Wenn ein junges Unternehmen schnell wächst, kann es eine Herausforderung sein, sicherzustellen, dass alle internen Funktionen mit diesem beschleunigten Tempo Schritt halten. Unternehmensweite Prozesse und Strategien müssen entwickelt und implementiert werden, um die neuen Aufgaben zu bewältigen und weiterhin Mehrwerte zu schaffen. Dabei ist es entscheidend, dass diese Änderungen schnell umgesetzt werden, sodass mit dem Erfolg eines expandierenden Unternehmens mitgehalten werden kann.
In dieser Situation befand sich Ende 2020 The Unite Group (gehandelt als Unite Students), der größte Anbieter von Studentenwohnheimen im Vereinigten Königreich.
Die rasche Expansion sowohl durch organisches Wachstum als auch durch Fusionen und Übernahmen, einschließlich der von Liberty Living im Wert von 1,4 Milliarden Pfund, führte dazu, dass sich der Spezialist für studentisches Wohnen schnell entwickelte und im Jahr 2022 in den FTSE100-Index aufgenommen wurde. Dieser Meilenstein veranlasste das Management von Unite zu einer Neubewertung der Rolle interner Unterstützungsfunktionen, einschließlich der des Einkaufs.
In einem Interview über die Entwicklung der Einkaufsabteilung und die Frage, wie die Abteilung den Wertbeitrag zum nachhaltigen Wachstum des Unternehmens steigern konnte, unterhält sich Edward Cox mit Joe Lister, Leiter der Finanzabteilung, und Tom Ellis, Leiter der Abteilung Group Business Services der Unite Group.
Die Notwendigkeit zur Veränderung
Aufgrund ihres schnellen Wachstums begann sich Unite Students bereits 2020 auf die Entwicklung ihres Einkaufs zu konzentrieren. Als Tom und Joe die wichtige Rolle erkannten, die der Einkauf in den mittel- und langfristigen Plänen von Unite Students spielen sollte, wurde klar, dass dieser Bereich zusätzliche Aufmerksamkeit erforderte.
„Wir holten einige leitende Mitarbeiter aus dem operativen Bereich ins Boot, die aus dem Gastgewerbe kamen und das Konzept ‚Procurement Excellence‘ und den damit verbundenen zusätzlichen Nutzen verstanden“, so Tom. „Sie haben uns geholfen, die Bereiche zu identifizieren, auf denen wir aufbauen können und was wir damit für Unite Students erreichen können.“
„Bis zu diesem Zeitpunkt erfüllte unser Einkauf die Anforderungen, die wir an ihn stellten“, fügt Joe hinzu. „Als Unite Students jedoch weiterwuchs, mussten wir die Abteilung weiterentwickeln, um den Anforderungen des Unternehmens weiterhin gerecht zu werden.“
Der Entwicklungsbedarf wurde erkannt, aber um die Veränderungen umzusetzen, musste Unite Students die Arbeitsweise der Abteilung neu bewerten. Es ging nicht mehr darum, was der Einkauf leistete, sondern darum, was er leisten konnte – das bedeutete, die Abteilung mit einer neuen Ausrichtung weiter auszubauen.
Die richtigen Leute, mit der richtigen Strategie
Anfang 2021 setzten Tom und Joe die Räder in Bewegung, um die neue Einkaufsstrategie von Unite Students zu definieren. Sie legten fest, welche Teile der Abteilung von Grund auf neu besetzt werden sollten und welche Führung für die weitere Entwicklung erforderlich war.
„Joe und ich haben uns Anfang 2021 mit Simon Whatson, einem Vice President von Efficio, zusammengesetzt“, so Tom. „Wir waren auf der Suche nach jemandem, der uns nicht nur dabei helfen konnte, die Prozesse unseres derzeitigen Einkaufs zu verbessern, sondern auch die Struktur und die Fähigkeiten zu definieren, die wir anstreben sollten, um den Einkauf hier bei Unite in den Mittelpunkt zu stellen.“
Zusammen mit Efficio begann Unite Students, die Zukunft ihres Einkaufs zu skizzieren. Gemeinsam erzielten sie einige schnelle Erfolge, vor allem im Aufbau engerer Lieferantenbeziehungen, sowie bei Effizienzsteigerungen durch operative Prozessoptimierung. Es wurde zudem schnell klar, dass die Strategien und Ziele, die zur Definition der nächsten Schritte verwendet wurden, um weiterhin Mehrwert zu erschließen, nicht mehr nur auf die Kosten, sondern auch auf die betriebliche Effizienz und ein hohes Serviceniveau fokussiert sein sollten.
Um die Einkaufsabteilung umzugestalten, musste jedoch jemand gefunden werden, der sie leitete. Tom, Joe und Simon wünschten sich jemanden, der von der Unternehmensspitze aus die Geschäftsziele unterstützen und ausbauen konnte.
„Wir haben uns sehr viele Gedanken darüber gemacht, wer für diese Position geeignet ist“, so Tom weiter. „Sie sollte ein integraler Bestandteil des Erfolgs der Abteilung werden, da es für uns entscheidend war, dass die richtige Person unseren Einkauf leitet - was dazu führte, dass wir Eleanor einstellten.“
Aufbau des neuen Einkaufsteams
Eleanor Biddiscombe stieß im März 2022 zum Team von Unite Students. Als Procurement Director hatte sie die Aufgabe, ein hochqualifiziertes Team aufzubauen, das die Einkaufsabteilung des Unternehmens auf die nächste Stufe bringen sollte. Um dies zu erreichen, musste Eleanor zunächst die Bausteine des Einkaufs von Unite Students, die Schlüsselbereiche der Ausgaben, sowie das zusätzlich benötigte Fachwissen ermitteln. Es war wichtig, dass das neue Team nicht nur über die richtigen Fähigkeiten verfügte, sondern auch die richtige Kultur und die Bereitschaft zum Wandel mitbrachte, um die nächsten Schritte in der Einkaufsentwicklung des Unternehmens mitzugestalten.
Eleanor brauchte Zeit und Raum, um ihre eigene Strategie zu definieren und die richtigen Fähigkeiten einzubinden, was ohne zusätzliche Unterstützung schwierig gewesen wäre. „Efficio hat 2022 mit uns zusammengearbeitet, uns bei der täglichen Arbeit unterstützt, und schnelle Erfolge erzielt“, so Eleanor. „Ohne die Unterstützung eines externen Partners hätte es einfach nicht funktioniert. Wir brauchten den Freiraum, um zu definieren, wohin unser Einkauf gehen soll und welche Schritte notwendig sind, um dorthin zu gelangen.“
Auf dem Weg zu einem neuen Fokus im Einkauf
Ein Jahr später hat sich die Einkaufsabteilung von Unite Students erheblich weiterentwickelt. Die Beziehungen zu den Lieferanten sind stärker und zielgerichteter, und im gesamten Unternehmen werden zusätzliche Effizienzsteigerungen erzielt - was sich angesichts hoher Energiekosten und steigender Inflation als besonders wertvoll erwiesen hat.
„Eines der wichtigsten Elemente, die zu unserem bisherigen Erfolg beigetragen haben, war die Unterstützung der Führungsebene bei der Umsetzung dieses Wandels“, sagt Eleanor und blickt auf den bisherigen Weg zurück. „Die Stakeholder von Unite Students haben unsere Strategie sofort akzeptiert, was uns die Möglichkeit gegeben hat, den Einkauf von dem, was er bisher war, hin zu dem zu entwickeln, was er leisten kann.“
Auch wenn große Fortschritte erzielt wurden und die wichtigsten Stakeholder mit an Bord sind, ist die Reise von Unite Students in Sachen Beschaffung noch lange nicht zu Ende. Das Unternehmen wächst weiter, und das macht eine kontinuierliche Weiterentwicklung erforderlich.
„Die Arbeit, die das Team geleistet hat, um uns dorthin zu bringen, wo wir jetzt sind, sollte unbedingt gefeiert werden“, fügte Eleanor hinzu, als sie über den aktuellen Erfolg der Abteilung sprach. „Wir waren uns jedoch von Anfang an darüber im Klaren, dass es sich um einen fortlaufenden Prozess handeln würde, und obwohl wir bei der Verbesserung des Einkaufs große Erfolge erzielt haben, müssen wir weitermachen, um sicherzustellen, dass er weiterhin mit dem Unternehmen wächst und einen Mehrwert liefert.“
„Angesichts des Tempos und Umfangs unseres Wachstums wussten wir, dass der Einkauf noch mehr leisten kann“, fügte CFO Joe Lister hinzu. „Tom und Eleanor haben mit der Unterstützung von Efficio unseren Einkauf gestärkt und die Schritte festgelegt, die dazu führen werden, dass er weiterhin auf hohem Niveau arbeitet. Dies hat nicht nur dazu geführt, dass wir im gesamten Unternehmen einen Mehrwert geschaffen haben, sondern auch dazu, dass andere Teams Wege gefunden haben, wie sie ihre Aufgaben besser erfüllen und zum Gesamtziel von Unite Students beitragen können - ein erstklassiges Full-Service-Angebot für Studenten zu bieten.“
Auch wenn Unite Students noch nicht am Ziel angekommen ist, haben die Räder bereits begonnen zu rollen. Eleanor und Tom haben beeindruckende Ergebnisse erzielt, indem sie die strategische Rolle des Einkaufs innerhalb des Unternehmens gefestigt und Prozesse entwickelt haben, um sie zu steuern. Gleichzeitig haben sie das Fundament für den weiteren Aufbau einer strategischen Funktion gelegt, die gut gerüstet ist, um mit dem Unternehmen zu wachsen und sich weiterzuentwickeln.
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Verpassen Sie nicht unser Gespräch mit Tom Ellis und Eleanor Biddiscombe von Unite Students, in dem sie ihre Reise zur Neuausrichtung des Einkaufs schildern ... und Eleanors Beschreibung wichtigste Erfolgspfeiler von Unite!
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Teams, Talente und Mitarbeitende: Neuaufbau und Repositionierung der Einkaufsabteilung
Unternehmen in fast allen Branchen weltweit haben Schwierigkeiten, die richtigen Mitarbeiter zu finden, um die Lücken in ihrer Belegschaft zu füllen. Die durch die Pandemie ausgelöste „große Resignation“ führte zu einer größeren Flexibilität für Mitarbeiter, die nun auch remote arbeiten können, und dadurch zu einem größeren Angebot an in Frage kommenden Arbeitsplätzen. Der Einkauf selbst wurde besonders hart getroffen: 52% der Führungskräfte im Einkauf mussten in den letzten zwei Jahren einen erheblichen Rückgang ihrer Mitarbeiterzahl hinnehmen.
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