Title

KI im Einkauf: Mit den gleichen Teams exponentiell mehr Wert schaffen

Section
Insight
Summary

Verfasst von Geoffrey Boutin

Einkaufsleiter stehen heute vor zwei Herausforderungen: steigende Erwartungen des Unternehmens und begrenzte Ressourcen. Die herkömmliche Digitalisierung hat ihre Grenzen erreicht – Effizienzsteigerungen flachen ab, und mit zunehmender Automatisierung allein lassen sich Anforderungen an Geschwindigkeit, Transparenz und Analytik nicht erfüllen. Künstliche Intelligenz (KI) verändert dies grundlegend. Entscheidend ist nicht die reine Kostenreduktion, sondern die gezielte Weiterentwicklung und Befähigung von Einkaufsteams.

KI befähigt jeden Category Manager, Einkäufer und Analysten, schneller zu agieren, Risiken früher zu erkennen und unternehmensweit bessere Entscheidungen zu treffen. Wie uns ein CPO sagte: „Wir brauchen nicht weniger Menschen, sondern dass unsere Leute die richtigen Dinge tun.“

KI steigert den Wertbeitrag des Einkaufs im gesamten Unternehmen

Der Einkauf generiert Wert an den Schnittstellen: zwischen Operations und Finance, zwischen Engineering und Lieferanten sowie zwischen Ausgaben und Strategie. Begrenzte Transparenz und manuelle Prozesse haben den Wirkungsgrad jedoch bisher eingeschränkt.

KI kann diese Barrieren reduzieren: Sie liest tausende Verträge in Minuten, klassifiziert und verknüpft Ausgabendaten über Taxonomien hinweg und verbindet automatisch Preis-, Leistungs- und Compliance-Daten. Das Resultat: Dasselbe Team kann mehr Warengruppen betreuen, Risiken früher erkennen und das Geschäft proaktiv einbinden. Auf diese Weise kann es sich vom Gatekeeper zum strategischen Partner entwickeln.

KI als Multiplikator, nicht als Ersatz

Automatisierung bedeutet keine Verdrängung, sondern Verstärkung. KI übernimmt wiederkehrende Aufgaben wie Datenbereinigung, Rechnungsabgleich, Vertragserstellung und RfP-Generierung und schafft so Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten. Analysten können mehr Zeit in Insights statt Datensammlung investieren, Category Manager sich auf Lieferantenstrategie statt Transaktionen fokussieren.

Ein KI-unterstützter Einkaufsexperte erreicht heute Ergebnisse, für die früher ein ganzes Team nötig war – nicht, weil die Rolle entwertet wird, sondern weil die Tools exponentiell skalieren. Wie Efficio-Klienten feststellen, macht KI den Einkauf nicht kleiner, sondern relevanter und leistungsfähiger.

Wo beginnen? Potenziale in Fortschritt umsetzen

CPOs sollten sich zuerst fragen: Was bremst uns aus?

Der Startpunkt ist kein Technologiesprint, sondern ein strukturierter Ansatz, der auf Geschäftswert ausgerichtet ist. Efficio empfiehlt eine Reifegrad- und Datenanalyse entlang folgender Dimensionen:

  • Prozessreife: Von Spend Analytics bis Lieferantenmanagement
  • Datenlandschaft: Qualität, Taxonomie und Zugänglichkeit
  • Systemunterstützung: Status von ERP, P2P, Vertragsdatenbanken
  • Governance & Change Readiness: Führung und Veränderungsbereitschaft

Das Ergebnis ist ein tragfähiger Business Case sowie ein umsetzungsorientierter Fahrplan, der schnelle Erfolge, beispielsweise durch die Auswertung von Vertrags-, Rechnungs- und Ausgabendaten, priorisiert.

Von Pilotprojekten zur unternehmensweiten Anwendung

Für Teams, die bereits mit KI-Piloten experimentieren, verlagert sich die Herausforderung von der Potenzialdarstellung zur skalierbaren Implementierung.

Erfolgreiche Organisationen achten dabei auf drei Grundsätze:

  • Sie verankern KI an konkreten Businesszielen – etwa Kosteneinsparungen, schnellere Beschaffung oder Lieferantenresilienz.
  • Sie bauen Vertrauen und Kompetenzen auf – durch Teamtrainings, transparente Ergebnisse und sichtbare Quick Wins.
  • Sie integrieren KI in Arbeitsabläufe – Sie verknüpfen Intelligenz direkt mit bestehenden Tools und Prozessen.

Wird KI auf diese Weise etabliert, entwickelt sie sich von einem unterstützenden Tool zur intelligenten Orchestrierungsschicht, die Ausgaben, Lieferanten und Verträge kontinuierlich verbindet, damit Teams schneller und besser handeln können.

Fazit: Die Zukunft des Einkaufs heißt Skalierung, nicht Verkleinerung

KI bedeutet einen Paradigmenwechsel im Einkauf. Es geht nicht um den Abbau von Personal, sondern darum, mit den bestehenden Teams exponentiell mehr Wirkung zu erzielen.

Durch mehr Insights, größere Einflussnahme und stärkere Integration wird KI den Einkauf für diejenigen, die ihr Potenzial zu nutzen wissen, vom Kostenfaktor zum strategischen Werttreiber transformieren.

KI wird den Einkauf nicht ersetzen. Sie macht ihn unverzichtbar.

Englisches PDF herunterladen