Fallstudie

Nachhaltige Wertschöpfung für die Polizeiarbeit der South West Police

Die South West Police in Großbritannien brauchte einen gemeinsamen Einkauf für 4 Polizeibehörden, um Einsparungen zu erreichen und dadurch mehr Mittel für die eigentliche Polizeiarbeit zur Verfügung zu haben. Einsparungen sollten auf keinen Fall zu Lasten des Polizeidienstes gehen.

Efficio sollte die neue Einkaufsabteilung gestalten bzw. umsetzen und deren Effektivität durch Verwirklichung greifbarer Kosteneinsparungen im ersten Jahr unter Beweis stellen. In diesem Punkt haben wir alle Erwartungen übertroffen.

Der neue kombinierte Einkauf war bereits 2 Monate früher einsatzbereit als geplant. Efficio arbeitete eng mit dem neuen Team zusammen, um die Qualifikationen und das Fachwissen der Einkaufsmitarbeiter zu erweitern und, ohne Beeinträchtigung der Leistungserbringung, durchschnittliche jährliche Einsparungen von 10 % zu erreichen. Im Rahmen des Prozesses schufen wir das Fundament für zukünftige weitere Wertschöpfung für den Polizeidienst im Südwesten Englands.

Die South West Police ist ein Verbund der Polizeibehörden Devon & Cornwall, Wiltshire, Gloucestershire und Dorset. Ziel war es, eine höhere Effizienz zu erreichen und mehr Mittel für die eigentliche Polizeiarbeit zur Verfügung zu haben. Vision: den Südwesten des Landes sicherer zu machen und das Vertrauen der Bevölkerung in die Polizeiarbeit zu stärken. Mit Gesamtausgaben in Höhe von etwa 160 Millionen Pfund in 18 Hauptwarengruppen steht der Einkauf im Rahmen der Zusammenarbeit im Fokus.

Der Verankerung strategischer Einkaufsmaßnahmen wurde in der Vergangenheit nie proaktiv vorangetrieben; es gab zudem wenig kollaborative Aktivitäten. Die insgesamt 20 Einkäufer der 4 Polizeibehörden sind Generalisten, die verschiedene Waren einkaufen.

Efficio wurde mit Gestaltung und Aufbau einer neuen gemeinsamen Einkaufsabteilung beauftragt. Dazu gehörte die Festlegung neuer Strukturen und Positionen sowie die Verankerung bewährter Methoden, Prozesse und Tools. Außerdem wurden die Kompetenzen und Fähigkeiten der vorhandenen Einkaufsmitarbeiter so erweitert, dass diese den neuen Ansatz schnell selbst übernehmen konnten. Da für die verfügbaren Mittel eine maximale Wertschöpfung erreicht werden sollte, wurde Efficio auch beauftragt, deutliche Einsparpotenziale zu bestimmen und umzusetzen, um den Mehrwert bewährter strategischer Einkaufsmaßnahmen zu demonstrieren. Die Einsparungen sollten auch die Beratungsinvestitionen abdecken, so dass das Projekt bereits im ersten Jahr Gewinne einbringen würde. In der Vergangenheit war es dem Einkauf nicht möglich, die bestehenden Arbeitspraktiken ausreichend zu ändern, um größere Einsparungen zu ermöglichen. Eine der größten Herausforderungen des Projektes war es dann auch, die vorherrschende abwehrende Haltung gegenüber dem, was erreichbar wäre, zu überwinden.

Ansatz

Efficio war für die Durchführung des strategischen Einkaufsprozesses verantwortlich, wobei wir direkt mit dem Einkaufsteam der Polizeibehörden arbeiteten. Dadurch konnten die Mitarbeiter die Anwendung der neuen Methoden direkt in der Praxis kennenlernen und Unterstützung und Beratung durch Efficio erhalten, um ihre eigenen Kompetenzen zu erweitern. So war sichergestellt, dass das Projekt als vom Kunden geführt empfunden wurde und nicht als von externen Beratern aufoktroyiert.

Efficio konnte durch engen Austausch mit den Fachbereichen die operativen Anforderungen bis ins Detail erfassen. Auf Grundlage dieser Erkenntnisse in Kombination mit unserem fundierten Warengruppenwissen erstellten wir einen stichhaltigen Business Case für mögliche neue Einkaufsstrategien. Wichtig war auch, dass wir die Strategien vorher bei den internen Kunden testeten, um Bedenken über Auswirkungen auf den Polizeidienst  auszuräumen.

Einsparungen wurden über eine Reihe innovativer Ansätze erreicht, etwa Optimierung von Spezifikationen, Vereinfachung von Prozessen und Aktivierung des Lieferantenstamms. In vielen Fällen haben wir durch enge Zusammenarbeit mit bestehenden Lieferanten deutliche Einsparungen erreicht. Die Störung der Geschäftsabläufe wurde minimal gehalten.

Durch Efficio haben wir ganz sicher eine hervorragende Warengruppenexpertise und die Kompetenz für einen vorbildlichen Einkaufsprozess gewonnen. Doch der eigentliche Mehrwert war ihr starkes Engagement im Unternehmen und ihre Fähigkeit, ein ums andere Mal praktische, machbare Lösungen zu finden, durch die unsere Erwartungen nicht nur erfüllt, sondern sogar übertroffen wurden.

Stuart Jose, Head of Regional Procurement der South West Police

Ergebnisse

Durch seinen Einsatz erreichte Efficio für den Klienten eine Reihe deutlicher Verbesserungen, darunter:

  • durchschnittliche jährliche Einsparungen von über 10 %, was 2,3 Millionen Pfund der Gesamtausgaben in Höhe von 21,7 Millionen Pfund entspricht
  • Umsetzung der Einsparungen ohne Beeinträchtigung der operativen Leistung
  • Einrichtung einer neuen Einkaufsabteilung 2 Monate vor dem geplanten Termin und entsprechend aller vorher vereinbarter Erfolgskriterien
  • erfolgreiche Gewinnung der Mitarbeiter durch Einhaltung aller HR-Prozesse während der Übergangsphase
  • Veränderung der Wahrnehmung des Einkaufs und seiner möglichen strategischen Wertschöpfung in der gesamten Organisation

Die South West Police verfügt nun über ein gemeinsames Einkaufsteam mit allen erforderlichen Qualifikationen, Tools und Ressourcen, um auch in Zukunft einen entsprechenden Mehrwert für die Polizeiarbeit liefern zu können.