5 Fragen zum Einkauf, die sich jede Private-Equity-Gesellschaft stellen sollte

Die detaillierte Ausgabenanalyse von Efficio bei einer Dienstleistungsgruppe trug dazu bei, Einsparungen zu identifizieren, die seitdem einen Eigenkapitalwert von 250 Millionen Euro generiert haben. Lesen Sie hier, wie das erreicht wurde. 

Die Aufgabe, komplexe Einkaufs- und Supply-Chain-Systeme in den Griff zu bekommen, kann eine Herausforderung darstellen. Das Einbringen externer Experten, die umfassende, detaillierte Analysen liefern können, ist dabei für gewöhnlich eine wertvolle Anfangsinvestition.

Efficio wurde von zwei potenziellen Private-Equity-Käufern engagiert, um die Ausgaben einer Dienstleistungsgruppe zu analysieren. Die vorhandenen Systeme waren sehr komplex, wodurch es eine große Herausforderung war, festzustellen, wie viel und wofür tatsächlich ausgegeben wurde.

In der Due-Dilligence-Phase suchten die Unternehmen die Unterstützung von spezialisierten Beratern, um bereits vor der Übernahme genauer zu erkennen, wo Verbesserungen vorgenommen werden könnten und um mit dieser Hilfe die Investmentthese weiter zu entwickeln.

Efficio begann mit einer Reihe von Schlüsselfragen, die darauf abzielten, die Einsparpotenziale für die Unternehmen zu maximieren. Dazu gehörten:

1. Wissen Sie, wie viel das Unternehmen ausgibt und für was? 

Das klingt trivial, aber unserer Erfahrung nach fehlt Firmen oft der genaue Überblick darüber, was genau ausgegeben wird und wo.

2. Wie groß ist das Potenzial für Einsparungen und wo genau liegt es?

Wenn man die Ausgabenmuster innerhalb des Unternehmens verstanden hat, kann man ineffiziente Bereiche erkennen und bemessen, wie viel durch Neuverhandlung von Verträgen, Lieferantenwechsel, ein anderes Nutzungsverhalten usw. eingespart werden kann.

3. Wird der Einkauf auf Vorstandsebene thematisiert?

Falls nicht, sollte er es werden. Maximale Einsparungen können nur dann erzielt werden, wenn das Management voll dahintersteht und das Streben nach Effizienz von ganz oben vorgelebt wird.

4. Gehen Sie schnell genug vor?

Da Kosteneinsparungen einen signifikanten Effekt auf das EBITDA und damit den Wert des Unternehmens haben können, tragen Quick Wins deutlich zur Performance bei. Machen Sie die Analyse von Einkauf und Supply Chain zum Teil des Due-Dilligence-Prozesses und identifizieren Sie mögliche Einsparungen frühzeitig.

5. Gibt es undichte Stellen? 

Dies sollte keine einmalige Aufgabe sein – die geschäftliche Nutzung ändert sich mit der Zeit und Lieferanten passen Bedingungen und Preisstrukturen an, was dazu führen kann, dass Einsparungen im Einkauf verloren gehen. Stellen Sie daher sicher, dass es einen Prozess zur kontinuierlichen Überwachung der Ausgaben gibt und führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, damit Sie fortlaufend Verbesserungen innerhalb der Lieferantenbasis erzielen. 

Optimieren Sie den Einkauf für langfristige Einsparungen

Nach einer gründlichen Analyse bezifferte Efficio die adressierbaren Ausgaben der Gruppe auf rund 200 Mio. Euro, bei einem Einsparziel von 10 %. Wir stellten außerdem fest, dass die Komplexität zum Teil dadurch entstand, dass die Ausgaben innerhalb der Gruppe stark fragmentiert waren und statt durch die Einkaufsabteilung durch die einzelnen Geschäftsbereiche gesteuert wurden. Das machte die Analyse der Ausgaben schwierig und führte zu fehlender Genauigkeit beim Kostenmanagement.

Nach Abschluss des Deals half Efficio dem Unternehmen dabei, verschiedene Maßnahmen zur Optimierung des Einkaufs einzuführen. Dies umfasste zum Beispiel eine neue Governance-Struktur mit einem konsequenten Prozess zur Genehmigung von Ausgaben, die Verbesserung der Monitoring-Systeme, um detaillierte Analysen zu erstellen sowie alternative Ausgaben-Strategien, wie Entbündelung von Kosten und die Veränderung von Spezifikationen. Weitere Aspekte umfassten die Steuerung der neuen Prozesse mit ausgewählten Lieferanten, die Aufstellung einer neuen Einkaufsabteilung sowie Weiterbildung und Coaching der internen Einkaufsmanager.

Hervorragende Ergebnisse

Durch Einsparungen in Höhe von 12 % übertrafen die Ergebnisse die Erwartungen. Efficio war auch nach dem anfänglichen Projekt weiter im Unternehmen tätig, um zu gewährleisten, dass ein detailliertes Reporting der Ausgaben auf Warengruppenebene sowie die strategische Beschaffung als Methoden innerhalb der Gruppe fest verankert wurden und um sicherzustellen, dass die Einsparungen auch langfristig erzielt werden. Durch die Einsparungen steht im Ergebnis die Summe von 250 Mio. Euro, die an Eigenkapitalwert für die Private-Equity-Investoren generiert werden konnte.