jobs entstehen.

Einkaufsteams können diesem Erfolg nacheifern, indem sie ihre Warengruppenmanagementstrategie optimieren. So versetzen sie sich in die Lage, Verhandlungen zu ihren Gunsten zu beeinflussen und Lieferanten in Abstimmung auf die übergeordneten Geschäftsziele zu managen. Jacqui Rock von NHS Test and Trace betonte darüber hinaus wie wichtig es ist, das Warengruppenmanagement fortlaufend um weitere Erkenntnisse zu bereichern: „Die Entwicklung der PSA-Lieferkette in Großbritannien hielt unzählige Lektionen für uns bereit, nicht zuletzt in Bereichen wie Anforderungen, Modellerstellung, Vorhersagen und Lagerung. Ganz wesentlich für dieses sich tagtäglich verändernde Vorhaben war die Vertrauensbasis zu unseren Lieferanten. Wir mussten sicherstellen, dass die Teams sich auf uns verließen und mit uns zusammenarbeiteten. Ich achtete sehr darauf, dass all diese Lehren sich in unseren Warengruppenstrategien niederschlugen.“  

Besonders stolz bin ich darauf, wie wir die verschiedenen Gruppen zusammengebracht haben.

Gary Horsfield CCO, UK PPE Department of Health and Social Care in NHS

Innerhalb von nur zwei Wochen wurde ein Organisationsmodell umgesetzt – was unter normalen Umständen für gewöhnlich ein Jahr in Anspruch nimmt. Das zeigt, wie schnell sich in einer Krisensituation das Unvorstellbare vollbringen lässt.

Jacqui Rock CCO, NHS Test and Trace

Test and Trace: In nur vier Monaten zu einer Organisation von der Größe von Sainsbury's

Bei ihrem Streben nach Wertsteigerung und funktionsübergreifenden Einsparungspotenzialen in ihren Unternehmen, sind Daten und Vertrauen ganz wesentliche Bestandteile der Arbeit jedes Einkaufsteams. Bei Ausbruch der Pandemie wurde es noch wichtiger, Ausgaben- und Lieferantenentscheidungen rechtfertigen zu können. 

„Ich persönlich stehe dafür ein, dass jeder einzelne öffentlich ausgegebene Penny nachvollziehbar und gerechtfertigt ist, über korrekte Kanäle den Markt erreicht und angemessen eingesetzt wird“, führt Jacqui Rock von NHS Test and Trace aus. „Die Verantwortung liegt nicht nur bei der Regierung – jeder Lieferant muss dafür gewonnen werden und über solide Verträge verfügen, schließlich muss alles angekauft werden. Die Verträge sind deshalb so bedeutend, weil sie jedem Einzelnen seine individuelle Rolle verdeutlichen.“ Einkaufsteams sollten die ihnen zur Verfügung stehenden Lieferantendaten aufmerksam analysieren, um lückenlos nachzuvollziehen, wofür sie ihr Geld ausgeben.

Jacqui Rock erläuterte uns, wie wichtig es ist, durch die Entwicklung eines leistungsfähigen Organisationsmodells die Daten zu verstehen und eng mit Lieferanten zusammenzuarbeiten. Bei der in nur vier Monaten vollzogenen Errichtung einer Organisation, deren Größe und Vielschichtigkeit mit Sainsbury’s vergleichbar sind, mussten natürlich massive Hindernisse überwunden werden. 

Neben der raschen Einführung war insbesondere die Datenüberprüfung entscheidend, um fundierte Entscheidungen hinsichtlich der Funktionsweise der Organisation und ihres Modells zu treffen. Jacqui Rock musste die Daten unter allen Umständen einsehen, um nachvollziehen zu können, welche Ausgaben mit welchen Lieferanten und für welchen Markt getätigt worden waren. „Jede einzelne Etappe des Projekts wurde von uns mithilfe der Daten gerechtfertigt“, merkt Jacqui Rock an.

„Innerhalb von nur zwei Wochen wurde ein Organisationsmodell umgesetzt – was unter normalen Umständen für gewöhnlich ein Jahr in Anspruch nimmt. Das zeigt, wie schnell sich in einer Krisensituation das Unvorstellbare vollbringen lässt“, fügt Jacqui Rock hinzu.

Risikomanagement bei Gesundheitsgefährdung

Risikomanagement ist insbesondere für jene Einkaufsteams von erheblicher Bedeutung, die Projekte betreuen, bei denen Leben auf dem Spiel stehen - insbesondere in einer Zeit, in der sich externe Faktoren unmittelbar auf Lieferkettenstörungen auswirken. Akut offensichtlich wurde das bei der Suche nach wirksamen Impfstoffen und der Sicherstellung ausreichender Bestände. Das Benennen und Handhaben von Risiken bevor diese zu einer Gefahr wurden, war einer der wesentlichsten Aspekte der Arbeit von Ruth Todd im Rahmen ihrer Tätigkeit für die UK Vaccine Taskforce (VTF).

Ruth Todd berichtet, dass die Impfstoffe ihre Wirksamkeit erst noch unter Beweis stellen mussten, als die Verträge bereits ausgearbeitet wurden. Neben komplexen einkaufsspezifischen Sachverhalten wie Reglementierung und Bereitstellung hatte das VTF-Einkaufsteam zudem noch die Effizienz der einzelnen Impfstoffanbieter zu beurteilen. 

„Wir baten eine Gruppe von Wissenschaftlern, Branchenexperten und Akademikern, sich sämtliche Datensets anzusehen, die sich für jede einzelne Impfstoffplattform ergaben, sowie die Lieferanten, die diese entwickelten“, erklärt Ruth Todd. Während der anfänglichen Vertragsphase im Sommer 2020 war diese Sorgfaltspflicht absolut entscheidend. „Tatsächlich waren wir eine Nasenlänge voraus: unsere Taktik bestand in der Vertragserstellung. Nur führt das Erstellen von Verträgen nicht automatisch zu Impfstoffen. In Zusammenarbeit mit der Lieferkette erbrachte unser umfassend befugtes Team die gewünschten Ergebnisse.“ 

Was das Risikomanagement innerhalb der Lieferkette anbelangt, „kam sehr viel Arbeit auf uns zu“, wie Ruth Todd einräumt. „Wir wurden immer besser beim Mapping der Lieferketten und erkannten sich anbahnende Engpässe bereits im Vorfeld. Anschließend arbeiteten wir uns durch jede Lösung, die uns einfiel, egal ob ministeriell, diplomatisch oder mithilfe unserer Branchenverträge.“ Dank der Planung verschiedener Szenarien war das Einkaufsteam in der Lage, Schwachstellen in der Lieferkette zu identifizieren und Lösungen zu finden, wodurch die Implementierung möglichst glatt über die Bühne ging.

Letztlich führt Ruth Todd den Erfolg des Projekts auf die Kenntnisse des übergreifenden Teams der VTF aus Branchen- und Regierungsvertretern, Unternehmern und Wissenschaftlern sowie auf die Einbeziehung ihrer Lieferketten zurück. „Wir arbeiteten Hand in Hand, steuerten diese Lieferkette, knüpften Beziehungen und lösten gemeinsam Probleme, aber die ganze Zeit über hatten die Lieferanten das Heft in der Hand“, erklärt Ruth Todd. 

„Das in Großbritannien auf diese Weise ermöglichte Ergebnis entstammt der Arbeit all dieser Lieferanten und dem Erfolg, den wir uns dankenswerterweise auf die Fahnen schreiben durften. Sämtliche Einzelanstrengungen der Branche und der Arbeitsgruppe führten zu dem äußerst menschlichen Ergebnis, dass sich unsere Eltern schließlich impfen lassen konnten.“ 

Um diese Beziehungen und Lieferketten anzuknüpfen, musste das VTF-Team auf jeder Projektstufe für Vertrauen sorgen und den Lieferanten Selbstsicherheit geben sowie Zuversicht in die Fähigkeit der britischen Regierung, Impfungen abzuwickeln. Und das Ganze basierte auf einer klaren Mission, Vision und kollaborativen Transparenz. „Die Eindeutigkeit des Ziels war grundlegend, da jeder Einzelne genau wusste, was von ihm erwartet wurde, und es war deshalb unnötig, alle fortwährend zu behelligen bzw. zu kontrollieren.“ 

Die Planung für jedes Szenario half dem Einkaufsteam, Engpässe in der Lieferkette aufzuzeigen und Lösungen zu finden, so dass die Umsetzung so reibungslos wie möglich verlief.

Ruth Todd CBE former Programme Director of the UK Vaccine Taskforce (VTF)

Eine Partnerschaft aus Regierung und Industrie

Das wichtigste Element der letzten Monate für den öffentlichen Sektor war die Transparenz und die Zusammenarbeit mit dem privaten und akademischen Sektor, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen. Die Pandemie machte es nötig, dass alle gemeinsam nach Lösungen suchen. Die branchenübergreifende Zusammenarbeit von Menschen möglich zu machen, wirkte sich grundlegend auf die erfolgreiche Umsetzung von Initiativen aus. „Mit am stolzesten bin ich darauf … wie wir die unterschiedlichen Gruppen an einen Tisch bringen“, sagt Gary Horsfield in Anspielung auf das PSA-Programm. „Damit meine ich Vertreter der Zentralregierung und des NHS, des DHSC und verschiedenster Beratungsunternehmen. Es ist uns gelungen, aus all diesen Menschen das Beste herauszuholen.“

Jacqui Rock verweist auf das schiere Volumen an Zusammenarbeit, das für Test and Trace notwendig war. „Vergegenwärtigen Sie sich nur sämtliche involvierten Personen, von mir selbst über jeden einzelnen Mitarbeiter der Testzentren bis hin zum Laborpersonal und den Technikern, die die App erstellen“, sagt Jacqui Rock, „50.000 Menschen, die sich für Test and Trace ins Zeug legen, ist kein Pappenstiel.“ Die Grundlage für eine effiziente Zusammenarbeit sieht Jacqui Rock im Vertrauen zu sowie in den produktiven Partnerschaften mit allen Hauptlieferanten.

Die Zusammenarbeit erlaubte es weiteren Programmen wie Test and Trace und VTF – die sich der monumentalen Aufgabe stellten, Millionen Menschen einen brandneuen Impfstoff zur Verfügung zu stellen – Lehren aus diesen Erfolgen und Herausforderungen zu zeihen. „Es ist nicht heldenmütig, das Rad neu zu erfinden“, bekennt Gary Horsfield. „Die Leistung besteht darin, Ergebnisse zu liefern, und wenn jemand bereits gezeigt hat, wie man es macht, gibt es keinen Grund, einen anderen Weg einzuschlagen.“ 

Beispielsweise erklärt Ruth Todd, worin für VTF die Herausforderung bei der Umsetzung der Markteinführung bestand: „Parallel zur Impfstoffentwicklung suchten wir aktiv nach freien Kapazitäten. Das Unterscheidungsmerkmal der Taskforce bildete das Regenbogenteam, dem wir bei Bedarf gewünschte Kompetenzen hinzufügen konnten. Entweder durch die direkte oder die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit außenstehenden Unternehmen. Worin auch immer unsere Aufgabe bestand, wir fanden stets einen Weg, sie zu erledigen, und unser Einkauf war proaktiv.“

Lebensverändernde Lösungen dank Einkauf

Zweifelsfrei durchlebte der Einkauf eine noch nie dagewesene Zeit. Gleichzeitig war es ermutigend zu sehen, wie Organisationen des öffentlichen Sektors in Großbritannien Seite an Seite lebensverändernde Lösungen und lebensrettende Programme umsetzten.

Welche Lehren können Einkaufsteams für ihren beruflichen Alltag aus der Reaktion des öffentlichen Sektors ziehen?

Seien Sie offen dafür, mit branchenexternen Kräften zusammenzuarbeiten
Die während der letzten zwei Jahre durchgeführten Projekte des öffentlichen Sektors haben gezeigt, dass die Zusammenarbeit mit breit aufgestellten Teams bessere Ergebnisse nach sich ziehen kann - ob mit Ihren Lieferanten oder Kollaborationen innerhalb des Unternehmens.

Der große Erfolg des Projekts der UK Vaccine Taskforce basierte in erster Linie auf der umfassenden Zusammenarbeit der von Ruth Todd als ,Regenbogenteam‘ bezeichneten Mannschaft. Ruth Todd beschreibt das Ganze wie folgt: „Branchenvertreter, Berater, Unternehmer und Beamte gaben sich die Klinke in die Hand. Benötigten wir bestimmte Kompetenzen, dann fügten wir diese einfach dem Team hinzu, entweder durch direkte oder durch partnerschaftliche Zusammenarbeit mit externen Firmen. Eine für den öffentlichen Sektor durchaus neue Herangehensweise. Worin auch immer unsere Aufgabe bestand, wir fanden stets einen Weg, sie zu erledigen, und unser Einkauf war proaktiv.”

Seien Sie flexibel und lernen Sie, unter Zeitdruck zu arbeiten
Das Arbeiten mit diversifizierten Teams führt Ihrem Projekt sehr viel umfangreichere Kompetenzen zu und erlaubt die rasche Verlagerung von Schwerpunkten, sollten externe Faktoren dies verlangen. Alle vorgestellten Projekte zeichnen sich durch eine für den öffentlichen Sektor recht ungewöhnliche Dringlichkeit aus. Jacqui Rock hebt dann auch die Geschwindigkeit als Schlüsselfaktor für die Umsetzung des UK Test and Trace-Programms in unter vier Monaten hervor. Dafür bedurfte es eines auf Einblicken basierenden Plans und eines Netzwerks vertrauenswürdiger Partner.

Vertrauen durch Daten
Um innerhalb Ihres Partnernetzwerkes Vertrauen aufzubauen, ist es unerlässlich, Einkaufsentscheidungen mithilfe von Daten zu steuern. Datengestützte Ansätze fördern das Vertrauen sowie produktive Beziehungen zu Ihren Lieferanten und rechtfertigen einzelne Entscheidungsprozesse vor dem gesamten Unternehmen.

Optimiertes Warengruppenmanagement
Ein ganzheitliches Verständnis der Ausgaben von Lieferanten, aufgeschlüsselt nach Ähnlichkeit oder Relevanz, ermöglicht es Ihnen, bessere Verhandlungen zu führen und Ausgaben nach Bedarf zu konsolidieren.

Mapping potenzieller Lieferkettenrisiken
Jedes Einkaufsteam ist insbesondere dafür verantwortlich, Risiken zu managen. Wenn die Vorgehensweise der öffentlichen Hand Lehren für uns bereithält, dann das proaktive Benennen von Risiken bzw. das Vorbereiten von Lösungen bevor Risiken zu Gefahren werden.

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Wie das NHS Tag für Tag 58.000 Standorte mit 30 Millionen PSA-Artikeln beliefert

Wie das NHS Tag für Tag 58.000 Standorte mit 30 Millionen PSA-Artikeln beliefert

Gary Horsfield, COO des NHS Department of Health and Social Care, berichtet über seine Erfahrungen als Leiter eines Teams, das für die Beschaffung und Verteilung von persönlicher Schutzausrüstung (PSA) zuständig ist.

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NHS Test and Trace: Bildung eines 50.000 Personen starken Teams in nur vier Monaten

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Jacqui Rock, CCO des Test & Trace-Programms, spricht über ihre Erfahrungen beim raschen Aufbau einer Organisation mit 50.000 Mitarbeitern, die die Bevölkerung des Vereinigten Königreichs auf COVID-19 testen und verfolgen soll.

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Flüssiges Gold: Die Geschichte der Arbeitsgruppe des COVID-19-Impfstoffs

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Ruth Todd CBE, ehemalige Programme Director der UK Vaccine Taskforce, spricht über ihre Führungsrolle in der Vaccine Taskforce (VTF).

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Weitere Informationen über unsere Arbeit in diesem Bereich finden Sie auf unserer Seite über den öffentlichen Sektor.

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