2020 a sans aucun doute été l’une des années les plus difficiles auxquelles les professionnels des achats aient jamais été confrontés. Perturbation de la supply chain due à la pandémie, pénuries mondiales, retards d’expédition... Dans tous les secteurs, réaliser des économies tout en favorisant la croissance financière semblait totalement impossible.
Pourtant, Stephen Day, Directeur des achats chez Kantar, y a vu l’occasion de transformer totalement la fonction achats au sein de son organisation.
Stephen Day est intervenu dans un contexte de changement et de restructuration interne sans précédent. (Kantar venait d’être vendu à Bain Capital Private Equity.) Il a passé les 18 derniers mois à mettre sur pied, à partir de zéro, une équipe d’achats diversifiée et à réaliser plus de 60 millions de dollars d’économies pour son entreprise, tout en s’installant dans un tout nouveau rôle.
Alex Klein, Président et cofondateur d’Efficio, s’est entretenu avec Stephen Day à propos de la transformation de la fonction achats de Kantar. L’entretien couvre notamment la façon dont cette transformation a été réalisée et les principaux enseignements tirés de cette expérience.
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Une feuille de route pour la transformation de la fonction achats
Fin 2019, le géant de la publicité WPP vend à Bain Capital Private Equity 60 % de Kantar, agence basée au Royaume-Uni qui fournit des informations sur les consommateurs à des clients du monde entier. Cependant, la fonction achats de l’entreprise reste chez WPP. Kantar doit donc construire une fonction achats à partir de zéro pour continuer à réaliser des économies et assurer sa future croissance.
Lorsque Stephen Day rejoint l’entreprise, il est fermement décidé à générer des résultats. Il est alors confronté au défi habituel consistant à prospérer et à réaliser des économies sous l’égide d’une société de capital-investissement. La pandémie survenant, il devient évident qu’il va devoir faire face à un ensemble unique de défis lesquels vont ajouter une couche de complexité à une situation déjà délicate.
"Nous étions une entreprise très sous-investie du point de vue des achats" commente Stephen Day. "Efficio a effectué une analyse et déterminé ce que, selon eux, nous devrions réaliser en termes d’économies. Ils nous ont aussi indiqué à quoi devrait ressembler notre propre modèle opérationnel cible." En utilisant ces informations comme point de départ, Stephen Day a créé une feuille de route pour la transformation de la fonction Achats qui a donné le ton du succès à venir.
Accélérez la transformation des achats grâce à des processus robustes
Dans un monde pré-COVID, le volume de travail nécessaire à la mise en place d’une fonction achats aurait suffi à occuper un directeur des achats pendant au moins les 12 premiers mois. La priorité a été la mise en place de processus permettant de mesurer et de gérer les risques. Il s’agissait de placer les données existantes de l’entreprise à un endroit où elles pouvaient fournir une vue d’ensemble et former la base d’une feuille de route. " Il ne suffit pas de négocier ", explique Stephen Day. "Vous devez également sécuriser les économies en travaillant à fond sur vos processus et vos systèmes."
Pour développer des processus assurant réellement une transformation, la fonction achats doit agir comme un coach afin d’entretenir les relations avec les fournisseurs. Stephen Day explique qu’il est vital pour l’équipe des achats de définir clairement les étapes à suivre pour impliquer les parties prenantes internes et externes. "Lorsque vous gérez de grands processus mondiaux, vous y pensez du point de vue du risque d’entreprise à gérer, ce qui en soi devient un processus assez bureaucratique."
Autre avantage des processus rationalisés, leur impact direct sur l’adhésion de l’équipe dirigeante. L’équipe des achats peut en effet clairement démontrer comment les économies seront réalisées.
"Les spécialistes du capital-investissement sont très doués pour comprendre très tôt les leviers de valeur et pour déployer ensuite tous les efforts nécessaires pour les atteindre. Mais ils sont aussi incroyablement analytiques. Ils comprennent les nuances et utilisent les données pour déterminer l’ampleur de l’opportunité et ce qu’il est possible de faire", explique Stephen Day.
Vous devez raconter l'histoire d'une manière qui engage et résonne vraiment avec vos principales parties prenantes.
Construire des équipes performantes grâce à la diversité des talents
L’un des enseignements les plus forts de cette expérience a été que pour construire une fonction achats performante, vous devez valider différents points de vue et embaucher de manière diversifiée. "Il est de plus en plus nécessaire que les dirigeants soient capables d’absorber et d’autoriser des points de vue contradictoires tout en définissant pour l’équipe un ensemble de valeurs communes qui oriente les décisions" explique Stephen Day.
Il a délibérément entrepris de constituer une équipe diversifiée. "Il est vrai que j’aurais pu obtenir du personnel beaucoup plus rapidement, mais ils m’auraient tous ressemblé, car la tendance naturelle est de faire appel à son propre réseau."
En se concentrant sur le recrutement des bonnes personnes au lieu de se précipiter pour remplir les postes, Stephen Day a pu faire passer l’équipe de trois personnes à environ 40, avec une répartition hommes/femmes de 60/40.
Il reconnaît que les achats sont dans une position unique pour défendre la diversité et accélérer le changement en interne comme en externe.
Réfléchissant à l’impact de la pandémie sur les méthodes de travail et la conduite de la transformation au sein de l’entreprise, Stephen Day commente : "Cela nous a donné l’impression d’être plus inclusifs en tant qu’organisation, car nous avons effectivement plus de personnes impliquées dans les conversations ".
L’environnement virtuel a permis à Stephen Day d’inclure davantage de parties prenantes sans être limité par un espace de réunion restreint. Cette approche a favorisé la diversité des idées et a généré des conversations plus productives. Il ajoute : "La beauté de la chose est que tout le monde a le même poids en termes de capacité à s’exprimer".
Dépasser les objectifs d’économies grâce au storytelling
Pour l’équipe des achats, le plus important est de pouvoir réaliser des économies pour l’ensemble de l’entreprise. Stephen Day a relevé ce défi. L’objectif était d’élaborer "un plan d’économies crédible engageant toutes nos parties prenantes" et permettant à chacun de comprendre les économies réalisables et le niveau potentiel d’économies récurrentes sur une base annuelle.
Pour y parvenir, Stephen Day a insisté sur la valeur de la communication. Il précise : "Une partie importante de l’équation consiste à s’aligner sur le département des finances. Il faut lui donner les moyens de comprendre d’où viennent ces économies".
Grâce à la transparence et à la collaboration, l’équipe des achats peut démontrer aux parties prenantes les plus importantes la valeur générée et contribuer ainsi à l’ensemble du tableau financier. Se concentrer sur l’histoire que vous développez est vital pour obtenir l’adhésion de toute l’entreprise et pour "un engagement significatif ".
Après s’être fixé comme objectif initial de réaliser 41 millions de dollars d’économies, l’équipe des achats de Kantar est actuellement en passe de réaliser environ 65 millions de dollars d’économies, soit une augmentation de près de 60 %.
Il y a une demande croissante pour que les dirigeants soient capables d'absorber et d'admettre des points de vue contradictoires tout en ayant un ensemble de valeurs communes.
"Pour chaque dollar investi dans les achats, nous économisons environ 5 dollars », précise Stephen Day. Il est convaincu que ces chiffres ne vont faire que s’améliorer. « Je pense que nous pouvons atteindre un nouveau palier au niveau des économies réalisées... nous investissons massivement dans notre technologie, nos produits et notre personnel. "
Un élément important de l'équation est que vous êtes en mesure de vous aligner sur l'organisation financière et de lui donner les moyens de comprendre d'où viennent ces économies.
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5 points essentiels à retenir pour mettre en place une transformation remarquable de la fonction Achats
Quels enseignements tirer du succès de Stephen Day chez Kantar pour les directeurs et les équipes des achats ?
Voici cinq étapes pour réussir la transformation de votre fonction achats.
- Rationalisez vos processus d’achats en consultant les données
- Développez un récit convaincant et attrayant qui trouve un écho auprès de vos parties prenantes
- Alignez vos objectifs sur ceux de l’organisation et expliquez votre but
- Communiquez clairement et souvent pour obtenir l’adhésion de l’entreprise à tous les niveaux
- Recrutez des personnes capables d’apporter une diversité d’opinions et de nouvelles idées
Malgré 18 mois difficiles, le travail de Stephen Day chez Kantar est un excellent exemple de la manière dont les équipes chargées des achats peuvent obtenir des résultats étonnants. Cette réussite se caractérise par une planification stratégique fondée sur les données et alignée sur les objectifs financiers généraux. Elle s’appuie sur un engagement à attirer des talents diversifiés. Elle est due enfin à une communication claire avec les parties prenantes afin de garantir l’adhésion à tous les niveaux.