Fallstudie

Ein Team, ein Ziel: Eine Partnerschaft, die Kostenoptimierung mit Strategie und Wachstum in Einklang bringt

Permanent TSB ist ein Anbieter von persönlichen Finanzdienstleistungen in Irland. Anfang 2020 startete der Einkauf das "Projekt Titan", um bis 2023 jährliche Kosteneinsparungen in Höhe von 10 Millionen Euro zu erzielen. Es wurde jedoch schnell klar, dass ein Programm dieser Größe und dieses Umfangs zusätzliche Ressourcen erfordert, so dass das Beschaffungsteam von Permanent TSB mit Efficio zusammenarbeitete, um Expertise und Unterstützung zu erhalten.

Anfang 2020 wurde das 11-köpfige Einkaufsteam von Permanent TSB mit Anfragen nach taktischer Unterstützung überschwemmt und agierte reaktiv. Es fehlte ihm die Fähigkeit, den strategischen Einkauf proaktiv voranzutreiben, die Kosten zu beeinflussen und die Notwendigkeit eines profitablen Wachstums zu unterstützen.

Um bis 2023 jährliche Kosteneinsparungen in Höhe von 10 Millionen Euro zu erzielen, musste sich der Einkauf von einer Verwaltungsfunktion zu einer strategischen Funktion innerhalb des Unternehmens entwickeln. Es mussten Technologien eingeführt werden, um datenbasierte Beschaffungs- und Lieferantenmanagemententscheidungen zu treffen.

Permanent TSB wollte einen Partner, der mit ihnen zusammenarbeitet, um ihre Ziele zu erreichen. "Die Vorstellung, dass das Efficio-Team in der Lage sein würde, Unterstützung vor Ort zu leisten - also die Ärmel hochzukrempeln, Teil des Teams zu sein, mit uns zusammenzuarbeiten, anstatt nur Berater zu sein, die immer mehr PowerPoint-Präsentationen und Dinge vorlegen, die wir dann umsetzen müssen - das fühlte sich nach einer Organisation an, mit der wir zusammenarbeiten wollten", sagte Rachel Dolan, Head of Procurement and Supplier Relationship Management.

Ergebnisse

In Zusammenarbeit mit Efficio lieferte das integrierte Team von Permanent TSB:

  • Jährliche Einsparungen in Höhe von 12 Mio. Euro bis August 2021, womit das Ziel von 10 Mio. Euro für 2023 übertroffen wurde, und eine kostenbewusstere Organisation, die weiterhin Jahr für Jahr Einsparungen erzielt, die alle verfolgt und mit der Finanzabteilung abgestimmt werden
  • Eine digitale Transformation, bei der Technologie zur Unterstützung datengestützter Entscheidungen eingesetzt wird
  • Eine veränderte Wahrnehmung der Position des Einkaufs durch das Unternehmen; die Beschaffung wird nun als strategische Aufgabe anerkannt und ist in der Lage, gewinnorientierte Entscheidungen auf der Ebene der Unternehmensleitung zu beeinflussen
Für unseren CFO waren Kostenoptimierung und Einsparungen die Hauptgründe dafür, dass wir uns auf die Überarbeitung unseres Einkaufskonzepts konzentriert haben. Seit Mai 2020 haben wir ein Kostenoptimierungsprogramm mit einem Ziel von 10 Millionen Euro über drei Jahre durchgeführt. Das haben wir in weniger als 18 Monaten erreicht, es ist also eine echte Erfolgsgeschichte. So sehr, dass wir in die zweite Phase unserer Beziehung mit Efficio in Form eines hybriden Managed Service übergehen.

Rachel Dolan, Head of Procurement and Supplier Relationship Management, Permanent TSB

Herangehensweise

Verbesserter Zugang zu Fachwissen: Die Berater von Efficio wurden eingesetzt, um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen, effektivere Strategien zu entwickeln und die Verhandlungen mit den Lieferanten zu unterstützen. Sie nutzten ihr Wissen über Warengruppen- und Branchen-Benchmarks von vergleichbaren Organisationen, um während der Verhandlungen mit den Lieferanten die Soll-Kosten zu ermitteln.

  • Neue Methodik für den strategischen Einkauf: Die Einkaufssoftware eFlow von Efficio wurde eingeführt, was zu einem besseren Einblick in die Initiativen führte und die Entwicklung kreativer Beschaffungsstrategien ermöglichte. Der Einkauf konsolidierte Lieferanten, um sich Ressourcen von den wettbewerbsfähigsten Anbietern zu sichern, und entwickelte strategische Partnerschaftsmodelle, um die Einkäufe für die Projekte der Bank zu bündeln.
  • Implementierung einer neuen Technologie: eFlow, die firmeneigene Technologieplattform von Efficio, wurde zur Verwaltung von Initiativen, Lieferantenlandschaft und Volumenkonsolidierung eingesetzt, um die Kosten zu senken.
  • Verbesserung der Kundenerfahrung: Ein Großteil der vom Einkaufsteam geleisteten Arbeit hat die Art und Weise, wie die Nutzer im Unternehmen die von ihnen benötigten Produkte und Dienstleistungen kaufen, vereinfacht. Die Nutzer haben nun Klarheit über die ihnen zur Verfügung stehenden Einkaufskanäle und die besten Kostenoptionen.

Das Team von Permanent TSB und Efficio wählte ein unkonventionelles Liefermodell, um diese Ergebnisse zu erzielen. Im Gegensatz zu typischen Beratungsleistungen - bei denen das Beraterteam in erster Linie beratend tätig ist und der Klient die Empfehlungen umsetzt - hat Efficio gemeinsam mit dem Team von Permanent TSB Strategien definiert und die Ziele umgesetzt.

Ich habe wirklich aus erster Hand gesehen, welchen Wert die Einkaufsfunktion haben kann. Die Berichterstattung spielt im Einkaufsprozess eine wichtige Rolle, weil sie die geleistete Arbeit hervorhebt und hilft, Vertrauen aufzubauen.

John Mahony, Senior Finance Manager, Permanent TSB

Herausforderungen 

Ein wesentliches Hindernis war die vorherrschende Mentalität der nicht kostenbewussten Beteiligten, die die Verlagerung des Einkaufs in eine strategische Position eher als Bedrohung denn als Unterstützung ihrer eigenen Ziele ansahen. Erschwerend kam hinzu, dass die Zusammenarbeit wegen COVID nur aus der Ferne möglich war.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, übersetzte der Einkauf die Ziele des Projekts, das ursprünglich als reines Einkaufsprojekt angesehen wurde, in die Sprache der Grundwerte des Permanent TSB, die von der gesamten Bank übernommen werden konnten.

  • Vereint: Das gemeinsame ständige Einkaufsteam von TSB und Efficio hat seine Stärken genutzt, um Fortschritte zu erzielen.
  • Offen: Es wurden Projekt-Governance-Foren eingeführt, die die Zusammenarbeit fördern und Transparenz über den Status von Initiativen schaffen.
  • Kommerziell: Es wurde ein Partnerschaftsmodell mit ausgewählten IT- und Dienstleistungsanbietern entwickelt, um von einer konsolidierten Anbieterlandschaft und einer Volumenkonsolidierung zu profitieren und die Kosten zu senken.
  • Mutig: Das gemeinsame Einkaufsteam übertraf das ehrgeizige, von oben vorgegebene jährliche Einsparungsziel von 10 Mio. € bis 2023 bereits im August 2021 und erzielte Einsparungen von ca. 12 Mio. €.

Dieses erfolgreiche Projekt hat den Einkauf zu einem vertrauenswürdigen, strategischen Partner gemacht, der innerhalb der Bank für hervorragende wirtschaftliche Leistungen sorgt.

Der Erfolg des Projekts hat auch dazu geführt, dass Efficio und eFlow weiterhin eine wichtige Rolle bei Permanent TSB spielen, indem sie dazu beitragen, einige der Einkaufsaufgaben von mittlerer bis geringer Komplexität zu automatisieren, die zuvor die Zeit des Einkaufsteams in Anspruch nahmen. Da Efficio und eFlow als effizienter Motor für die Einkaufsanforderungen fungieren, kann sich das Einkaufsteam der Bank nun darauf konzentrieren, einen hohen strategischen Wert für das gesamte Unternehmen zu schaffen.

Wie Efficio Sie unterstützen kann

Wenn Sie die Entwicklung Ihrer Einkaufsfunktion und die damit verbundenen Möglichkeiten zur Wertschöpfung und Kostensenkung erkunden möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

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