Einsparungsziele bei Genesys übertroffen

Für schnell wachsende Unternehmen muss das Wachstum des Umsatzes durch die Ergebnisse des Gewinns ausgeglichen werden. Aus diesem Grund beauftragte Genesys, der weltweit führende Anbieter von Klientenerfahrungen, Efficio mit der Identifizierung und Erzielung erheblicher Kosteneinsparungen. Die Auswirkungen auf das Ergebnis und die Geschäftsstrategie übertrafen die optimistischsten Erwartungen.

Im Rahmen seiner Strategie hat Genesys eine große Akquisition getätigt, die eine rasche Annäherung an sein Wachstumsziel ermöglichte und außerdem durch Personalsynergien einen erheblichen Wert freisetzte. Es wurde jedoch erkannt, dass die Ausgaben Dritter einen weiteren bedeutenden Wert freisetzen könnten. Daher wurde Efficio beauftragt, den Chief Procurement Officer (CPO) beim Aufbau einer neuen Beschaffungsfunktion zu unterstützen und weitere Einsparungsmöglichkeiten im gesamten Unternehmen zu identifizieren.

Hintergrund

Genesys ist ein globales Unternehmen für Customer Experience-Software mit der weltweit führenden cloudbasierten Contact-Center-Plattform. Genesys ermöglicht jedes Jahr mehr als 70 Milliarden Customer Experiences für Organisationen in mehr als 100 Ländern.

Genesys verfügte über ein bestehendes Einkaufsteam, das sich hauptsächlich auf die Verwaltung von Ausschreibungen für verschiedene Geschäftsbereiche konzentrierte. Nach der Übernahme eines großen Konkurrenten war klar, dass ein neuer Ansatz erforderlich war, um die Synergien zu nutzen und die strategische Ausrichtung des Unternehmens zu unterstützen. Efficio wurde mit der Unterstützung beauftragt.

Der erste Schritt war die Durchführung einer ersten Potenzialanalyse, die Einsparungsmöglichkeiten von 8,5 % in einer Reihe von Warengruppen aufzeigte. Eine der größten Herausforderungen, um dieses Potential auszuschöpfen, war jedoch die Vielzahl der Beteiligten mit ihren unterschiedlichen Zielen und Erwartungen. So war es insbesondere in den kundennahen Bereichen wichtig, weit über einen traditionellen kostenorientierten Ansatz hinauszugehen, um die bestmögliche Kundenerfahrung zu gewährleisten. Um dies zu erreichen, war ein anderer, ausgefeilterer Ansatz bei der Beschaffung und den Verhandlungen mit Anbietern erforderlich. 

Gleichzeitig baute der CPO eine neue Einkaufsfunktion auf, die besser auf die strategischen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt war. Ein Teil der Aufgabe von Efficio bestand darin, das neue Team mit seinem Fachwissen in den Bereichen Warengruppen und Einkauf zu unterstützen und es auf Erfolgskurs zu bringen, einschließlich der Gestaltung der Organisation, der Schulung und der fortlaufenden Betreuung zum Transfer von Fähigkeiten und Wissen.

Ansatz

Das Einsparungsprogramm wurde in zwei Wellen konzipiert - eine erste Welle über fünf Warengruppen, die so ausgewählt wurde, dass sie alle Bereiche abdecken und den Prozess einführen, und eine größere zweite Welle über weitere 15+ Warengruppen, die alle Ausgaben abdeckt und den Wert maximiert.

Beide Wellen wurden nach demselben rigorosen Ansatz durchgeführt:

• Enge Zusammenarbeit mit dem Unternehmen (über 100 Interessengruppen), um die Möglichkeiten zu verstehen und gemeinsame Ziele zu kommunizieren
• Detaillierte Datenerhebung zu Bedarf und Nachfrage (2,6 Millionen Datenzeilen wurden geprüft), um dem Markt die Möglichkeiten umfassend zu präsentieren
• Einbindung des gesamten Marktes, um die gesamte Angebotspalette zu verstehen (über 330 Lieferanten wurden einbezogen)
• Orchestrierung aller Beteiligten (von Führungskräften bis hin zu Experten), um mit einer Botschaft an den Markt mit mehr als 45 Ausschreibungen und Verhandlungsprozessen zu treten
• Schaffung einer glaubwürdigen Bedrohung für die etablierten Anbieter, um die Einsparungen zu maximieren und gleichzeitig die betrieblichen Auswirkungen und Veränderungen zu minimieren
• Entwicklung von Instrumenten und Prozessen, um sicherzustellen, dass die Einsparungen auch tatsächlich erzielt werden - z. B. Einsparungs-"Dashboards".

Je nach Bedarf wurden jedoch in den verschiedenen Geschäftsbereichen unterschiedliche Taktiken eingesetzt. In einigen Fällen, in denen eine Substitution nicht möglich oder glaubwürdig war, entwickelte Efficio eine überzeugende Partnerschaftsgeschichte auf der Grundlage detaillierter Nutzungsdaten und Geschäftsziele. Dies führte nicht nur zu besseren kommerziellen Vereinbarungen, sondern auch zu stärkeren langfristigen strategischen Beziehungen.

Efficio nutzte auch sein umfangreiches IT-Wissen und seine Erfahrung, um in einigen Bereichen technologische Upgrades vorzuschlagen, anstatt einfach den Status quo neu zu verhandeln. Diese erforderten zwar Vorabinvestitionen, brachten aber erhebliche zukünftige Einsparungen. Sie erzielten Mehrwerte für Genesys, da sie die Geschäftsstrategie beschleunigen.
 

Ergebnisse

Efficios Kombination aus fundiertem Fachwissen im Einkauf, einzigartigem Fokus auf das Verständnis des Geschäfts und rigorosem, datengesteuertem Ansatz übertraf von Anfang an die Erwartungen und führte zu Einsparungen von 14% - das übertraf das ursprüngliche Ziel um den Faktor 1,7 und bot eine Reihe strategischer Vorteile.
Der Erfolg der ersten Welle, die sich mit einem Drittel der identifizierten Ausgaben befasste und Einsparungen von 15 % gegenüber dem Ziel von 10 % erbrachte, hat die Glaubwürdigkeit des Projekts erheblich gesteigert. Es trug auch dazu bei, die Glaubwürdigkeit der erweiterten internen Einkaufsfunktion zu stärken, und veränderte die Wahrnehmung dessen, was der Einkauf innerhalb des Unternehmens leisten kann.

Aber die Wirkung ging noch weiter. Als Teil des Projekts bauten Efficio und Genesys eine neue Best-Practice-Einkaufsfunktion auf. Sie arbeiteten mit dem CPO von Genesys zusammen, um Stellenbeschreibungen zu erstellen, Kandidaten zu interviewen und das neue Team durch Schulungen und Mentoring weiterzubilden. Sie führten auch neue Best-Practice-Tools und -Prozesse ein. 

Aus einer längerfristigen Perspektive betrachtet, zeigte dies die Fähigkeit des Einkaufs, einen echten strategischen Mehrwert zu schaffen. Als Ergebnis der Analyse war Genesys in einigen Fällen in der Lage, strategische Verschiebungen zu beschleunigen (ermöglicht durch neue Technologieplattformen) und stärkere Partnerschaften mit wichtigen Lieferanten aufzubauen. Der Erfolg dieser Maßnahmen bewies, dass der Einkauf einen Mehrwert für das Umsatzwachstum von Genesys sowie für die Endergebnisse des Unternehmens darstellen kann.
Infolgedessen erhielt das Projektteam mehr Freiraum, um in der zweiten Welle den maximalen Wert zu erzielen. Dies spiegelte sich in Einsparungen von 14 % bei den angesprochenen Ausgaben wider - mehr als das Doppelte der ursprünglichen Erwartungen des Unternehmens.