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Neugestaltung von Einkaufsteams für das KI-Zeitalter

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Insight
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Von Geoffrey Boutin

Die Einführung von KI im Einkauf ist nicht nur ein Technologieprojekt. Sie erfordert ein Umdenken darüber, wie der Einkauf arbeitet und wer sie ausführt.

Über Jahre hinweg wurden Einkaufsteams um die Notwendigkeit der Datenkonsolidierung, manueller Analysen und Compliance-Prüfungen herum strukturiert. Heute verändert künstliche Intelligenz (KI) dieses Bild.  

Wenn KI-gestützte Workflows heute in wenigen Minuten erledigen, wofür früher Stunden benötigt wurden, stellen sich zwei zentrale Fragen: Was sollten Einkaufsteams stattdessen tun? Und wie sollten Einkaufsleiter Rollen und Kompetenzen neu definieren, um diesen Wandel zu ermöglichen? Wie der Einkauf diese Fragen beantwortet, wird darüber entscheiden, ob KI lediglich bestehende Prozesse beschleunigt oder die strategische Rolle der Funktion grundlegend stärkt. 

Die Rolle des Einkaufs neu denken 

Während es Bedenken gibt, dass KI traditionelle Rollen ersetzen könnte, ist die Realität differenzierter. Während routinemäßige, aufgabenbasierte Tätigkeiten auf KI-Tools und Agenten übergehen, entstehen neue Rollen und Verantwortlichkeiten. Der Einkauf erweitert seinen Aufgabenbereich hin zu höherwertiger, strategischerer Arbeit wie Lieferanteninnovation, Risikomodellierung und Datenverantwortung. In der engen Zusammenarbeit mit unseren Klienten sehen wir diesen Trend in der Praxis: Während Technologie die manuelle Arbeitslast reduziert, entstehen neue Rollen mit Fokus auf Analyse und strategischen Einfluss. Dies spiegelt ein bekanntes Muster wider: Wenn sich Technologie weiterentwickelt, verändern sich auch Berufsbezeichnungen. Viele Positionen, die heute verbreitet sind, existierten vor einer Generation noch nicht.  

Einkaufsfachkräfte können sich stärker auf Aktivitäten konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen, Zusammenarbeit und strategisches Denken erfordern: Stakeholder-Beziehungen, Verhandlungen und differenzierte Entscheidungsfindung. Die Konsequenz ist klar: Zukünftige Einkäufer werden weniger aufgrund ihrer Fähigkeit eingestellt werden, Informationen zu verarbeiten, sondern stärker aufgrund ihrer Fähigkeit, sie zu hinterfragen, zu prüfen und darauf zu handeln.

Neugestaltung von Rollen und Arbeitsweisen

Damit sich der Einkauf von analytischem Durchsatz hin zu einem Beitrag auf Basis von Urteilsvermögen entwickeln kann, müssen Führungskräfte die Rollen und Arbeitsweisen im Team bewusst neu gestalten. Eine strukturierte Neugestaltung umfasst in der Regel:

  • Opportunity Mapping: Unterscheidung zwischen Aktivitäten, die vollständig automatisiert werden können (wie Dokumentenvergleiche und Compliance-Prüfungen), und solchen, die menschliches Urteilsvermögen erfordern (wie Verhandlungsstrategien und Dialoge zur Lieferantenleistung).
     
  • Neudefinition von Rollen: Sicherstellen, dass Category Manager und Sourcing-Fachkräfte sich auf Insight-Interpretation, Strategieentwicklung und Lieferantenpartnerschaften konzentrieren.
      
  • Gezielte Kompetenzgestaltung: Festlegen, welche Positionen tiefgehende KI-Expertise erfordern, wo Datenkompetenz notwendig ist, und sicherstellen, dass kaufmännisches Urteilsvermögen in allen Rollen angewendet wird, und anschließend Teams entsprechend aufbauen und entwickeln.
     
  • Neudefinition von Prozessen: Prüfen, wo und wie KI in zentrale Workflows integriert werden kann und wo menschliche Aufsicht und Entscheidungsfindung erforderlich sind.
     
  • Weiterentwickelte KPIs: Verlagerung von Kennzahlen weg vom transaktionalen Durchsatz hin zu Ergebnissen wie Stakeholder-Impact, Risikominderung und lieferantengetriebener Innovation.

Durch diese strukturellen Veränderungen wird der Einkauf neu positioniert, sodass er sich eher auf Urteilsvermögen als auf Prozesse konzentriert. Bei guter Umsetzung erweitern sie die strategischen Einflussmöglichkeiten der Beschaffung, ermöglichen schnellere Entscheidungen und eine größere Agilität und führen zu einem integrierteren Ansatz zur Bewältigung geschäftlicher Herausforderungen. Die Neudefinition der Rollen im Hinblick auf Urteilsvermögen und strategischen Beitrag stellt jedoch eine tiefgreifende Herausforderung dar: Viele Einkaufsteams wurden für analytischen Durchsatz und nicht für interpretative Entscheidungsfindung aufgebaut.