Nach Unternehmensübernahmen konzernweite Einkaufsvorteile erschließen

Nach einer Phase starken Wachstums durch Unternehmensübernahmen stand ein führender Infrastrukturdienstleister vor einer zentralen Herausforderung: 
Die Geschäftsbereiche kauften weitgehend unabhängig voneinander ein. Es fehlte ein konzernweiter Überblick über die Ausgaben, Lieferanten wurden uneinheitlich gesteuert und Einkaufssynergien blieben ungenutzt.

Gemeinsam mit dem Klienten baute Efficio eine zentrale Einkaufsorganisation auf. Sie bündelt die Einkaufskraft des Konzerns, trägt zur Verbesserung des Unternehmensergebnisses bei und unterstützt die Integration neu übernommener Unternehmen.

Die einzelnen Geschäftsbereiche agierten weitgehend unabhängig voneinander. Sie verfügten über eigene Lieferantenbeziehungen, Verträge und Einkaufsprozesse. Dadurch blieben konzernweite Größenvorteile und Einkaufssynergien weitgehend ungenutzt. Gleichzeitig fehlte eine einheitliche Datengrundlage für fundierte wirtschaftliche Entscheidungen.

Ziel des Klienten war es daher nicht nur, den Einkauf zu zentralisieren, sondern ihn als strategische Funktion im gesamten Konzern zu etablieren. Diese sollte die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit nachhaltig verbessern und gleichzeitig die Integration neu erworbener Unternehmen erleichtern.

Efficio unterstützte die Transformation mit einem interdisziplinären Team von mehr als 35 Fachkräften aus den Bereichen Einkauf, Finanzen und operatives Geschäft. Im Mittelpunkt standen die Schaffung einer belastbaren Datengrundlage, die enge Zusammenarbeit mit den Geschäftsbereichen und der langfristige Aufbau interner Kompetenzen.

Angesichts der hohen Eigenständigkeit der Geschäftsbereiche setzte Efficio nicht auf eine vorgegebene Zentralisierung. Stattdessen identifizierte das Team konkrete, datenbasierte Einsparpotenziale, um die Vorteile einer konzernweiten Einkaufsoptimierung aufzuzeigen und die Unterstützung der Geschäftsbereiche zu gewinnen.

Hierfür entwickelte Efficio einen konzernweiten Spend Cube, der zuvor isolierte Ausgabendaten aus unterschiedlichen Systemen der Geschäftsbereiche zusammenführte. Ergänzend analysierte das Team mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) weitere Datenquellen, darunter Rechnungen und Verträge. Dadurch entstand eine umfassendere Transparenz über die Ausgabenstruktur und zusätzliche Einsparpotenziale, die mit einer herkömmlichen Ausgabenanalyse nicht in gleichem Umfang erkennbar gewesen wären.

Auf dieser Grundlage konnte das Team die wirtschaftlich relevantesten Warengruppen priorisieren und frühzeitig Einsparungen realisieren. Ein besonderer Fokus lag auf Maßnahmen, die unmittelbar die Marge des Klienten verbesserten, statt Einsparungen aufgrund vertraglicher Regelungen an dessen Kunden weiterzugeben.

Um weitere Potenziale zu erschließen, kombinierte Efficio historische Ausgabendaten mit Erkenntnissen aus Workshops mit den relevanten Fachbereichen. Dabei wurden anstehende Projekte, zukünftige Bedarfe und mögliche Veränderungen der Anforderungen berücksichtigt. So entstand eine Bottom-up-Maßnahmenpipeline, die eine fundierte Priorisierung und gezielte Umsetzung zusätzlicher Einkaufsinitiativen ermöglichte.

Parallel zur Umsetzung der Einkaufsinitiativen unterstützte Efficio die Integration neu erworbener Unternehmen. Dazu gehörten die Bewertung von Einkaufsrisiken, die Überprüfung bestehender Lieferantenvereinbarungen und die Identifikation konzernweiter Synergiepotenziale.

Gleichzeitig entwickelte das Team die Grundlagen für ein langfristig tragfähiges Einkaufsmodell. Dazu zählten klare Governance-Strukturen, definierte Verantwortlichkeiten im Warengruppenmanagement, standardisierte Einkaufsprozesse und eine systematische Erfolgsmessung.