In passato l’ufficio acquisti era esclusivamente chiamato a compilare gli ordini e a spuntare un buon prezzo sulle forniture. Non sorprende quindi che l’ufficio Finance considerasse gli Acquisti una funzione meramente operativa, invece di una risorsa per produrre utili.

Oggi il procurement è diventato un pilastro strategico delle aziende. “Gli acquisti offrono una splendida opportunità per generare una crescita organica”, afferma Luke Pelosi, direttore finanziario di GFL Environmental, una società di gestione dei rifiuti quotata sui listini della borsa di Toronto che a marzo 2020 vantava una capitalizzazione di mercato di 5,8 miliardi di dollari.

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Sfrondare la base di costo

Secondo Larry Katz, ex direttore finanziario di Genesys, una società di software per la gestione della customer experience e dei contatti del valore di 2 miliardi di dollari con sede negli Stati Uniti: “Insieme all’investimento nelle vendite, per un direttore finanziario concentrarsi sull’ufficio acquisti offre una delle massime opportunità di rendimento. Richiede meno complessità e  permette di reinvestire nelle vendite per incrementare il fatturato senza dover ricorrere a ulteriori finanziamenti”.

Katz ha condotto un’iniziativa sugli acquisti strategici che ha permesso di ridurre quasi del 10% la base di costo aggredibile.

Per migliorare e far evolvere il rapporto tra il CFO e gli Acquisti, entrambe le parti in causa devono metterci del loro e seguire alcuni passaggi. Il CFO deve convincere l’azienda a prendere sul serio gli Acquisti e questi ultimi devono crearsi una reputazione virtuosa raggiungendo in modo soddisfacente i propri obiettivi. Abbiamo fatto due chiacchiere con quattro CFO recentemente coinvolti in programmi di trasformazione degli Acquisti e abbiamo chiesto loro di raccontarci come ottenere il massimo valore da questo processo.

Scegliere il leader giusto

Molti apprezzano l’idea di una funzione Acquisti forte in linea di principio ma, quando ciò coinvolge la loro unità, cambiano idea. Parlando dei suoi esordi, Katz ricorda: “Tutti dicevano che era una grande idea ma tra sé e sé pensavano: basta che andiate a risparmiare nel dipartimento di qualcun altro”.

Molti CFO dicono che un po’ di resistenza è prevedibile. Quando Katz ha capito il livello di cambiamento richiesto, ha deciso di concentrarsi sulla credibilità istituzionale invece dell’esperienza negli acquisti e di affidare le redini del suo programma a una veterana molto rispettata in azienda. 


“Ho scelto una leader che non aveva alcuna esperienza negli acquisti ma che godeva di grande credibilità in azienda, poi ho assoldato dei consulenti specifici affinché la nuova responsabile imparasse i meccanismi della funzione. Dopodiché è stata lei stessa ad assumere degli esperti in strategic sourcing”, spiega Katz. “Averla alla guida del programma ha fatto una grande differenza - aggiunge - in quanto è riuscita a convincere tutte le business unit e le funzioni a partecipare”.

Comunicazione e negoziazione

Ulrike Becker, CFO di ComData Group, è d’accordo sul fatto che un buon responsabile acquisti debba essere un abile negoziatore sia con gli stakeholder interni che con quelli esterni. “Deve essere in grado di proporre le giuste argomentazioni a favore del cambiamento, che è soprattutto di natura gestionale. Deve spingere l’azienda ad abbandonare soluzioni desuete e accogliere nuovi dipendenti e nuove competenze”.

Anche una buona comunicazione è fondamentale. “La funzione Acquisti deve essere molto interattiva in quanto deve comunicare con gli stakeholder interni, con le funzioni acquisti locali e con il Consiglio di Amministrazione”, aggiunge Becker.

Secondo la CFO di ComData la funzione Acquisti deve disporre di una profonda conoscenza del lato operativo dell’azienda, “per argomentare in modo convincente che le soluzioni alternative di sourcing possono migliorare la gestione aziendale”.

“È fondamentale che gli Acquisti trovino un equilibrio tra la propria strategia e le necessità dell’azienda e dei suoi clienti”, sostiene Dana Mason, CFO di Direct Energy, una controllata di Centrica plc (London Stock Exchange: CNA), una multinazionale dell’energia e dei servizi con controllate e/o consociate in 50 Stati americani, incluso il distretto di Washington D.C., e in otto province canadesi.

Secondo Mason: “I CPO vengono spesso assunti perché il team acquisti non riesce a risparmiare abbastanza e serve qualcuno che risolva il problema. Una volta arrivati, alcuni CPO propongono la propria strategia di risparmio come se fosse la panacea di tutti i mali. Altri, invece, hanno un approccio opposto e ritengono che la soluzione debba venire dall’azienda stessa”.  
 

Per un Direttore finanziario concentrarsi sull’ufficio acquisti offre una delle massime opportunità di rendimento
Il mio consiglio è di essere flessibili. Trovate il giusto equilibrio unendo le linee guida calate dall’alto e le idee provenienti dal basso

Scegliere le proprie battaglie

Il ruolo degli Acquisti varia a seconda dei team e delle operazioni. “Non credo che una soluzione unica funzioni sempre”, sostiene Mason.

“Invece, è bene decidere quali categorie devono essere acquistate a livello centrale e quali possono essere decentralizzate”, consigliano Mason e altri colleghi. Gli Acquisti devono sempre essere coinvolti in qualche modo, per dirigere, consigliare o semplicemente dare un parere, a seconda della situazione.

Katz consiglia di essere cauti nell’introdurre cambiamenti in aree sensibili e di considerare attentamente le implicazioni di eventuali modifiche, ad esempio a livello di benefit, trasferte e spese. Il suo team ha cercato di affrontare il tema spese e trasferte in prima battuta, per scoprire che i benefici erano molto più difficili da ottenere rispetto ad altre categorie. “La questione è stata molto controversa”, ricorda Katz. “Alla fine tutto è andato per il meglio ma lo stress in azienda è stato notevole”.

Guardare oltre i risparmi sui costi

Alcune aziende concepiscono la funzione Acquisti come una macchina per tagliare i costi, ma in realtà è molto più di questo.

La finalità degli Acquisti è generare valore facendo leva sulla supply chain e sui fornitori che sostengono l’azienda, quindi il valore che apporta questa funzione va oltre il mero taglio dei costi. Ad esempio, gli Acquisti possono aiutare un’azienda ad acquistare un prodotto o un servizio che le permettano di crescere più rapidamente o vendere di più. La funzione Acquisti di ComData svolge un ruolo fondamentale nell’approvvigionamento di soluzioni tecnologiche centrali per l’azienda.

Secondo Becker: “Una funzione Acquisti ben strutturata e che capisce l’azienda può essere di enorme aiuto, in quanto facilita lo scambio di conoscenze a livello di tecnologia, operatività dei siti e soluzioni informatiche. Senza il suo contributo lo scambio avviene comunque, ma con maggiore difficoltà”.

“Se gli Acquisti sono veramente in sintonia con l’azienda, possono avere effetti molto positivi sui costi ma anche sulla gestione e sull'organizzazione complessiva.
 

Se gli Acquisti sono veramente in sintonia con l’azienda, possono avere effetti molto positivi sui costi ma anche sula gestione e sull'organizzazione complessiva

Scegliere i giusti criteri di misurazione e mirare a risultati importanti

I piccoli traguardi sono importanti per il morale ma non sono sufficienti a dare una spinta duratura all’azienda. È grazie a risultati costanti e sostanziali che è possibile raggiungere questo obiettivo.

Il criterio di misurazione in questo caso sono i risparmi sui costi. Per monitorare questo dato Becker ha creato apposta per gli Acquisti un budget separato che viene riportato a bilancio. In questo modo è possibile tenere traccia dei risparmi ottenuti. “È fondamentale procedere in questo modo perché senza monitorare attentamente e quantificare gli sforzi e i risparmi generati, è difficile che il lavoro svolto venga riconosciuto. Così facendo si evita anche l’incongruenza, comune in molte aziende, tra i risparmi dichiarati dall’ufficio acquisti e quelli riscontrabili a bilancio dall’ufficio finanziario”.

Mason sottolinea invece l’importanza del monitoraggio dei risparmi netti adeguati all’inflazione e dei risparmi totali per ogni progetto, al fine di assicurare che la funzione raggiunga tutti i risultati possibili.

Altri criteri di misurazione (tra cui il preferito di Mason, ovvero la percentuale di ordini d’acquisto evasi senza intoppi) aiutano a evidenziare ulteriormente l’impatto virtuoso degli acquisti.

Ricordare che i dati sono un’arma potentissima

Secondo Luke Pelosi di GFL Environmental, per convincere i team dell’efficacia di una funzione Acquisti centralizzata è stato fondamentale riunirli intorno a un tavolo e fornire loro una lista di quanto pagava ognuno per lo stesso prodotto.

“Quello che ha veramente messo d’accordo tutti è stato evidenziare in modo grafico e diretto le differenze di prezzo che i vari team pagavano per lo stesso prodotto. Questo ci ha permesso di constatare che dieci persone diverse presenti in sala pagavano tutte un prezzo diverso per acquistare gli stessi pneumatici. Una volta aperti gli occhi, abbiamo armonizzato la spesa al prezzo migliore e abbiamo ottenuto risultati eccellenti”.

Oggi l’azienda è dotata di una supply chain più semplificata e con meno SKU, meno fornitori da gestire e migliore tracciabilità quando le cose non vanno per il verso giusto.

Non diventare schiavi dei fogli di calcolo

Per elaborare un programma di cambiamento servono sicuramente persone che abbiano ben chiaro come funziona il mondo reale.

Secondo Pelosi i migliori responsabili acquisti sono quelli che capiscono che i risparmi identificati su un foglio di calcolo non sempre si concretizzano come previsto a livello teorico.

“Ho visto colleghi affidarsi ciecamente ai fogli di calcolo ma la realtà a volte è un altro paio di maniche. L’esperienza e il buon senso aiutano a sfruttare le dinamiche del mondo reale per essere ancora più efficaci dei fogli di calcolo, ove possibile”.

Gli addetti agli Acquisti hanno spesso l’atteggiamento giusto. Per lavorare in questa funzione, infatti, bisogna essere bravi con i numeri ma anche avere una buona dose di senso pratico. Quando la funzione Procurement è ben impostata, nasce una sinergia naturale con la funzione Finance e la collaborazione tra le due risulta essere veramente efficace.

Per Pelosi questa è la chiave per il successo. “In un’azienda che lavora in contesti geografici diversi ed eterogenei, sono molti i casi in cui l’approccio pragmatico è la scelta obbligata; un semplice foglio di calcolo non è sufficiente a comprendere la complessità della realtà. Avere un responsabile degli Acquisti abbastanza esperto da comprendere questo concetto fa veramente la differenza”.
 

Se ci si concentra solo sullo status quo, quando una misura viene introdotta è già obsoleta

Non perdere di vista il futuro

La funzione Finance tende a fare riferimento a ciò che è avvenuto nel passato. Ma, dice Pelosi, i team spesso devono essere più lungimiranti, specialmente se operano in un’azienda in rapida crescita.

“Il team acquisti mi dà davvero una mano quando pensa alla potenziale crescita futura tramite acquisizioni, chiedendosi quale sarà il suo impatto sulle nostre attività. Se il team anticipa già le necessità degli acquisti associate all’acquisizione di un’altra azienda, il mio lavoro diventa più facile”.

“Se ci si concentra solo sullo status quo, quando una misura viene introdotta è già obsoleta”.

Valutare attentamente le relazioni gerarchiche

Secondo Pelosi gli Acquisti dovrebbero rendere conto alle Operation. “In altri settori forse avrebbe senso fare in modo diverso. Personalmente, però, credo che la finanza sia uno strumento di supporto per dotare le funzioni sul campo dei dati e delle analisi necessari per prendere decisioni consapevoli. Noi siamo a disposizione per fornire agli operatori sul campo gli strumenti di cui hanno bisogno per raggiungere i loro obiettivi”.

Questo modello, tuttavia, non funziona per tutti. Gli Acquisti di ComData Group, ad esempio, fanno capo a Becker perché, spiega, questo aiuta entrambi i team a concentrarsi sugli stessi obiettivi. Per altri, gli Acquisti sono così importanti nell’azienda che il CPO ha un posto riservato nel Consiglio di Amministrazione.

La giusta connessione

Instaurare una sintonia tra gli Acquisti e la Finanza genera notevoli benefici che vanno ben oltre l’ovvia riduzione dei costi e il miglioramento degli utili. Gli Acquisti di ComData si assicurano che l’azienda lavori con i giusti partner tecnologici di lungo termine per garantire una crescita rapida. Per Direct Energy, la funzione Procurement rappresenta un elemento di equilibrio tra realtà operative geograficamente eterogenee.

I direttori finanziari oggi si trovano in una posizione unica. Lavorando in armonia con gli Acquisti possono intensificare l’impatto sulle prestazioni aziendali. Come è solito dire Katz: “Prima lo fai, meglio è”.
 

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