Wiederherstellung von Kontrolle und Transparenz bei Lieferantenpreisen durch KI bei einem globalen Hersteller

Viele Einkaufsteams sehen sich mit derselben Herausforderung konfrontiert: Lieferantenpreisdaten sind über verschiedene Systeme verteilt, widersprüchlich oder nur eingeschränkt vergleichbar. Die Folge ist Unsicherheit darüber, welche Daten belastbar sind. Bei einem globalen Industrieunternehmen spitzte sich diese Herausforderung rund um sogenannte „Price Keys“ zu – interne Identifikatoren, mit denen Artikel, Spezifikationen und Lieferantenpreiskonditionen systemübergreifend in SAP- und PDM-Systemen verknüpft werden. Was eigentlich Transparenz und fundierte Analysen ermöglichen sollte, führte in der Praxis zu Intransparenz, Mehraufwand und ineffizienten Prozessen.

Um die Auswirkungen auf Entscheidungsfindung und Verhandlungsmacht des Einkaufs zu adressieren, entschied sich das Unternehmen für eine Zusammenarbeit mit Efficio. Ziel war es, die Kontrolle über die Preisdaten zurückzugewinnen. Der gewählte Ansatz: ein KI-gestütztes Framework zur strukturierten Verwaltung der Price Keys. Damit stärkte das Unternehmen nicht nur seine Data Governance im Einkauf, sondern erschloss auch neuen kommerziellen Mehrwert.

Die Herausforderung: fehlende Transparenz bei Lieferantenpreisdaten

Nach Jahren starken Wachstums verfügte unser Klient über mehrere Millionen Price Keys für Komponenten. Diese waren jedoch über die Systeme hinweg uneinheitlich gepflegt. Unterschiedliche Bezeichnungen, inkonsistente Strukturen und eine unkontrollierte Terminologie führten zu stark variierender Datenqualität.

Für den Einkauf hatte das spürbare Konsequenzen. Der Zugriff auf verlässliche Preisinformationen war erschwert, selbst einfache Analysen dauerten unnötig lange. Die eingeschränkte Transparenz schwächte strategische Sourcing-Entscheidungen und reduzierte die Verhandlungssicherheit gegenüber Lieferanten. Gleichzeitig entstanden Risiken in den Bereichen Governance und Compliance.

Auch wenn Price Keys ein kundenspezifisches Konstrukt sind, ist das zugrunde liegende Problem weit verbreitet: fragmentierte Preisdaten verhindern belastbare Erkenntnisse und erschweren fundierte Entscheidungen.

Der Ansatz: KI-gestützte Automatisierung im großen Maßstab 

Efficio entwickelte und implementierte ein maßgeschneidertes KI-Framework, um Price-Key-Daten systematisch zu automatisieren, zu vereinheitlichen und zu validieren. 

Die Lösung kombinierte mehrere KI-basierte Module:

Durch die Automatisierung zentraler Aufgaben in der Datenqualität und Analyse wurden interne Teams deutlich entlastet. Sie konnten sich stärker auf strategische und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Perspektivisch plant unser Klient, die Lösung weiter auszubauen, etwa um Price Keys künftig KI-gestützt direkt aus Lieferantenangeboten zu erzeugen und zu pflegen. Das reduziert manuellen Aufwand und stärkt die vorgelagerte Governance zusätzlich.

Ergebnisse:

Efficios kollaborativer Ansatz half unserem Klienten, fragmentierte Preisdaten in eine kontrollierte, skalierbare Grundlage für fundierte Entscheidungen zu überführen. Das Ergebnis: mehr Sicherheit im Einkauf, stärkere Governance und eine belastbare Basis für die weitere digitale Transformation.