Die 90-Tage-Agenda für Einkaufsleiter in der Konsumgüterindustrie zur Senkung von Verpackungskosten und -risiken

von Julien Bitton, George Bradshaw-Smith

Verpackungen gehören heute zu den am häufigsten unterschätzten Werthebeln in der Konsumgüterindustrie.
Lange standen bei Verpackungsstrategien vor allem zwei Ziele im Mittelpunkt: Kosten senken und Nachhaltigkeit verbessern. Beide bleiben wichtig. Sie greifen jedoch zu kurz. Heute beeinflussen Verpackungen weit mehr als den Materialpreis – sie wirken sich unmittelbar auf Margen, Versorgungssicherheit, regulatorische Compliance, operative Leistungsfähigkeit, Logistikkosten und das Kundenerlebnis aus.

Die zunehmende geopolitische Unsicherheit hat diese Entwicklung zusätzlich beschleunigt. Veränderungen bei Energiepreisen, Transportkapazitäten, Rohstoffverfügbarkeit oder Lieferantenkosten können sich innerhalb kurzer Zeit auf die gesamte Lieferkette auswirken. Gleichzeitig verschärfen sich regulatorische Anforderungen und die Erwartungen der Verbraucher entwickeln sich kontinuierlich weiter. Verpackungsentscheidungen bestimmen daher zunehmend, wie erfolgreich Unternehmen ihre Margen sichern, die Lieferfähigkeit aufrechterhalten und auf Marktveränderungen reagieren können.

Für Einkaufsleiter stellt sich deshalb nicht mehr allein die Frage, wie auf die nächste Marktstörung oder Preiserhöhung reagiert werden sollte. Entscheidend ist vielmehr, ob Verpackungen entsprechend ihrer strategischen Bedeutung für das Unternehmen gesteuert werden. Da Verpackungen immer stärker kommerzielle und operative Ergebnisse beeinflussen, muss der Einkauf seine Rolle über die reine Beschaffung hinaus erweitern und Kosten, Risiken sowie den gesamten Wertbeitrag aktiv steuern.

Ein aktuelles Kundenprojekt verdeutlicht dies: Ein US-Unternehmen, das auf eine verlässliche Papierversorgung angewiesen war, konnte seinen Bedarf nicht rechtzeitig decken. Die Lieferunterbrechung war so gravierend, dass Bücher in China produziert und anschließend in die USA transportiert werden mussten. Die eigentliche Herausforderung war dabei nicht allein die Materialverfügbarkeit. Ebenso betroffen waren Versorgungssicherheit, Logistik, Lieferfähigkeit und letztlich die Unternehmensmarge.

Für Unternehmen der Konsumgüterindustrie ist die Schlussfolgerung eindeutig: Stehen Verpackungen oder notwendige Materialien nicht rechtzeitig zur Verfügung, können Produkte weder hergestellt noch ausgeliefert oder verkauft werden.

Ein strategisches Verpackungsmanagement setzt vollständige Transparenz voraus. Nur wer genau versteht, welche Verpackungen eingesetzt werden und welche Faktoren ihre Kosten und Risiken beeinflussen, kann fundierte Entscheidungen treffen.

Viele Unternehmen verfügen über einen guten Überblick über ihre Verpackungsausgaben. Deutlich seltener besteht jedoch Transparenz über die zugrunde liegenden Spezifikationen. Zwar kennt der Einkauf in der Regel Lieferanten, Mengen und Preise, häufig fehlen jedoch detaillierte Informationen zu Materialzusammensetzung, Recyclinganteilen, Produktionsstandorten, regulatorischen Anforderungen oder alternativen Bezugsquellen.

Ohne diese Transparenz werden Optimierungsmaßnahmen schnell fehlgeleitet. Eine Verpackung mit einem niedrigeren Stückpreis kann beispielsweise höhere Transportkosten verursachen, die Produktion beeinträchtigen, zusätzliche Lagerbestände erforderlich machen oder regulatorische Risiken erhöhen.

Entscheidend ist deshalb, Verpackungskosten ganzheitlich zu betrachten. Neben dem Einkaufspreis beeinflussen unter anderem Bestellverhalten, Werkzeugkosten, Produktionsleistung, Lagerhaltung, Transportschäden, administrativer Aufwand sowie regulatorische Verpflichtungen – beispielsweise im Rahmen der erweiterten Herstellerverantwortung (Extended Producer Responsibility, EPR) – die tatsächlichen Gesamtkosten.

Verpackungskomplexität entsteht selten bewusst – sie wächst über Jahre hinweg. Neue Produkte, individuelle Handelsanforderungen, Marketingkampagnen und Nachhaltigkeitsinitiativen führen dazu, dass zusätzliche Formate, Materialien und Spezifikationen eingeführt werden. Gleichzeitig werden bestehende Varianten häufig nicht konsequent bereinigt.

Die Folge ist ein zunehmend fragmentiertes Verpackungsportfolio. Dies reduziert die Verhandlungsmacht gegenüber Lieferanten, erschwert die Produktions- und Bedarfsplanung, erhöht Lagerbestände und macht die gesamte Lieferkette komplexer.

Differenzierung bleibt ein wichtiger Erfolgsfaktor für Marken. Gleichzeitig sollte jede zusätzliche Variante einen klaren geschäftlichen Mehrwert schaffen. Wo dies nicht der Fall ist, entstehen unnötige Kosten und Risiken.

Ein transaktionaler Einkauf reagiert lediglich auf Preisforderungen der Lieferanten. Ein strategischer Einkauf schafft dagegen die Rahmenbedingungen, um gemeinsam mit Lieferanten flexibel und transparent auf volatile Marktbedingungen reagieren zu können.

Gerade im Verpackungsbereich reichen klassische Preisverhandlungen häufig nicht mehr aus. Steigende Rohstoffpreise, schwankende Energie- und Transportkosten sowie geopolitische Unsicherheiten lassen sich dauerhaft nicht allein durch Verhandlungsgeschick ausgleichen. Stattdessen sind belastbare kommerzielle Mechanismen erforderlich, die Marktveränderungen nachvollziehbar und fair abbilden.

Dazu gehören unter anderem Indexierungsmodelle, klar definierte Preisgleitklauseln und transparente Zuschlagsmechanismen. Sie schränken den Handlungsspielraum des Einkaufs nicht ein – im Gegenteil: Sie schaffen Verlässlichkeit, reduzieren Konfliktpotenzial und stärken die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Ebenso wichtig ist der strategische Austausch mit Schlüssellieferanten. Diese verfügen häufig über frühzeitige Informationen zu Materialverfügbarkeiten, regulatorischen Entwicklungen, Produktionskapazitäten und technologischen Innovationen. Wer dieses Wissen systematisch nutzt, kann Risiken früher erkennen und fundiertere Einkaufsentscheidungen treffen.

Neue regulatorische Vorgaben verändern die Anforderungen an das Verpackungsmanagement grundlegend – und damit auch die Rolle des Einkaufs.

Regelwerke wie die Erweiterte Herstellerverantwortung (Extended Producer Responsibility, EPR), die EU-Verpackungsverordnung (Packaging and Packaging Waste Regulation, PPWR), Vorgaben zum Rezyklateinsatz sowie nationale Verpackungsabgaben und länderspezifische Regelungen beeinflussen heute nahezu jede Verpackungsentscheidung. Diese Themen betreffen längst nicht mehr ausschließlich Nachhaltigkeits- oder Compliance-Abteilungen. Sie sind zu einem integralen Bestandteil einer zukunftsorientierten Einkaufsstrategie geworden.

Für Einkaufsorganisationen bedeutet dies, wirtschaftliche, regulatorische und operative Anforderungen gleichzeitig zu berücksichtigen. Der kostengünstigste Lieferant erfüllt beispielsweise nicht zwangsläufig die Dokumentations- und Nachweispflichten für Materialzusammensetzung oder Recyclingfähigkeit. Umgekehrt kann eine regulatorisch konforme Lösung Auswirkungen auf Lieferfähigkeit, Produktionsprozesse oder Produktschutz haben.

Diese Zielkonflikte strukturiert zu bewerten und fundierte Entscheidungen zu treffen, gehört heute zu den zentralen Aufgaben eines modernen Einkaufs.

Verpackungen beeinflussen weit mehr als ihre unmittelbaren Beschaffungskosten. Jede Entscheidung wirkt sich auf mehrere Unternehmensbereiche gleichzeitig aus.

Eine Materialeinsparung kann beispielsweise höhere Logistikkosten verursachen. Leichtere Verpackungen unterstützen zwar Nachhaltigkeitsziele, können jedoch den Produktschutz beeinträchtigen. Neue Verpackungsformate stärken möglicherweise die Markenwirkung am Point of Sale, erhöhen gleichzeitig aber die Komplexität in Produktion und Einkauf.

Genau hier übernimmt der Einkauf eine zentrale Rolle. Er verfügt über die notwendigen Daten und den Marktüberblick, um wirtschaftliche, operative und regulatorische Anforderungen zusammenzuführen und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.

Anstatt Verpackungen ausschließlich anhand des Einkaufspreises zu bewerten, sollten Unternehmen den gesamten Wertbeitrag berücksichtigen. Dazu gehören Kosten, Versorgungssicherheit, Compliance, Nachhaltigkeit, operative Leistungsfähigkeit und Kundenerlebnis gleichermaßen.

Dies setzt eine enge Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Entwicklung, Produktion, Supply Chain, Nachhaltigkeit, Finanzen und Vertrieb voraus. Aufgabe des Einkaufs ist es, die erforderliche Transparenz zu schaffen und belastbare Entscheidungsgrundlagen bereitzustellen, damit Zielkonflikte bewusst und wirtschaftlich sinnvoll bewertet werden können.

Die größte Fehleinschätzung im Verpackungseinkauf besteht darin, den größten Hebel ausschließlich in niedrigeren Einkaufspreisen zu sehen. Das greift zu kurz.

Tatsächlich beeinflussen Verpackungen nahezu alle zentralen Leistungskennzahlen eines Unternehmens – von Produktion und Logistik über Bestände, Nachhaltigkeit und regulatorische Compliance bis hin zu Versorgungssicherheit, Kundenerlebnis und letztlich der Unternehmensmarge.

Die erfolgreichsten Unternehmen werden Verpackungen deshalb nicht mehr als reine Warengruppe betrachten, sondern als strategischen Werthebel.

Sie schaffen zunächst Transparenz, bevor sie Einsparpotenziale realisieren. Sie reduzieren unnötige Komplexität, etablieren belastbare kommerzielle Strukturen, integrieren regulatorische Anforderungen konsequent in den Einkauf und bewerten Verpackungen anhand ihres gesamten Wertbeitrags.

Für Einkaufsleiter und CPOs besteht die eigentliche Chance daher nicht darin, bessere Verpackungsverträge zu verhandeln. Entscheidend ist, ihre Organisation mit den notwendigen Daten, Kompetenzen und Steuerungsmechanismen auszustatten, um Verpackungen gezielt für Margenschutz, Resilienz und nachhaltige Wertschöpfung einzusetzen.