Teams, Talente und Mitarbeitende: Neuaufbau und Repositionierung der Einkaufsabteilung - Source Magazin

Unternehmen in fast allen Branchen weltweit haben Schwierigkeiten, die richtigen Mitarbeiter zu finden, um die Lücken in ihrer Belegschaft zu füllen. Die durch die Pandemie ausgelöste „große Resignation“ führte zu einer größeren Flexibilität für Mitarbeiter, die nun auch remote arbeiten können, und dadurch zu einem größeren Angebot an in Frage kommenden Arbeitsplätzen. Der Einkauf selbst wurde besonders hart getroffen: 52% der Führungskräfte im Einkauf mussten in den letzten zwei Jahren einen erheblichen Rückgang ihrer Mitarbeiterzahl hinnehmen.

Dies ist für sich genommen schon ein Problem, aber in Verbindung mit der Entwicklung des Einkaufs hin zu einer geschäftskritischen, strategischen Rolle werden die Probleme, die durch diese Lücken entstehen, noch viel drängender.

Die COVID-Pandemie löste in den Unternehmen einen reaktiven, schadensbegrenzungs Modus aus. Diese versuchten, die Situation zu überstehen, ohne zu wissen, wie lange diese noch andauern würde. Es wurden Entscheidungen getroffen, um sich kurzfristig anzupassen, anstatt nach Möglichkeiten der Innovation, zur Verbesserung der Effizienz oder nach praktikablen langfristigen Alternativen zu suchen. Viele Einkaufsabteilungen sahen sich mit einem riesigen Arbeitsrückstand konfrontiert.

COVID-bedingte Probleme in der Lieferkette, politische Unbeständigkeit und die Auswirkungen des Russland-Ukraine-Konflikts auf die Energiepreise haben die ohnehin schon überlastete Funktion weiter unter Druck gesetzt, sodass neben der Bewältigung dringender operativer Anforderungen nur wenig Zeit bleibt, um sich auf den strategischen Wert zu konzentrieren, den der Einkauf für das gesamte Unternehmen bringen kann. Dieser Zeitmangel bedeutet, dass die Funktion möglicherweise Gelegenheiten zur Wertschöpfungssteigerung in der gesamten Lieferkette verpasst. Dazu gehören die Identifizierung und Minderung von Risiken, effektive Verhandlungen, die Beobachtung von Branchentrends und die Aneignung von Kenntnissen, die erforderlich sind, um Nachhaltigkeit, unternehmerische und soziale Verantwortung sowie neue Technologien zu nutzen.

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Mit den richtigen Fähigkeiten zum Erfolg

Der Druck auf den Einkauf nimmt zu und Anforderungen werden immer komplexer. Dies hat dazu geführt, dass weiterführende Kompetenzen, mehr strategisches Denken und bessere Problemlösungstechniken erforderlich sind.

„Um ein widerstandsfähiges Team aufzubauen, das einen echten Mehrwert für das Unternehmen schafft, muss man wissen, wo die Lücken sind“, erklärt Ian McNally, Vice President bei Efficio. „Es ist wichtig, die Leute mit passenden Fähigkeiten zu den Aufgaben zuzuordnen, um eine langfristige Lösung zu gewährleisten. Eine Rolle oder ein Qualifikationsdefizit schnell zu besetzen, mag eine kurzfristige Lösung sein, aber wenn es nicht richtig gemacht wird, kann es im weiteren Verlauf zu Problemen führen.“

Die Überprüfung der aktuellen Teamfähigkeiten ist ein guter Anfang: „Wie gut sind wir?“, „Haben wir die Fähigkeiten, die wir zur Bewältigung dieser komplexen Herausforderungen benötigen?“ und „Bringt jeder Mitarbeiter einen Mehrwert für die Abteilung, und wenn nicht, was muss sich ändern?“. Mehr Sichtbarkeit und Verantwortung bedeuten, dass jeder in der Abteilung einen Mehrwert erbringen muss.

Für Melaye Ras-Work, Vice President bei Efficio, „ist eine Mischung aus Erfahrung und Fachwissen von entscheidender Bedeutung. Flexible Ressourcen können ein guter Ansatz sein, um vorübergehende Arbeitsbelastungen zu bewältigen, während eine längerfristige Lösung in Angriff genommen wird. Dies kann in Form von externen Beratern geschehen, die mit ihren Fähigkeiten und ihrem Fachwissen helfen, einen bestimmten Bedarf zu decken. Bei einem unserer Klienten trugen die von den Beratern eingebrachten Problemlösungskompetenzen dazu bei, die Effizienz der Produkttests zu optimieren und Kapazitätsengpässe zu umgehen. Durch die vollständige Integration der richtigen Fähigkeiten in das Team erzielte der Kunde eine echte Effizienzsteigerung seiner Gesamtleistung.“

Remote Work neu bewerten

Remote Work ist heute für Einkaufsteams die Norm. Flexibilität und hybrides Arbeiten werden von vielen Mitarbeitern mittlerweile erwartet, aber die Präsenz im Büro ist auch benötigt, um die Rolle und den Mehrwert des Einkaufs weiter oben auf der Agenda und auf dem Radar der Führungsebene zu verankern.

Um sicherzustellen, dass der Einkauf Teil von Gesprächen auf höchster Ebene wird, ist es für Beschaffungsexperten wichtig, präsent zu sein und Beziehungen von Angesicht zu Angesicht aufzubauen - insbesondere, um das Engagement der Stakeholder zu stärken.

In Trainings investieren

Damit die Mitarbeiter in der sich verändernden Einkaufsabteilung erfolgreich sind, müssen die richtigen Fähigkeiten – sowohl soziale als auch technische – entwickelt werden, um den gestiegenen Anforderungen an die Einkaufsteams gerecht zu werden.

Der Zugang zu ständiger Fortbildung und Entwicklung ist ein zentraler Bestandteil, um diesen veränderten Anforderungen gerecht zu werden. Unternehmen müssen in der Lage sein, Programme anzubieten, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Schwerpunktbereiche ihrer Mitarbeiter zugeschnitten sind und den Veränderungen in ihrer Rolle entsprechen. Das Ziel muss sein, Wissenslücken zu schließen und den Einkauf weiterzuentwickeln.

Außerdem muss die Art und Weise, wie die Schulungen durchgeführt werden, für jeden geeignet sein - jeder Mensch lernt und verarbeitet Informationen anders. Verschiedene Lernstile, z. B. eine Kombination aus Trainer- geleiteten Sessions und selbstgesteuertem Lernen, werden dazu beitragen, die besten Ergebnisse zu erzielen.

Investitionen in die Mitarbeiter werden zunehmend als eine Möglichkeit gesehen, den Mitarbeitern zu zeigen, dass sie geschätzt werden. Effektive Schulungsprogramme können Beschaffungsfachleuten dabei helfen, neue Aufgaben zu bewältigen und die Wertschöpfung in der gesamten Lieferkette zu steigern, Mitarbeiter zu halten und neue Talente für das Unternehmen zu gewinnen.

Karrierewachstum und -entwicklung sind für junge Fachkräfte zu einer der wichtigsten Prioritäten geworden. Kontinuierliches Lernen im Einkauf war traditionell nicht so sichtbar wie in anderen Funktionen, aber die wachsende Bandbreite an Aufgaben hat dazu geführt, dass Lernen und Weiterentwicklung wieder stärker in den Mittelpunkt rücken.

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Es reicht nicht aus, nur eine einmalige Schulung anzubieten. Unternehmen müssen langfristige Weiterbildungsmöglichkeiten anbieten, die mit On-the-Job lernen Hand in Hand gehen, damit sie mit der zunehmend strategischen Rolle des Einkaufs jetzt und in Zukunft Schritt halten können.
Shirin Tomlinson, Director der Efficio Academy, Efficio

Neupositionierung der Rolle

Während sich die Rolle des Einkaufs intern weiterentwickelt hat und der Wert für die Unternehmen gestiegen ist, hat sich die Wahrnehmung außerhalb der Abteilung nicht unbedingt geändert. Dies könnte eine Erklärung dafür sein, warum die Qualifikationslücke schwer zu schließen und Talente nicht leicht zu gewinnen sind.

„Selbst innerhalb desselben Unternehmens wird die Rolle verschiedener Abteilungen nicht immer klar verstanden“, fügt Ras-Work hinzu. „Um neue interne und externe Talente anzuziehen, müssen wir mit der Vorstellung aufräumen, dass der Einkauf nur eine administrative oder zahlenverarbeitende Funktion ist. Nur selten wird sie als die geschäftskritische, strategische Rolle wahrgenommen, die sie inzwischen geworden ist.“

„Die Einkaufsfunktion ist derart wichtig geworden für Unternehmen, dass uns einer unserer Klienten aus dem Gesundheitswesen berichtete, dass in schwierigen Zeiten, in denen im gesamten Unternehmen Einstellungsstopp herrschte, die Einkaufs- und Supply Chain Funktionen davon ausgenommen waren“, fährt sie fort.

Mittlerweile unterstützt der Einkauf Investitionsprogramme, die Erweiterung der Einrichtungen eines Unternehmens und die Bereitstellung neuer wertschöpfender Angebote. Er kann ein entscheidender Faktor bei der Erreichung von ESG-Zielen und zentralen Unternehmenswerten sein. Um das Beste aus dem Einkauf herauszuholen, müssen wir die Außenwahrnehmung dieser Funktion ändern. Der Schlüssel dazu ist die Nähe zu den Stakeholdern des Unternehmens.

„Im Rahmen der Neupositionierung des Einkaufs innerhalb des Unternehmens sind wir der festen Überzeugung, dass der Einkauf zu einem wichtigen Sprungbrett für die Karriereentwicklung werden sollte. Dies sollte durch die erforderlichen und geförderten kaufmännischen Fähigkeiten und das Engagement gegenüber den Stakeholdern erreicht werden“, fügt McNally hinzu.

Die Rolle von Technologie und Automatisierung

Mitarbeitende sind nach wie vor der Schlüssel zum Erfolg des Einkaufs, aber die Technologie spielt eine immer größere Rolle, wenn es darum geht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Während sich die Fähigkeiten der Mitarbeiter weiterentwickeln, übernimmt fortschrittliche Technologie eine Schlüsselrolle bei der Optimierung und Automatisierung der administrativen und repetitiven Aspekte. Dadurch werden Vorurteile einer hauptsächlich administrativen Arbeit beseitigt und der Schwerpunkt auf wertschöpfende Aufgaben verlagert.

Die Automatisierung bestimmter Aufgaben verbessert die Gesamteffizienz und gibt der Funktion eine solide Grundlage, auf der sie ihre Fähigkeiten und ihren Ruf im Unternehmen aufbauen kann.

Den Einkauf für die Zukunft rüsten

Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels ist es wichtig, sich nicht nur auf die Behebung des unmittelbaren Fachkräftemangels zu konzentrieren, sondern auch auf die Bindung und Umschulung von Talenten. Indem den Beschäftigten gezeigt wird, dass sie geschätzt werden und gute Entwicklungschancen haben, werden sie sich auch in Zukunft für ihren Bereich und den Erfolg des gesamten Unternehmens engagieren.

Um die richtigen Mitarbeitenden mit den geforderten Fähigkeiten zu gewinnen und zu halten, muss die Rolle des Einkaufs innerhalb des Unternehmens neu positioniert werden - sowohl intern als auch extern. Die neue Wahrnehmung sollte den gestiegenen Wert und die strategische Bedeutung widerzuspiegeln, die die Einkaufsabteilung mit sich bringt.

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