Das hochdynamische wirtschaftliche Umfeld und die starken globalen Turbulenzen führen zu einem immer schwierigeren operativen Umfeld für Unternehmen. Um in diesem Umfeld bestehen und wachsen zu können, müssen Unternehmen mit einem Höchstmaß an Effizienz operieren. Ein exzellenter Einkauf und die Optimierung der Lieferkette spielen dabei eine entscheidende Rolle.
Die Herausforderung besteht jedoch darin, zu verstehen, was echte Procurement Excellence ist: Wie sieht sie in der Praxis aus? Und wie kann sie erreicht werden?
Wenn der Einkauf richtig positioniert ist und alle seine Bausteine optimiert sind, spielt er eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Unternehmen bei der Erreichung operativer und ökonomischer Exzellenz zu unterstützen. Dies führt zu einem grundlegend veränderten Blick in die Zukunft und Mehrwert. Der Einkauf sollte nicht länger als reine Transaktionsfunktion betrachtet werden, sondern als strategische Funktion, die Unternehmen dabei hilft, nach vorne zu blicken, den Wert der Lieferkette zu steigern und zu schützen sowie agile Strategien zu entwickeln, die es Unternehmen ermöglichen, widerstandsfähig und zukunftsfähig zu bleiben.
In vielen Unternehmen hat der Einkauf bereits große Fortschritte auf dem Weg zu dieser strategischen Funktion gemacht, aber in anderen muss dieser Wandel erst noch vollzogen werden. Um mit der zunehmenden Komplexität der Beschaffungsmärkte und den sich verändernden Geschäftsfaktoren Schritt halten können, müssen sie ihre Einkaufstransformation rasch umsetzen - während diejenigen, die den Wandel bereits vollzogen haben, sich darauf konzentrieren, besser zu werden.
Echte Procurement Excellence erfordert eine ganzheitliche Bewertung dessen, was gut funktioniert, was verbessert werden muss, und einen definierten, nach Prioritäten geordneten Ansatz, um die Lücken in wichtigen Bereichen zu schließen.
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Fokussierte Strategie und eine klare Vision
Eine klare Strategie und Vision sind die ersten Schritte auf dem Weg zu einem exzellenten Einkauf. Procurement Excellence entsteht nicht einfach so oder entwickelt sich von selbst mit der Zeit. Sie erfordert Engagement und einen definierten Weg, der genau festlegt, wohin sich die Funktion entwickelt und welche künftigen Aufgaben sie im Einklang mit den gesamten Unternehmenszielen hat.
Um eine Strategie zur Erreichung von Procurement Excellence im Einkauf zu entwickeln, müssen eine Reihe von Faktoren berücksichtigt werden. Zunächst muss klar sein, wie diese Exzellenz für das Unternehmen aussehen soll. Verschiedene Organisationen werden gleiche Bausteine verwenden, um dieses Ziel zu erreichen. Sie werden jedoch auch ihre eigenen Risiken, Herausforderungen und Ambitionen für die Funktion haben. Diese müssen identifiziert werden, um die richtigen Ziele zu definieren.
Zweitens muss die veränderte Rolle des Einkaufs unternehmensweit verstanden und unterstützt werden. Die wichtigsten Stakeholder müssen ein einheitliches Verständnis der Definition von Procurement Excellence haben und wissen, wie diese nicht nur auf die Einkaufsabteilung, sondern auch auf ihre Abteilungen anzuwenden ist. Somit sollen sich alle Parteien darüber einig sein, was erreicht werden muss.
Und schließlich müssen die Strategie und die Vision so angelegt sein, dass sie Flexibilität und kontinuierliche Verbesserung ermöglichen. Die Ziele sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, und zwar nicht nur, wenn sie erreicht wurden, sondern auch, um externe Einflüsse zu berücksichtigen, die sich auf die künftigen Aufgaben des Einkaufs auswirken könnten.
Letztendlich müssen die Strategie und die Vision alles berücksichtigen, was für den Einkauf erforderlich ist, um die sich entwickelnden Bedürfnisse der Organisation zu erfüllen.
Der Einkauf ist nur so gut wie seine Mitarbeiter
Hervorragende Leistungen im Beschaffungswesen können nicht ohne die richtigen Kapazitäten und Fähigkeiten erreicht werden. Da die Rolle des Einkaufs immer strategischer wird, sind Fachleute erforderlich, die strategisch denken und handeln können, um die gewünschten Pläne auszuführen und eine echte Wertschöpfung (über die reine Kostensenkung hinaus) im Einklang mit den übergeordneten Unternehmenszielen zu erreichen.
Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels und der Notwendigkeit, die Kosten im Griff zu behalten, wird es jedoch immer wichtiger, mit weniger mehr zu erreichen. Dazu muss der Einkauf ein flexibles, zukunftsfähiges Team mit der richtigen Mischung aus internen und externen Mitarbeitern und den richtigen Fähigkeiten zusammenstellen. Dies bedeutet, dass ein vielfältiges Team von Fachleuten mit unterschiedlichem Hintergrund und unterschiedlichen Fähigkeiten zusammengestellt werden muss, das verschiedene Perspektiven einbringen und innovative Lösungen sowie eine bessere, kooperative Entscheidungsfindung durch Business Partnering bieten kann. Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie über die richtigen Kapazitäten verfügen – sei es intern, extern oder eine Mischung aus beidem –, indem sie die Einkaufsziele und die Arbeitsbelastung bewerten, die in den letzten Jahren erheblich zugenommen hat. Um sicherzustellen, dass sie über die richtigen Fähigkeiten verfügen, um im Einkauf Spitzenleistungen zu erbringen, müssen die Unternehmen in laufende Schulungs- und Entwicklungsprogramme investieren, damit sich ihre Teams weiterbilden und mit den sich ändernden Trends und Methoden Schritt halten können.
Die richtigen Prozesse für den Erfolg
Sobald das Team, die Vision und die Strategie feststehen, müssen die richtigen Prozesse definiert werden, um die Vision Wirklichkeit werden zu lassen. Diese Strukturen, Arbeitsabläufe, Werkzeuge und Ressourcen müssen flexibel genug sein, um sich an veränderte Anforderungen anzupassen. Der Schlüssel zu künftigem Erfolg liegt darin, sicherzustellen, dass die Beschaffungsstrukturen sowie die Kapazitäten und Fähigkeiten flexibel genug sind, um auf externe Entwicklungen zu reagieren.
Um dies zu erreichen, müssen die Unternehmen Verschwendung und Redundanzen in den Prozessen auf ein Minimum reduzieren und sich ausschließlich auf den „Wert-Output“ konzentrieren. Sie müssen alle unnötigen Schritte oder Ineffizienzen im Prozess identifizieren, die den Fortschritt verlangsamen oder den Wert des Endprodukts mindern könnten, und diese beseitigen – und auf einen Prozess hinarbeiten, der den größtmöglichen Wert für den Endnutzer erzielt.
Dies bezieht sich auf alle Aspekte des Einkaufs, einschließlich Governance, Beschaffung, Planung und Projektmanagement, Lieferanten- und Vertragsmanagement, Geschäftspartnerschaft und Engagement, Change Management sowie ESG- und Risikomanagement.
Durch die Verpflichtung zu kontinuierlichen Prozessverbesserungen und zur Reduzierung von Verschwendung können die klare Vision und das fokussierte Team dazu beitragen, den Nutzen für die Beteiligten zu maximieren und sich besser für die Herausforderungen der Zukunft zu positionieren.
Procurement Excellence unterstützt durch Technologie und Daten
Damit all diese Bausteine erfolgreich umgesetzt werden können, sind solide technologische und datentechnische Voraussetzungen unabdingbar. Dies bedeutet, dass ein klares Verständnis des aktuellen Stands der Technologie- und Datenkapazitäten des Unternehmens vorhanden sein muss, dass bewährte Praktiken und Ansätze ermittelt werden müssen und dass die richtige Infrastruktur eingerichtet werden muss, um die Umsetzung der Strategie auf möglichst effektive und effiziente Weise zu unterstützen.
Eine der wichtigsten Voraussetzungen dafür ist die richtige Hardware- und Software-Infrastruktur, um die Erreichung der Ziele des Unternehmens zu unterstützen. Dazu gehören geeignete Server, Speicher, Systeme, Anwendungen, Sicherheit und Konnektivität zur Unterstützung der Geschäftsprozesse. Die Technologie sollte benutzerfreundlich und skalierbar sein und sich mit anderen Systemen im Unternehmen integrieren lassen.
Die Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass die von ihnen verwendete Technologie einen Einblick in die Daten – sowohl intern als auch von den Lieferanten – gewährt, damit diese analysiert und genutzt werden können, um Erkenntnisse zu gewinnen und weitere Unternehmensstrategien voranzutreiben. Daten zu Lieferantenleistungen, Ausgaben, Verträgen, Prozessdurchlaufzeiten, Nachhaltigkeitskennzahlen und anderen Aspekten des Einkaufs können genutzt werden, um Möglichkeiten für Kosteneinsparungen, zusätzliche Wertschöpfung und optimierte Prozesse zu ermitteln.
Die zugrundeliegende Technologie sollte die anderen Bausteine der Procurement Excellence unterstützen und stärken, um den Erfolg des Unternehmens weiter voranzutreiben.
Vorbereitungen für den Einkauf der Zukunft
Der Einkauf der Zukunft wird nicht mehr das sein, was er einmal war oder was er heute noch ist. Zweck, Form und Struktur der Beschaffung werden sich weiterentwickeln, und auch die Instrumente und Prozesse, die sie ermöglichen, werden einem ständigen Wandel unterworfen sein.
Der Einkauf wird ein entscheidender Faktor für die Wertschöpfung und das Risikomanagement sein, wobei die Kostenverbesserung nur ein Teil des Puzzles ist. Unternehmen, die in dieser sich wandelnden Welt überleben wollen, stehen vor einer einfachen Wahl: Entweder sie planen und bereiten sich vor, um mit einem ganzheitlichen Ansatz zur Förderung der Procurement Excellence an der Spitze zu stehen, oder sie bleiben zurück.
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