Mit KI die Einkaufsleistung skalieren: Erkenntnisse aus unserer eigenen Transformation

Einkaufsteams stehen zunehmend unter Druck, schneller und fundierter zu entscheiden und gleichzeitig eine gleichbleibend hohe Qualität sicherzustellen. Gerade im datenintensiven Einkauf bietet KI großes Potenzial: Sie kann Analysen beschleunigen und Teams dabei unterstützen, bessere Ergebnisse zu erzielen. In der Praxis ist der erfolgreiche Einsatz jedoch anspruchsvoll. Einzelne Anwendungsfälle funktionieren häufig gut, doch die Herausforderung besteht darin, sie nachhaltig in den Arbeitsalltag zu integrieren und ihren Mehrwert zu skalieren.

Als Einkaufs- und Lieferkettenberatung mit mehr als 1.300 Mitarbeitenden beschäftigen wir uns täglich mit denselben Herausforderungen wie unsere Klienten. Unsere Arbeit ähnelt in vielerlei Hinsicht der einer großen, globalen Einkaufsorganisation: Wir analysieren komplexe Ausgabendaten, entwickeln Warengruppenstrategien, arbeiten mit Lieferanten zusammen und unterstützen Unternehmen dabei, über verschiedene Branchen und Regionen hinweg messbaren Mehrwert zu erzielen. Als wir begannen, KI systematisch in unsere eigene Einkaufsarbeit zu integrieren, konnten wir die Technologie deshalb unmittelbar unter realen Bedingungen erproben.

Vor drei Jahren haben wir unsere KI-Transformation gestartet. Unser Ziel war es, die Kapazitäten unserer Beratungsteams zu erweitern, fundiertere Entscheidungen zu ermöglichen und zusätzlichen Mehrwert für unsere Klienten zu schaffen. Dabei wurde schnell deutlich: Neue Tools allein reichen nicht aus. Um KI erfolgreich zu nutzen und gleichzeitig eine konstant hohe Qualität sicherzustellen, mussten wir auch unsere Arbeitsweise verändern.

Anstatt darauf zu warten, dass sich am Markt ein bewährter Ansatz etabliert, haben wir unseren eigenen entwickelt. Die Connected Platform, unsere gemeinsame Arbeitsumgebung, bildet die Grundlage dafür. Wir haben KI direkt in die Workflows, Governance und Prozesse unserer Klientenprojekte integriert. Dabei entstand unser Ansatz nicht unter Laborbedingungen, sondern im Projektalltag – mit engen Zeitplänen, komplexen Daten und klarer Verantwortung für die Ergebnisse.

Auf unserem Weg sind wir auf eine Reihe praktischer Herausforderungen gestoßen, die viele Einkaufsorganisationen kennen. Aufgrund unserer Größe und unseres Geschäftsmodells waren einige davon bei uns besonders ausgeprägt. Aus diesen Erfahrungen haben wir Schritt für Schritt einen strukturierten Ansatz für den Einsatz von KI im Einkauf entwickelt.

Eine Herausforderung begegnet uns in Klientenprojekten immer wieder: Aus fragmentierten und uneinheitlichen Daten müssen belastbare Erkenntnisse gewonnen werden. Meist stehen große Mengen an Einkaufsdaten zur Verfügung. Sie so aufzubereiten und zu strukturieren, dass sie sinnvoll analysiert werden können, ist jedoch häufig mit erheblichem Aufwand verbunden.

Damit KI verlässliche Ergebnisse liefern kann, brauchen wir eine solide Datengrundlage. Deshalb haben wir daran gearbeitet, Daten über unsere Projekte hinweg konsistenter zu erfassen, zu strukturieren und wiederzuverwenden. So schaffen wir eine einheitlichere Basis für Analysen und ermöglichen unseren KI-Tools, zuverlässiger und effektiver zu arbeiten.

Der Unterschied im Arbeitsalltag ist erheblich: Unsere Teams müssen Analysen nicht jedes Mal mit einer aufwendigen manuellen Dateninterpretation und -bereinigung beginnen. Stattdessen können sie auf einer konsistenteren analytischen Grundlage aufbauen und schneller, systematischer und in größerem Umfang Erkenntnisse gewinnen.

Die nächste Frage war: Wo lässt sich KI in unseren Einkaufsworkflows tatsächlich sinnvoll einsetzen? Viele Anwendungsfälle klingen in der Theorie überzeugend, schaffen in der Praxis aber nur begrenzten Mehrwert.

Deshalb haben wir von Anfang an direkt im Projektalltag getestet und gelernt. Zunächst haben rund 100 Mitarbeitende aus unterschiedlichen Bereichen KI-Tools in kontrollierten Umgebungen erprobt. Erfahrene Einkaufsfachleute haben Anwendungsfälle, Workflows und die Benutzererfahrung aktiv mitgestaltet. Gleichzeitig haben wir Schulungen und gemeinsame Ressourcen bereitgestellt und einen regelmäßigen wöchentlichen Austausch etabliert.

Unser Ansatz kombinierte:

• sichere Umgebungen zum Experimentieren, 
• den praktischen Einsatz in laufenden Projekten, 
• schnelle Feedbackschleifen zu Wirksamkeit und Benutzerfreundlichkeit. 

So konnten wir Erfahrungen über unterschiedliche Rollen, Regionen und Anwendungsfälle hinweg sammeln, statt uns auf einzelne Pilotprojekte zu beschränken. Gleichzeitig haben wir Kompetenzen aufgebaut und das Vertrauen unserer Teams in den Einsatz von KI gestärkt.

Mit zunehmender Nutzung haben wir immer besser verstanden, wo KI im Einkaufsalltag den größten Mehrwert liefert und wo nicht.

Dabei hat sich gezeigt: Der größte Nutzen liegt nicht darin, möglichst viele Aufgaben zu automatisieren. Vielmehr erweitert KI die Möglichkeiten unserer Einkaufsfachleute. Unsere Teams können größere Datenmengen analysieren, Zusammenhänge schneller erkennen und Entscheidungen auf eine breitere Informationsbasis stellen. Urteilsvermögen, Stakeholder-Management und Verhandlungen bleiben dagegen bewusst in menschlicher Hand.

Diese Erfahrungen haben uns geholfen, die Anwendungsfälle zu identifizieren, bei denen KI die Einkaufsergebnisse zuverlässig verbessert. Darauf aufbauend konnten wir diese Arbeitsweisen systematischer in unserem Unternehmen verankern.

Nachdem wir wussten, wo KI den größten Mehrwert schafft, mussten wir diese Ansätze skalierbar machen. Dabei wurde schnell klar: Einzelne Tools und punktuelle Anwendungen reichen nicht aus. Damit KI nachhaltig Wirkung entfaltet, muss sie Teil der täglichen Arbeitsabläufe werden.

Deshalb haben wir unsere wirkungsvollsten KI-Lösungen direkt in unsere Connected Platform integriert. So ist KI dort verfügbar, wo unsere Teams ihre Einkaufsarbeit planen, steuern und umsetzen. Das erleichtert es unseren Beratenden, zum richtigen Zeitpunkt die passenden Lösungen einzusetzen und gleichzeitig über Teams und Projekte hinweg konsistent zu arbeiten.

Die Connected Platform ermöglicht uns außerdem, bewährte Arbeitsweisen im gesamten Unternehmen zu skalieren. Wir sind damit nicht auf einzelne KI-Vorreiter oder voneinander getrennte Tools angewiesen. Gleichzeitig sehen wir, wie die Lösungen genutzt werden und wo sie den größten Mehrwert schaffen. Diese Erkenntnisse nutzen wir, um unsere KI-Lösungen kontinuierlich weiterzuentwickeln und Erfahrungen aus laufenden Projekten in zukünftige Projekte einfließen zu lassen.

Technische Integration allein reicht nicht aus. Entscheidend ist, dass unsere Teams die neuen Möglichkeiten tatsächlich nutzen und damit bessere Ergebnisse für unsere Klienten erzielen.

Dabei haben wir schnell gelernt, wie wichtig Vertrauen ist. Schulungen allein genügen nicht. Unsere Teams müssen darauf vertrauen können, dass KI-generierte Ergebnisse verlässlich sind. Sie müssen verstehen, wo die Technologie einen echten Mehrwert bietet und wie sie im jeweiligen Projekt sinnvoll eingesetzt werden kann.

Deshalb haben wir die Einführung als strukturiertes Change-Management-Programm gestaltet. Wir haben uns auf praxisnahe Anwendungsfälle mit hohem Mehrwert konzentriert, gezielte Schulungen und Leitfäden entwickelt und anhand von Feedback und Nutzungsdaten analysiert, wo weitere Unterstützung notwendig ist. Mitarbeitende, die KI früh eingesetzt haben, spielten dabei eine wichtige Rolle: Sie konnten den Mehrwert direkt in Klientenprojekten zeigen und damit das Vertrauen in der gesamten Organisation stärken.

Heute ist KI zunehmend fester Bestandteil unserer Arbeitsweise. Tätigkeiten, die früher stark manuell geprägt oder zeitaufwendig waren, werden durch KI unterstützt. Dadurch können unsere Beratenden mehr Zeit für die Interpretation von Ergebnissen, fundierte Entscheidungen, die Zusammenarbeit mit Stakeholdern und die eigentliche Wertschöpfung einsetzen. Es geht also nicht nur um höhere Effizienz. KI ermöglicht uns, unsere Einkaufsexpertise in deutlich größerem Umfang einzusetzen.

Aus einzelnen KI-Experimenten ist eine skalierbare Arbeitsweise entstanden, die heute fest in unserer täglichen Einkaufsarbeit verankert ist.

Unsere Erfahrungen zeigen, dass sich KI im Einkauf erfolgreich skalieren lässt, wenn sie direkt in die Arbeitsabläufe integriert wird, eine klare Governance besteht und die Mitarbeitenden die Lösungen im Alltag annehmen. Was als unsere eigene Transformation begann, ist inzwischen zu einem wiederholbaren Ansatz geworden. Die dabei gewonnenen Erfahrungen fließen heute direkt in die Unterstützung unserer Klienten bei ihrer eigenen KI-Transformation ein.