Équipe financière et équipe des achats. Directeur financier et directeur des achats. Ils cherchent tous deux à réaliser des économies et à apporter de la valeur à l’entreprise, mais est-ce une combinaison gagnante?
Depuis que les fonctions de directeur financier et de directeur des achats existent au sein des organisations, la reconnaissance des économies réalisées par les achats fait débat. Principalement parce que les équipes financières ne peuvent voir clairement l’impact des économies sur le budget de l’entreprise.
Faire apparaître les économies dans le budget est, bien sûr, plus facile à dire qu’à faire. En pratique, cette approche exige un changement de comportement et de procédures, pour les achats, mais aussi pour toute l’entreprise. Cependant, si ces deux fonctions trouvent un terrain d’entente, elles peuvent obtenir des prévisions beaucoup plus précises et de meilleures performances. Elles peuvent ainsi adopter une approche plus adaptée de la gestion budgétaire et générer de meilleurs résultats dans toute l’entreprise.
Simon Whatson, vice-président d’Efficio, s’est entretenu avec John Mahony, directeur financier de la banque irlandaise Permanent TSB, pour comprendre comment les équipes financières et des achats peuvent collaborer et obtenir de meilleurs résultats pour l’entreprise.
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CRÉER UN CADRE OPÉRATIONNEL POUR LES FINANCES ET LES ACHATS
Tout d’abord, et c’est peut-être le point le plus crucial, le les finances et les achats doivent élaborer un cadre budgétaire cohérent et fiable adapté aux besoins de l’entreprise. John Mahony estime que pour tout framework, la compréhension du point de référence est l’élément le plus important.
"Nous effectuons une collecte de données pour les différentes business units de la banque et nous leur demandons leur contribution ", explique John Mahony. Le point de référence apporte une vue d’ensemble des fournisseurs qui va orienter l’estimation des dépenses pour l’année et s’avérer incroyablement utile pour les prévisions.
Lors de cette première étape, un membre de l’équipe des achats doit collaborer avec le service financier pour examiner les données des fournisseurs et s’assurer que le point de référence reflète précisément les dépenses prévues. Si cet examen n’est pas effectué, le travail des achats peut être compromis. "Un point de référence trop faible ou trop élevé peut créer des problèmes". Si un budget inférieur à ce qui est réel en termes de dépenses est attribué, toute économie réalisée par les achats sera masquée et difficile à prouver, du fait de ce point de référence incorrect.
Du point de vue des achats, il est plus logique d’intégrer les économies attendues avant que le budget ne soit confirmé. Cette approche encourage chaque département à impliquer le service des achats dans les négociations avec les fournisseurs. Elle élimine ainsi l’un des principaux obstacles de l’équipe des achats. Elle incite les équipes à rechercher activement l’aide des achats pour réaliser des économies. Bien sûr, pour pouvoir jouer ce rôle, le service des achats doit avoir la confiance de l’entreprise. Il doit exister une ouverture et une transparence quant aux économies que le service des achats souhaite voir intégrées par l’entreprise, et inversement.
PRÉVOYEZ UN CERTAIN DEGRÉ DE FLEXIBILITÉ DANS VOTRE PROCESSUS D'ACHAT
Si les équipes de la finance veulent travailler en tandem avec leurs homologues des achats, il est essentiel qu’elles sortent de leur zone de confort. Les budgets sont établis avant l’exercice financier et, malheureusement, cela signifie qu’ils sont rapidement dépassés. De plus, très souvent, des facteurs indépendants de la volonté de l’entreprise ont une incidence sur la réalisation des économies prévues.
L’impact de la pandémie de COVID sur les dépenses prévues en est un excellent exemple. "Nous avons constaté une réduction dans certains domaines de dépenses parce que tout notre personnel travaille à domicile", explique John Mahony. "Nous avons moins d’impressions au bureau, moins de coûts de consommables. Ce sont des choses que nous ne pouvions pas prévoir avant la pandémie."
John Mahony a reconnu la nécessité pour les Finances d’être préparées à adopter un certain degré de flexibilité. "[Permanent TSB] essaie constamment d’accroître ses capacités digitales et son infrastructure technologique. Nous établissons le budget au début de l’année, avec les meilleures intentions. Quelques mois plus tard, les choses évoluent rapidement et nous devons alors affecter nos fonds à autre chose. "
De même, pour les achats, des économies peuvent être initialement prévues dans le budget pour certains fournisseurs. Toutefois, des facteurs tels que la hausse du prix des produits ou un contrat à long terme arrivant à échéance, peuvent avoir une incidence sur les économies réalisées tout au long de l’année.
La solution consiste pour les deux services à continuer à partager leurs connaissances et à communiquer les risques. Si les finances et les achats ne veulent réaliser des économies que sur les dépenses budgétées, ils risquent de limiter considérablement la valeur qu’ils peuvent apporter à l’organisation. Parfois, les dépenses les plus importantes et les plus critiques ne sont pas budgétées.
J'ai vraiment vu de près la valeur que la fonction d'approvisionnement peut apporter. Le reporting joue un rôle important dans le processus d'approvisionnement car il met en évidence le travail qui a été effectué et contribue à instaurer la confiance.
DIRECTEUR FINANCIER ET DIRECTEUR DES ACHATS : INSTAURER LA CONFIANCE GRÂCE À LA TRANSPARENCE
La composante la plus vitale de tout partenariat n’est autre qu’une communication fréquente et transparente. Mesurer les économies réalisées par les achats relève de l’art et il n’est pas rare que les fonctions d’achat se sentent sous-estimées.
L’équipe des achats de Permanent TSB est en passe de dépasser de 20 % son objectif initial d’économies. Ces économies seront utilisées pour investir dans son personnel, ses initiatives digitales et d’autres opportunités stratégiques.
"J’ai vraiment constaté de visu la valeur que peut apporter la fonction d’achats", souligne John Mahony. " Le reporting joue un rôle important dans le processus d’achat. Il met en évidence le travail qui a été fait et contribue à instaurer la confiance. "
Il est essentiel de mettre en place des frameworks tangibles le plus tôt possible. En posant les bases de ce qui est attendu, en veillant à la fréquence des rapports et des communications entre achats et finances, le budget est maintenu sur la bonne voie et tous les objectifs sont clairs pour tous avant le démarrage du processus. Il est donc essentiel de convenir d’une méthodologie d’économies pour chaque initiative dès le début du projet. Il doit s’agir d’une méthodologie que le service des achats, le service des finances et l’entreprise connaissent et acceptent et à laquelle ils peuvent se référer en cas d’incertitude.
Sans cette méthodologie ou cette vision du projet, le doute ou le manque de confiance peuvent commencer à s’insinuer. De même, si cette étape cruciale n’est effectuée qu’à la fin du processus, lorsque l’initiative est déjà terminée, vous pourriez avoir des surprises. Vous pourriez découvrir que chacune des trois parties veut se référer à une méthodologie de calcul différente, celle qui sert au mieux ses intérêts. Les achats pourraient, par exemple, vouloir un total d’économies élevé, tandis que l’entreprise pourrait vouloir un chiffre faible pour ces économies, afin d’éviter qu’une partie de son budget ne lui soit retirée.
On ne saurait trop insister sur l’importance de cette démarche avant le début de l’initiative. Elle instaure la confiance tout au long du projet et garantit un processus plus fluide, mais aussi plus fructueux lorsque l’initiative est terminée.
4 points essentiels à retenir pour réaliser ensemble des économies plus importantes en matière d’achats
- Créez un cadre logique et un point de référence, les deux parties convenant de ce qui est possible.
- Soyez prêt à adapter et à mettre à jour le budget, à mesure que les priorités changent.
- Intégrez les économies au budget pour assurer une coopération totale dans toute l’entreprise.
- Faites des rapports réguliers et précis, en mettant en évidence le plus tôt possible tout problème potentiel.
Pour plus d’informations sur les mesures pratiques possibles permettant d’améliorer la collaboration entre les achats et la finance, lisez t (L’instrument de l’alliance : récolter les fruits de liens plus étroits entre Directeur financier et Directeur des achats) dans le numéro 8 de The Source.
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