Sicurezza garantita: supporto al processo di separazione di UKAR attraverso la revisione contrattuale - Case studies | Efficio IT

Case Study

Sicurezza garantita: supporto al processo di separazione di UKAR attraverso la revisione contrattuale

La decisione di UK Asset Resolution (UKAR) di affidare le operazioni di servicing dei mutui a Computershare Mortgage Services ha rappresentato un elemento strategico di primaria importanza. Visti i 1700 posti di lavoro coinvolti nell’operazione e il servicing costante di mutui di valore pari a miliardi di sterline, era fondamentale che la separazione avvenisse senza scossoni.

Efficio ha preso parte al progetto a supporto delle attività di separazione contrattuale necessarie per l’operazione di outsourcing.

Lavorando fianco a fianco con il team di Procurement, con gli stakeholder dell’azienda e con i fornitori di UKAR, Efficio si è posta l’obiettivo di assicurare che i contratti consentissero una separazione perfetta.

Contesto

UKAR è stata fondata nel 2010 per gestire il portafoglio di mutui contratti di Bradford & Bingley (B&B) e NRAM, l’ex Northern Rock (Asset Management). Oggi, l’azienda conta circa 175 dipendenti ed è responsabile di circa 148.000 clienti, per un portafoglio di mutui e prestiti del valore di 19,5 miliardi di sterline.

Nel 2015 UKAR ha annunciato due operazioni volte a:

  • accelerare il ripianamento del finanziamento governativo attraverso la vendita del portafoglio di NRAM (pari a 13 miliardi di sterline)
  • affidare il servicing dei propri finanziamenti a un fornitore esterno

La revisione dei contratti in essere era fondamentale per il successo del programma di esternalizzazione.

Efficio ha svolto un ruolo di primissimo piano nell’esercizio di revisione dei contratti necessario a supportare l’esternalizzazione. Questa complessa operazione ha richiesto la separazione contrattuale di svariati organismi per assicurare che, una volta concluso il trasferimento, i contratti fossero rinviati ai team di procurement corretti e che tutti i permessi necessari, ad esempio i diritti di utilizzo e le licenze, fossero in ordine. Tra le attività previste, Efficio doveva passare dettagliatamente in rassegna tutti i contratti in vigore e, insieme agli stakeholder interni ed esterni dell’azienda, identificare e applicare le relative strategie di revisione contrattuale.

Efficio è entrata in perfetta sintonia con l’azienda e ci ha aiutato a mettere in atto il programma di trasformazione stabilito dal management. Siamo molto soddisfatti del sostegno che Efficio ci ha dato in un periodo certamente impegnativo.

Rhys Silverwood, Responsabile degli approvvigionamenti strategici di UKAR

Approccio

Un team di consulenti di Efficio è stato assegnato al team di procurement di UKAR. Le attività previste sono state divise in quattro fasi principali:

  1. Ricerca documentale: Per prima cosa si è proceduto a identificare i documenti e i contratti coinvolti nel processo di separazione. Successivamente i documenti e contratti sono stati sottoposti ad analisi e catalogati per livello di criticità, identificando contestualmente le problematiche da affrontare.
  2. Pianificazione contrattuale: Lavorando fianco a fianco con l’ufficio legale di UKAR e gli stakeholder aziendali, sono stati definiti i requisiti futuri per assicurare la continuità del servizio in seguito alla separazione.
  3. Fase negoziale: Efficio ha svolto un ruolo chiave nelle trattative con i fornitori per raggiungere i risultati previsti da UKAR. Assicurarsi i diritti di alcuni software e sistemi di servicing di terzi di particolare importanza è stato un punto focale di alcune di queste trattative.
  4. Formazione: Nell’ambito del progetto, Efficio ha anche fornito un supporto più ampio al Procurement attraverso programmi di formazione “su misura” per il personale di UKAR, analisi di spesa e assistenza in altre attività di procurement più ordinarie.

Risultati

Grazie al nostro contributo, nel corso del processo di separazione UKAR è stato possibile:

  • garantire il servicing ad interim di un portafoglio di crediti ipotecari di NRAM del valore di 13 miliardi di sterline in seguito alla cessione
  • assicurare il servicing continuo dei mutui di NRAM e B&B in seguito alla decisione di esternalizzare le attività di servicing dei mutui

Tra i principali risultati troviamo:

  • un elenco dei dettagli contrattuali e delle strategie di revisione proposte per tutti i contratti coinvolti
  • 428 contratti sottoposti a revisione a livello di rinnovi, risoluzioni, duplicazioni, garanzia dei diritti di utilizzo di software, definizione di nuovi accordi e dimensionamento dei contratti in vista della separazione
  • dashboard personalizzate che assicurano la massima trasparenza e la tracciabilità dei progressi nel corso dell’intero processo
  • sostegno alla definizione dei contratti di servicing esternalizzato