Checklisten

Strategische Verhandlungen – Die Checkliste für Ihre Vorbereitung

Autor: Dr. Viola Walther

Strategische Lieferantenverhandlungen zielen nicht nur auf schnelle Einsparungen, sondern insbesondere auf nachhaltige Kostensenkungen ab. Dazu können unter anderen der Bedarf sowie Spezifikationen oder auch eine Warengruppenstrategie entwickelt werden. 

Strategische Verhandlungen bestehen insgesamt aus drei Phasen: der Vorbereitungsphase, der Durchführungsphase und der Umsetzungsphase. 

Die Vorbereitungsphase kann 6 – 8 Wochen in Anspruch nehmen (abhängig von der Klompexität der Warengruppe). In dieser Phase ist es von entscheidender Bedeutung, klare Ziele zu setzen und Lieferanten mit hohem Einfluss bei geringem potenziellen Lieferrisiko auszuwählen. Es müssen starke Argumente entwickelt werden, die durch Analysen gestützt werden. Außerdem ist es unerlässlich, die Verhandlungen bereits im Rahmen von Probeläufen durchzugehen und so zu üben. 

In der Ausführungsphase werden strukturierte Verhandlungen über einen längeren Zeitraum geführt. Das dient dazu, Informationsvorteile zu nutzen, eine Wettbewerbsdynamik unter den ausgewählten Lieferanten durch gleichzeitige Verhandlungen an einem Ort zu schaffen und sofortige und verbindliche Vereinbarungen zu erzielen.

Bei der Umsetzungsphase werden schließlich die vereinbarten Einsparungen umgesetzt, Gegenmaßnahmen eingeleitet und gemeinsame Aktivitäten implementiert. 

Im Folgenden wird nun die Vorbereitungsphase genauer betrachtet, da diese für den Erfolg von Verhandlungen grundlegend ist. Hier bieten wir Ihnen eine Checkliste für Ihre strategischen Verhandlungen. 

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Die Vorbereitungsphase – Checkliste

Hier sind einmal die wichtigsten Erfolgsfaktoren für Ihre strategischen Verhandlungen aufgezählt. Der Erfolg Ihrer Verhandlungen beginnt mit einer gründlichen Vorbereitung. Es ist wichtig, dass Sie einen strukturierten Ansatz für Ihre Verhandlungen verfolgen. Außerdem ist es von Vorteil, wenn jedes Event und jede Lieferakte mit klaren Forderungen und Argumenten sorgfältig vorbereitet wird. Sie sollten zudem Engagement durch eine starke Beteiligung Ihres Managements und Unternehmens demonstrieren. 

Wesentliche Erfolgsfaktoren

Ziele klar definieren

Festlegung des Verhandlungsziels im Vorfeld und Abstimmung des Grundverständnisses des Ziels zwischen Management und Verhandlungsführern

Richtige Lieferanten auswählen

Auswahl der wichtigsten künftigen Lieferanten mit ausreichendem Volumen, die über einen gewissen Spielraum verfügen, um die Ressourcen auf Fälle mit den höchstmöglichen Erfolgsquoten zu konzentrieren

Arbeit priorisieren

Ausreichende Ressourcen und Vorlaufzeit sind für eine wirksame Vorbereitung erforderlich - Seien Sie bereit, andere Arbeiten zu unterbrechen

Relevante Stakeholder einbeziehen

Ansatz, Ziele und Konsequenzen müssen mit den relevanten Stakeholdern (z. B. Projekt, Technik) abgestimmt werden, um sicherzustellen, dass an allen Kontaktpunkten für Lieferanten die gleiche Botschaft vermittelt wird

Nachbereitung sicherstellen

Die Arbeit endet nicht mit der Verhandlungsfabrik, die Nachbereitung (Vertragsanpassungen, Ressourceneinsatz) ist der Schlüssel zur Unterstützung der Einsparungen

 

Schritte zur Verhandlungsvorbereitung

1a) Entwickeln Sie ein Deck für die Verhandlungsstrategie:

  • Legen Sie die Ziele und die Strategie der Warengruppe detailliert fest
  • Kennen Sie die Bedürfnisse: Nicht die Forderungen sind entscheidend, sondern die dahinterstehenden Interessen. Vielleicht ist der angestrebte Preis längst erreicht, aber der Lieferant ist noch nicht zufrieden, weil er an Anerkennung oder dem nächsten Schritt auf der Karriereleiter interessiert ist. Diese Bedürfnisse müssen befriedigt werden. Nur wer die Motive kennt, kann in schwierigen Phasen die richtigen Hebel ansetzen – und damit die nötige Macht gewinnen
  • Entwickeln Sie starke Argumente, die durch Analysen gestützt werden: In der Vorbereitung entwickelt das Team den Handlungsablauf mit der Forderung, den notwendigen Backup-Argumenten (z.B. Analysen, die die Forderung untermauern und dem Lieferanten vorgelegt werden können) und der Verhandlungstaktik auf der Grundlage ausgewählter Analysen bezüglich der Situation des Lieferanten

1b) Legen Sie Ihre Ziele, Verhandlungsablauf, Verhandlungstaktik und Verhandlungsstil fest:

  • Geben Sie eine kurze Beschreibung der Produkte und Mengen, der Preisentwicklung und anderer relevanter Informationen
  • Entwickeln Sie den Handlungsablauf
  • Verstehen Sie Ihre aktuelle Verhandlungsposition 
  • Prüfen Sie, ob Sie sich in einer starken Verhandlungsposition befinden und welche Hebel Sie einsetzen können, um den Lieferanten zu überzeugen (z. B. Prestige, Größe des Kunden, geplantes Wachstum usw.)
  • Ermitteln Sie, ob der Lieferant Sie als wichtigen Kunden ansieht oder nicht
  • Entwickeln Sie eine allgemeine Verhandlungstaktik / ein Verhandlungsstil und passen Sie Ihren Verhandlungsstil an ein bestimmtes Umfeld an

Diese Punkte können leicht in Form eines Template gesammelt werden:
 

Thema Zielsetzung
  • Zusammenfassung des Verhandlungsansatzes
  • Frage
  • Saldo der gebundenen und ungebundenen Mengen
Kurze Beschreibung

Beschreibung von 

  • Produkten und Mengen
  • Historie der Preisgestaltung
  • Sonstigen relevante Informationen (z. B. Ansprüche, Qualitätsprobleme)
Handlung
  • Einleitung und Beziehung mit dem Anbieter
  • Frage und Hauptargumente
  • "Zuckerbrot und Peitsche“
  • Allgemeine Verhandlungstaktiken

 

  • Seien Sie sich im Klaren darüber, welche Art von Verhandlung Sie führen wollen / wählen Sie Ihren Verhandlungsstil: Verhandlungen können viele Formen annehmen, aber sie haben alle viele gemeinsame Merkmale:

o    Umgang mit mehreren Personen, die die gleichen Interessen haben können oder auch nicht
o    Wird häufig als schwierig angesehen, so dass sich die Menschen in der gesamten Situation unwohl fühlen 
o    Menschen unterscheiden sich in ihren Verhandlungsfähigkeiten und -ansätzen
o    Wie sehen die Machtverhältnisse aus? - Macht ist eine subjektive Wahrnehmung. Nur sehr wenige Verhandlungen sind eindimensional. Selbst ein Single-Source-Lieferant hat zahlreiche Nebeninteressen: zum Beispiel Liefertermine, Zahlungsbedingungen oder Know-how-Transfer. Aber nicht selten liegt die Ursache für Blockaden darin, dass sich der Partner überlegen fühlt. In diesem Fall ist es wichtig, sich auf Augenhöhe zu begeben, damit faire Ergebnisse möglich sind
                  

1c) Definieren Sie Rollen & Zuständigkeiten:

  • Personen: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die richtigen Personen an den Verhandlungsgesprächen teilnehmen
  • Rollen: Weisen Sie den einzelnen Teammitgliedern klare Rollen zu und erarbeiten Sie gemeinsam eine Verhandlungsstrategie
  • Verhalten: Ein koordiniertes und kooperatives Verhalten ist der Schlüssel zum Verhandlungserfolg - falls erforderlich, sollten Schulungen und Probeläufe durchgeführt werden
  • Seien Sie sich über den internen Prozess gegenüber dem Lieferanten im Klaren:

o    Stellen Sie einen angemessenen Kommunikationsmanagementansatz sicher
o    Die Verhandlungsführer führen das Gespräch
o    Das Management beteiligt sich selektiv an den Gesprächen
o    Signalisieren Sie, dass die Hauptverhandlungsführer das Sagen haben und gut autorisiert sind
o    Lenken Sie die Aufmerksamkeit des Managements auf bestimmte Lieferanten, um den Druck zu erhöhen

1d) Führen Sie Daten- und Marktanalysen durch:

  • Verstehen Sie die Positionierung der Lieferanten
  • Analysieren Sie die Preisgestaltung, Fähigkeiten und Anforderungen an jeden Lieferanten
  • Verstehen Sie die eigene Macht im Vergleich zu den einzelnen Lieferanten
  • Kennen Sie die SWOT (Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken) der Lieferanten
  • Berücksichtigen Sie auch wesentliche Kosteneinsparungen, wie z. B. sofortige Preissenkungen bei bestehenden Verträgen, einen Sparplan und die Verpflichtung zu weiteren Preissenkungen in den nächsten Jahren, einen Ausgleich für in der Vergangenheit festgestellte überhöhte Preise und eine Verlängerung der Zahlungsfristen
  • Erhöhte Transparenz bei der Preisgestaltung
  • Typische Analysen umfassen:

 

1e) Stellen Sie Ihre Verhandlungsstrategie fertig:

  • Sicherstellung des Abschlusses und der Bereitschaft für einen Probelauf der Verhandlung

1f) Führen Sie einen Probelauf der Verhandlungen durch:

Üben Sie die Verhandlungen mehrmals in Probeläufen, denn das hilft:

  • die Übermittlung der Anfrage zu verbessern und angemessen auf die Antwort des Lieferanten zu reagieren
  • ein Bewusstsein für mögliche Taktiken zu schaffen
  • die besten Antworten zu diskutieren, um die Verhandlung auf Fragen und Argumente umzulenken
  • die Taktiken einzuschätzen, die die Lieferanten wahrscheinlich anwenden werden. Trainieren Sie dies in Rollenspielen
  • im Falle von Problemen zum vorherigen Schritt zurückzukehren

2a) Logistik / Planung:

  • Ort der Verhandlung:

o    Virtuell - eher informell
o    Vor Ort - Anwesenheit aller Teilnehmer

  • Dauer der Verhandlung
  • Teilnehmer (Informationen, die vor Beginn der Verhandlung gesammelt werden müssen): 

o    Wer nimmt von der Geschäftsleitung teil?
o    Wer sind die Hauptverhandlungsführer? 
o    Wer nimmt von der Lieferantenseite teil?

2b) Versenden Sie die Einladung und verfolgen Sie die Rückmeldungen:

  • Entwerfen Sie die Einladung 
  • Koordinierung des Versands durch das Management
  • Wählen Sie geeignete Teilnehmer aus und verfolgen Sie den Bestätigungsstatus nach

2c) Schließen Sie die Verhandlungsplanung ab:

  • Buchen Sie Räume und verschicken Sie die Einladungen 
  • Legen Sie die Tagesordnung fest und bereiten Sie ein Informationspaketen für Lieferanten und Verhandlungsführer vor
  • Führen eines „War Rooms“ zur Unterstützung der Verhandlungsteams und zur Verfolgung der Fortschritte/Ergebnisse

3) Tatsächliche Verhandlungen führen

Auf Basis Ihrer Vorbereitung treten Sie nun in die individuellen Verhandlungen mit Ihren Lieferanten ein. 

4) Nachbereitung:

  • Definieren Sie bereits in der Vorbereitungsphase eine Rolle, die für die Nachbereitung der definierten Aktionen während der eigentlichen Verhandlung verantwortlich ist
  • Definieren Sie die nächsten Schritte in einer Liste
  • Verfolgen Sie den Fortschritt bei der Nachbereitung
  • Bereiten Sie eine Übersicht über die Verhandlungsergebnisse vor
  • Stellen Sie sicher, dass die Nachverfolgungsmaßnahmen abgeschlossen werden
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Fazit

Wenn Sie Verhandlungen zu einem guten Ende bringen wollen, investieren Sie viel in die Vorbereitung und entwickeln Sie nach ausführlicher Recherche eine Verhandlungsstrategie sowie einen Gesprächsfaden.

 

Wir können Sie unterstützen

Wir haben bereits einige Klienten unterschiedlicher Branchen erfolgreich bei Ihren strategischen Verhandlungen begleitet. Kontaktieren Sie uns gerne, damit wir besprechen können, wie wir Sie am besten unterstützen können.  

Wenn Sie Ihre Herausforderungen mit uns besprechen möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

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