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Analisi della Spesa

Il modello di Analisi della Spesa di Efficio sfrutta la tecnologia, gli strumenti e la metodologia della nostra funzione Procurement per aggregare e presentare grandi quantità di dati in modo coerente e pertinente.

I dati vengono spesso distribuiti tra un gran numero di sistemi finanziari e di ERP nonché organismi diversi per area geografica e business. Le attività di sourcing possono essere troppo diluite e includere attività ufficiose, legate a iniziative personali o non conformi alle prassi aziendali.

Efficio applica un approccio strutturato e analitico per ottenere una visione approfondita delle categorie e dei fornitori su molti livelli, collegando e integrando dati da molte fonti, evidenziando le opportunità di risparmio e tracciando la performance.

Tramite il modello di Analisi della Spesa, Efficio aiuta i clienti a:

  • Acquisire il controllo del processo di approvvigionamento
  • Identificare le opportunità di risparmio razionalizzando la supplier base
  • Sfruttare le opportunità di risparmio derivanti dalla crescita e da un maggiore effetto leva determinato dal Procurement
  • Eliminare i comportamenti devianti e non conformi o extra-contrattuali
  • Tracciare e verificare la performance dell'approvvigionamento e i relativi miglioramenti

Come prima cosa stabiliamo una tassonomia standard: un “albero” multilivello in base al quale allocare categorie di spesa e singoli ordini. Un possibile percorso potrebbe essere: spese indirette > IT > hardware > laptop.

Questo modello ci permette di identificare tutte le fonti di dati che successivamente mettiamo insieme in un “cubo di spesa”. I dati vengono filtrati e verificati per identificare, ad esempio, diverse descrizioni per lo stesso input o diversi nomi commerciali utilizzati dallo stesso fornitore. In aggiunta, il team importa ulteriori dati tra cui valori di baseline, budget, dettagli contrattuali, tariffe negoziate e dati relativi ai fornitori.

Strumenti tecnologici su misura

Una volta raggiunta questa visibilità granulare, la nostra piattaforma tecnologica eFlow permette di aggiornare il cubo di spesa a intervalli determinati, ad esempio identificando automaticamente i fornitori regolari.

Il modulo Spend Analytics di eFlow, insieme al nostro strumento di visualizzazione Tableau, permette di approfondire l'analisi del cubo al livello appropriato. I dashboard personalizzati sono facili da creare per soddisfare i requisiti di singoli utenti, mentre i team del cliente vengono formati sull'utilizzo degli strumenti di visualizzazione.

Questi strumenti permettono di:

  • Individuare le opportunità di risparmio
  • Confrontare budget e risultati
  • Monitorare la compliance
  • Verificare il raggiungimento degli obiettivi a livello di risparmio

La soluzione Spend Analytics offerta dalla piattaforma eFlow di Efficio ci ha permesso per la prima volta di ottenere una visibilità dettagliata della spesa per l'approvvigionamento globale di Fujitsu. Fino ad allora, vista la grande complessità organizzativa e il gran numero di sistemi di ERP coinvolti, questa attività si era sempre rivelata problematica. Lo strumento di Spend Analytics è facile e intuitivo da usare ed è concepito per aiutare a identificare le opportunità di approvvigionamento

Mikko Kivisto
Country Procurement, Unità di Corporate Purchasing di Fujitsu

La nostra esperienza

Ogni anno Efficio svolge 30 iniziative di spend analytics con i propri clienti, per un totale che ad oggi si attesta su oltre 100 miliardi di sterline in spese esterne. I nostri clienti vanno da piccole società a grandi multinazionali e investitori in portafogli di società di Private Equity.

Tra i nostri principali clienti figura Fujitsu: 47 realtà in 100 Paesi, quattro regioni e quattro sistemi di ERP che analizzano milioni di transazioni su una spesa totale di 3 miliardi di dollari. Efficio ha aiutato il cliente a stilare una lista prioritaria di opportunità di risparmio e a comprendere in modo dettagliato le varie categorie per determinare le strategie di sourcing.

Accudyne aggiorna ogni mese il cubo di spesa per 600 milioni di dollari, 7 Paesi e oltre 10 sistemi, mentre COOP Denmark, con una spesa di 600 miliardi di corone danesi, lo fa ogni trimestre.

Lo strumento di Spend Analytics è un elemento critico che ci permette di comprendere il potenziale di valore per i nostri clienti: come tale, siamo convinti che debba essere una parte fondamentale delle loro attività.

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