KI hat das Potenzial, den Einkauf von einer Kostenstelle zu einer strategischen Geschäftsfunktion zu wandeln. Viele Chief Procurement Officers sind jedoch noch unsicher, wie sie beginnen sollen, oder haben Schwierigkeiten, frühe Pilotprojekte zu skalieren, um das volle Potenzial von KI auszuschöpfen.

Dieser Artikel erklärt, wie CPOs den Hype um KI überschauen und ihre Vorteile erkennen können:

  1. Warum CPOs bei ihren Argumenten für KI nicht nur auf Kostensenkungen achten sollten, sondern vor allem darauf, wie KI die Fähigkeiten und den strategischen Einfluss des Einkaufs verändern kann
  2. Drei KI-Anwendungsfälle, mit unmittelbarem strategischem Nutzen
  3. Zwei praktische AI-Implementierungsansätze, die CPOs dabei helfen, häufige Hindernisse zu überwinden und den Grundstein für langfristigen Erfolg zu legen

Ein effektiver Weg zur Einführung von KI für Führungskräfte im Einkauf

Führungskräfte im Einkauf weisen immer wieder auf drei Hindernisse hin:

  1. Schwache Geschäftsszenarien, die es nicht schaffen, KI mit strategischen Ergebnissen zu verbinden
  2. Ungewissheit, wo man anfangen soll
  3. Organisatorische Engpässe - von fehlenden KI-Kenntnissen über Governance-Bedenken bis hin zu unklarer Zuständigkeit für KI-Initiativen (ist es der Einkaufsleiter, die IT, die Beschaffungsabteilung, das Data-Science-Team oder jemand anderes?)

Hinter diesen Barrieren verbirgt sich ein tieferes Problem: eine enge Sichtweise dessen, was KI im Einkauf leisten kann. Diese Denkweise beinhaltet:

  • Ein Fokus auf Kosteneinsparungen, der das Potenzial von KI zur Verbesserung der Fähigkeiten und des strategischen Einflusses des Einkaufs außer Acht lässt.
  • Ein technologieorientierter Ansatz, bei dem zunächst die Auswahl von KI-Tools (selbst erstellen, kaufen oder ein hybrider Ansatz) erfolgt, bevor die für den KI-Erfolg unerlässliche Datenbereitschaft und strategische Absicht festgelegt wird.
  • Zu frühes Streben nach End-to-End-Automatisierung. Dadurch wird der kritische Schritt verpasst, experimentelle KI-Pilotprojekte mit geringem Risiko durchzuführen, um unternehmensinterne Fähigkeiten aufzubauen und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.

Um diese häufigen Hindernisse zu überwinden und den tatsächlichen Wert von KI zu erschließen, müssen Führungskräfte im Einkauf proaktiv handeln, einschränkende Ansichten infrage stellen und Initiativen auch ohne völlige Klarheit vorantreiben.

KI kann zu besseren Entscheidungen, schnellerer Ausführung und strategischer Wirkung führen. Um diesen Wert zu erschließen, ist jedoch ein durchdachter Ansatz erforderlich, der auf einer soliden Datengrundlage, gezielten Experimenten und einer klaren strategischen Ausrichtung beruht. 

Mehr als Kostensenkungen: Das strategische Nutzenversprechen von KI


Die Automatisierung durch KI kann für Einkaufsteams zweifellos zu wertvollen Effizienzgewinnen und Einsparungen führen. Investitionen in KI können sich also lohnen. 

Spotlight

Globales Versicherungsunternehmen

Um sich auf eine Welle von IT-Vertragsverlängerungen vorzubereiten, nutzte das Einkaufsteam KI, um innerhalb von nur drei Wochen mehr als die Hälfte der 100 wichtigsten Verträge zu vergleichen.

Durch den schnellen Vergleich von Preisen und Bedingungen deckte das Team Einsparungen in Höhe von 12 % auf und setzte sie um.

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Globale Hotelkette

Die Einkäufer einer weltweit tätigen Hotelkette hatten Schwierigkeiten, sich in den verschiedenen Katalogsystemen zurechtzufinden, und verpassten häufig Rabattaktionen.

Um dieses Problem zu lösen, führte das Unternehmen ein KI-gestütztes Einkaufstool ein. Dieses Tool erleichtert es den Mitarbeitern, Artikel aus genehmigten Lieferantenkatalogen zu finden und zu kaufen, die mit Rabattvereinbarungen verknüpft sind.

Infolgedessen verdoppelte sich der Einsatz von Globalrabatten, wodurch die Einhaltung der Vorzugsvereinbarungen stieg und die erzielten Einsparungen sich erhöhten.

Bei der Einführung von KI kann die Konzentration auf Kosteneinsparungen jedoch dazu führen, dass Einkaufsleiter das transformative Potenzial unterbewerten. Das ist, als würde man ein Auto lediglich als schnelleres Pferd betrachten, statt es als transformative Technologie zu sehen, die Wirtschaft und Gesellschaft umgestaltet. Autos haben nicht nur das Reisen beschleunigt, sondern auch neue Märkte, Branchen und Lebensweisen geschaffen.

Auch im Einkauf geht es bei KI nicht nur um Effizienz. Es geht darum, Dinge zu tun, die wir vorher nicht tun konnten, und strategische Ansätze zu erschließen, die für viele Unternehmen bisher unerreichbar waren.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie KI die Rolle des Einkaufs neu definiert. 

Bessere Entscheidungen durch Dateneinblicke

KI kann Einkaufsteams dabei unterstützen, Ausgabenmuster über Tausende von Warengruppen hinweg zu analysieren, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren und strategische Lieferantenbeziehungen zu identifizieren, durch die sich Wettbewerbsvorteile ergeben. Diese Fähigkeiten waren für die meisten Unternehmen bisher ohne erhebliche Investitionen, Zeit und Ressourcen unerreichbar, doch dank KI sind sie nun möglich.

Verlagerung von der Verwaltung zur Schaffung von Geschäftswert

Wenn Routineaufgaben automatisiert werden und die Arbeit mit Daten einfacher wird, haben Beschaffungsteams mehr Zeit, sich auf höherwertige Aktivitäten zu konzentrieren. Dies kann beispielsweise ein proaktiveres Risikomanagement, der Aufbau engerer Lieferantenpartnerschaften oder die Unterstützung von Nachhaltigkeits- und Innovationszielen sein.

Unterbrechungen vorhersehen: Aufbau der Widerstandsfähigkeit der Lieferkette

KI-Systeme können Lieferantennetzwerke kontinuierlich überwachen, Frühwarnsignale erkennen und Teams in die Lage versetzen, früher zu handeln und besser zu planen. Anstatt nur auf Probleme zu reagieren, kann der Einkauf einen proaktiveren und widerstandsfähigeren Ansatz wählen.

Die folgenden drei Anwendungsfälle verdeutlichen das wachsende Potenzial von KI, die Rolle des Einkaufs über Kosteneinsparungen hinaus zu stärken.

Drei Beispiele für äußerst wirksame KI-Anwendungen im Einkauf

Das strategische Potenzial von KI wird greifbarer, wenn es auf alltägliche Herausforderungen im Einkauf angewendet wird, ohne dass eine durchgängige Transformation oder erhebliche Vorabinvestitionen erforderlich sind.

1. Vertragsmanagement: Vom Engpass zum Vorteil

KI kann das Vertragsmanagement im Einkauf erheblich verbessern, bestehende Prozesse beschleunigen und die Möglichkeiten erweitern, ohne dass ein komplett neues System oder umfangreiche Umschulungen erforderlich sind.

Die Überprüfung von Hunderten von Verträgen, um die wichtigsten Klauseln herauszufiltern, dauert normalerweise mehrere Monate. Mit KI kann diese Aufgabe jedoch in wenigen Minuten erledigt werden. Während ein Mensch normalerweise zwölf wichtige Vertragsklauseln heraussucht, kann KI 50 oder mehr aufdecken. Dadurch werden möglicherweise Risiken und Chancen sichtbar, die sonst übersehen worden wären.

Ein umfassenderer Überblick über die Verträge ermöglicht es den Einkaufsteams, effektiver zu verhandeln und Risiken proaktiv zu steuern.

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Globales Pharmaunternehmen

Für ein globales Pharmaunternehmen war die Verwaltung der sich jährlich ändernden Anforderungen von mehr als 3.000 Verträgen zu einem großen Engpass geworden.

Um dieses Problem zu lösen, konzentrierte sich das Team auf sechs spezifische Aspekte, indem es transformatorbasierte KI-Modelle für eine schnelle, intelligente Dokumentenanalyse und strukturierte Workflows einsetzte.

Dadurch konnte die Voranalyse beschleunigt, der manuelle Aufwand für Aufgaben wie MSA und Redline-Reviews verringert und die Vertragsabwicklung rationalisiert werden.

2. Verfolgung und Rückverfolgbarkeit: Daten zugänglich und verwertbar machen

Für viele Einkaufsteams ist die Frage, was nach der Vertragsunterzeichnung passiert, ein blinder Fleck: Die Überwachung der Einhaltung, Leistung und Wertrealisierung von Beschaffungsentscheidungen ist oft uneinheitlich.

KI verändert diese Dynamik, indem sie statische, oft isolierte Beschaffungsdaten in durchsuchbare, umsetzbare Informationen umwandelt. Diese sind im gesamten Unternehmen leicht zugänglich.

Das Ergebnis ist nicht nur eine bessere Berichterstattung. Es ist ein grundlegender Wandel in der Arbeitsweise des Einkaufs: von regelmäßigen Momentaufnahmen hin zu einem kontinuierlichen Überblick über die Vorgänge in der gesamten Beschaffungsbasis, der dann in Maßnahmen umgesetzt werden kann.

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Globales Industrieunternehmen

Bei einem 300 Millionen € Neubauprojekt kam es zu erheblichen Ungenauigkeiten bei der Kostenschätzung aufgrund mangelhafter systeminterner Preisdaten.

Um dieses Problem zu lösen, führte das Unternehmen einen KI-basierten Anreicherungsprozess ein, um die Vollständigkeit und Genauigkeit seiner Preisangaben zu verbessern.

Das Ergebnis: eine 20-prozentige Steigerung der Vertragstreue und eine 10-prozentige Steigerung der Anzahl der vorvertraglich vereinbarten Stücklistenkomponenten.

3. Einblicke in die Forschung: Informationen in Wettbewerbsvorteile umwandeln

Während sich die ersten beiden Anwendungsfälle auf interne Daten konzentrieren, erweitert Research Insight die externe Wahrnehmung der Beschaffung. Mithilfe von KI können Teams umfassendere Informationen sammeln und destillieren – von der Lieferantenleistung und dem Risikopotenzial bis hin zu Markttrends und Rohstoffpreisen – ohne spezielle Tools zu benötigen.

Beispielhafter Ansatz

Daten mit KI vereinen, um Störungen zu antizipieren

Einige Unternehmen setzen KI ein, um Lieferantenzuordnungen über Tier 1 hinaus, interne Beschaffungsdaten und externe Risikosignale – einschließlich ESG-Scores, der finanziellen Gesundheit und geopolitischer Trends – zu integrieren.

Die daraus resultierende „Signal engine” kann Anomalien aufzeigen, Reputations- oder Finanzrisiken frühzeitig erkennen und Störungsszenarien modellieren. All dies führt zu einer schnelleren und sichereren Entscheidungsfindung.

Zwei praktische Wege, um Hindernisse zu überwinden und die Implementierung von KI voranzutreiben

Um vom Wunsch zum Handeln zu gelangen, benötigen Führungskräfte im Einkauf einen praktischen Ansatz für die KI-Implementierung - einen, der mit soliden Datengrundlagen beginnt und durch risikoarme Pilotprojekte wächst.

1. Beginnen Sie mit den Grundlagen: KI ist keine Abkürzung, sondern ein Verstärker

Bevor sich Beschaffungsleiter für die interne Entwicklung von KI-Lösungen oder den Kauf von Standardlösungen entscheiden, müssen sie drei wesentliche Schritte durchführen:

  1. Bewerten Sie Ihre Datenlage: Bewerten Sie, welche Beschaffungsdaten Ihnen derzeit zur Verfügung stehen, deren Qualität und wo kritische Lücken bestehen. 
  2. Verbessern Sie die Datengrundlagen: Nutzen Sie die Bewertung als Sprungbrett, um Ihre Datenpraktiken zu verbessern, Lücken zu schließen und sich auf eine sinnvolle KI-Nutzung vorzubereiten.
  3. Definieren Sie klare Ziele: Legen Sie fest, welche Beschaffungsergebnisse Sie durch KI verbessern wollen, z. B. eine bessere Transparenz der Ausgaben, eine intelligentere Lieferantenauswahl oder eine schnellere Vertragsanalyse.

Das Versprechen von KI, bessere Einblicke und eine höhere Geschwindigkeit und Skalierbarkeit zu ermöglichen, hängt von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab. Inkonsistente oder fragmentierte Daten führen zu irreführenden Erkenntnissen, die zu schlechten Beschaffungsentscheidungen führen können. 

2. Schaffen Sie einen KI-Sandkasten: Befähigen Sie Ihr Team durch Experimente

Die Sicherstellung der Datenbereitschaft allein reicht nicht aus. Einkaufsteams benötigen eine risikoarme Umgebung, um zu lernen, zu testen und Vertrauen aufzubauen.

Im Gegensatz zu früheren Technologiewellen, für die spezielle Data-Science-Kenntnisse und Investitionen in die Infrastruktur erforderlich waren, sind die heutigen generativen Tools auch für Nicht-Experten zugänglich und eine unternehmensweite Umstellung ist nicht nötig. 

Die Durchführung iterativer, experimenteller KI-Pilotprojekte bietet Einkaufsteams mehrere Vorteile:

  • Es werden interne Fähigkeiten entwickelt, unerkannte Anwendungsfälle aufgezeigt und die Teams können diese Anwendungsfälle vor der Skalierung verfeinern.
  • Sie verringert das finanzielle Risiko und hilft dabei, den Wert der Tools zu demonstrieren sowie bei der Beantragung von Finanzmitteln überzeugendere Geschäftsszenarien zu erstellen.
  • Es ermöglicht eine menschliche Aufsicht, die die Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen sicherstellt.

KI im Einkauf: Strategischer Wandel beginnt mit praktischen Schritten

KI kann Teams dabei unterstützen, bessere Entscheidungen zu treffen, Prozesse zu beschleunigen und strategische Ergebnisse zu erzielen. Um diesen Mehrwert zu erschließen, ist jedoch ein durchdachter Ansatz erforderlich, der auf einer soliden Datengrundlage, gezielten Experimenten und einer klaren strategischen Ausrichtung beruht.

Für den Weg nach vorne ist keine sofortige vollständige Transformation erforderlich. Der Erfolg stellt sich ein, wenn Sie klein anfangen, eine praktische Denkweise an den Tag legen, konkrete Maßnahmen ergreifen und bereit sind, im Laufe der Zeit dazuzulernen.

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Bei Efficio betrachten wir KI nicht als Allheilmittel, sondern als Werkzeug, das den strategischen Beitrag des Einkaufs verbessern kann. Wir unterstützen unsere Klienten dabei, diese Entwicklung pragmatisch zu bewältigen. Dazu legen wir den Fokus auf solide Grundlagen, klare Ziele und eine lernende Einstellung.


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