Sotto l'estrema pressione e le sfide comuni degli ultimi 18 mesi, i settori pubblico, privato e accademico si sono trovati a fare i conti con una miriade di sfide legate al procurement.

Partendo da esigenze complesse, come la necessità di fornire DPI a ritmi serrati, creare un sistema per testare e tracciare la popolazione, ma anche implementare con urgenza un piano di vaccinazione nazionale, gli esponenti del settore pubblico hanno unito le forze per offrire soluzioni ottimali al grande pubblico, al mondo politico e ai leader mondiali, tutti ansiosi di ricevere informazioni, approvvigionamenti… e risultati.

Abbiamo intervistato tre personalità del settore pubblico del Regno Unito che hanno lavorato a questi progetti cruciali, caratterizzati da distribuzioni su larga scala e tempi di turnaround brevissimi, per capire in che modo hanno saputo cogliere la sfida. Dalle tre iniziative abbiamo tratto una serie di lezioni chiave, che i team di procurement dovrebbero assimilare e fare proprie, a livello tanto di sfide quanto di successi, mentre si guarda al futuro. 

Tra questi leader abbiamo Gary Horsfield, CCO responsabile DPI presso il Ministero della salute britannico, Jacqui Rock, CCO nell'ambito del programma Test and Trace del servizio sanitario inglese, e Ruth Todd, ex Direttrice di programma presso la Task force per i vaccini del Regno Unito.

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Controllare una crisi dei DPI con una solida gestione delle categorie

Una delle prime sfide che si sono presentate al settore pubblico nel 2020 ha riguardato l'acquisizione e la distribuzione di dispositivi di protezione personale (DPI) ai servizi sanitari e sociali. Dall'inizio della pandemia sono stati acquistati 32 miliardi di DPI e ne sono stati distribuiti 8 miliardi in 58.000 destinazioni sparse nel Regno Unito.

La sola logistica rappresentava una sfida sostanziale. "All'epoca, gran parte dell'offerta aveva luogo sul mercato globale", ha affermato Gary Horsfield. Le carenze erano inevitabili e le relazioni erano tese. Il settore pubblico si è impegnato a creare il 70% della capacità produttiva all'interno del Regno Unito entro fine anno. Un target ambizioso, se si considera che in precedenza tale capacità era inferiore all'1%. 

L'approccio seguito dal settore pubblico per costruire da zero la capacità produttiva per i DPI è semplicemente sbalorditivo, nonché esemplare a livello di gestione efficiente delle categorie. Segmentando la spesa stimata in categorie di prodotti associate, i team si sono potuti concentrare su opportunità onshore capaci di consolidare e ottimizzare la consegna di DPI nel Regno Unito, creando circa 2.500 posti di lavoro lungo il percorso.

I team di procurement possono emulare questo successo affinando le strategie di gestione delle categorie, sfruttando le trattative a proprio vantaggio e gestendo i fornitori in linea con gli obiettivi aziendali più ampi. Jacqui Rock, del programma Test and Trace, ha evidenziato l'importanza di continuare a fornire dati fruibili su base costante: "L'esperienza della supply chain per i DPI nel Regno Unito è stata molto istruttiva, ad esempio a livello di requisiti, creazione di modelli, previsioni e stoccaggio. Era inoltre importantissimo costruire un livello elevato di fiducia con i fornitori, nell'ambito di un progetto soggetto a cambiamenti da un giorno all'altro. Dovevamo far sì che i team si fidassero di noi in un'ottica pienamente collaborativa. Ho cercato di fare in modo che tutte le lezioni apprese confluissero nelle nostre strategie di gestione delle categorie."  

One of the things I'm most proud of is how we pulled the different groups together.

Gary Horsfield CCO, UK PPE Department of Health and Social Care in NHS

"An operating model was put in place within two weeks; under normal circumstances, this typically takes a year, but it shows how quickly you can accomplish the unimaginable in a crisis.”

Jacqui Rock CCO, NHS Test and Trace

Test and Trace: quattro mesi per mettere in piedi un'organizzazione simile a quella dei colossi della grande distribuzione

I dati e la fiducia sono aspetti fondamentali per i membri di qualsiasi team di procurement, se vogliono dimostrare valore e generare saving tra le varie funzioni all’interno delle proprie organizzazioni. Nel contesto della pandemia, essere in grado di giustificare le spese e le decisioni relative ai fornitori ha assunto ancora più importanza. 

"È mia responsabilità garantire che ogni singolo centesimo di spesa pubblica sia contabilizzato, giustificato, instradato verso il mercato e gestito correttamente", ha affermato Jacqui Rock, NHS Test and Trace. "Non si tratta solo della risposta del governo: tutti i fornitori sono chiamati in causa e devono essere inquadrati nell'ambito di contratti adeguati. Dal momento che tutto deve essere comprato, i contratti sono fondamentali affinché i vari soggetti coinvolti abbiano ben chiaro il proprio ruolo." I team di procurement dovrebbero esaminare con attenzione i dati sui fornitori a loro disposizione, in modo da avere un quadro ben chiaro di come vengono spesi i loro soldi.

Jacqui ci ha spiegato l'importanza di comprendere i dati e lavorare a stretto contatto con i fornitori sviluppando un solido modello operativo. Con soli quattro mesi per costruire un'organizzazione che, per dimensioni e complessità, è simile a quella dei giganti della grande distribuzione, era ovvio che gli ostacoli non sarebbero mancati. 

Anche quando si lavora a ritmi serrati, è fondamentale scrutare i dati per poter prendere decisioni informate sulle esigenze operative e sul modello più adatto per l'organizzazione. Per Jacqui Rock era importante procedere a un'analisi minuziosa per capire cosa era stato speso, con quali fornitori e verso quale route to market. "Abbiamo utilizzato i dati per giustificare ogni singola fase del progetto", ha osservato.

"È stato predisposto un modello operativo in due settimane. In circostanze normali un lavoro del genere richiede un anno, ma abbiamo capito che in tempi di crisi è possibile fare l'inimmaginabile in tempi rapidissimi", ha aggiunto.

Gestire il rischio quando è in ballo la salute

La gestione del rischio assume un'importanza tutta nuova per i team di procurement quando si ha a che fare con progetti da cui dipendono vite umane, specialmente in un periodo in cui le interruzioni delle supply chain sono dominate da fattori esterni. Ciò è diventato particolarmente evidente nella ricerca di vaccini efficaci e di un approvvigionamento adeguato. Identificare e gestire i rischi prima che si trasformassero in minacce ha costituito una parte fondamentale del lavoro svolto da Ruth Todd nell'ambito della Task force per i vaccini (VTF) del Regno Unito.

Quando sono stati creati i contratti, l'efficacia dei vaccini doveva ancora essere dimostrata. Il team di procurement della Task force doveva valutare l'efficienza dei vari fornitori, ma anche una serie di complessità specifiche al procurement, come gli aspetti normativi e l'offerta. 

"Abbiamo messo insieme un gruppo di scienziati, esperti di settore e accademici per esaminare tutte le serie di dati provenienti dalle piattaforme di ciascun vaccino e dalle aziende impegnate al loro sviluppo", ha spiegato Ruth. Questo processo di due diligence era fondamentale nella fase iniziale di definizione dei contratti durante l'estate 2020. "Ci siamo portati avanti con l'obiettivo di predisporre i contratti. Tuttavia, avere un contratto non significa automaticamente avere il vaccino. Per questo abbiamo dovuto contare su un team estremamente capace, incaricato di collaborare con la supply chain per portare a casa i risultati." 

A livello di gestione del rischio nella supply chain, "ci aspettava un'impresa immane", ha continuato Ruth. "Ci siamo soffermati sulla mappatura delle supply chain in modo da poter prevedere le carenze future. Abbiamo quindi pensato a tutte le soluzioni possibili immaginabili, a livello ministeriale, diplomatico o attraverso i nostri contatti nel settore." La pianificazione per i possibili scenari ha aiutato il team di procurement a evidenziare i punti critici nella supply chain e trovare soluzioni, cercando di garantire l'attuazione nel modo più uniforme possibile.

Secondo Ruth, il successo del progetto è dovuto alle conoscenze del team variegato, composto da esperti del settore, esponenti del governo, fornitori esterni e scienziati, nonché alla risposta della supply chain. "Abbiamo lavorato in un'ottica collaborativa, pilotando la supply chain, costruendo relazioni e risolvendo problemi insieme, ma i fornitori sono i veri artefici del successo", ha continuato. 

"I traguardi raggiunti nel Regno Unito sono il frutto del lavoro di tutti questi fornitori e di un successo di cui l'intera comunità può beneficiare. Gli sforzi individuali a livello di settore e della Task force si sono tradotti in un risultato tangibile e umano: vaccinare i più vulnerabili." 

Per costruire queste relazioni e supply chain, il team della Task force per i vaccini ha dovuto dare prova di fiducia in tutte le fasi del processo, estendendo tale fiducia ai fornitori e alla capacità del governo di portare avanti il piano vaccinale. Tutto questo scaturiva da una missione chiara, da una visione ben precisa e da una grande trasparenza nella collaborazione. "Era fondamentale che l'obiettivo fosse ben chiaro a tutti e che ogni singolo individuo fosse messo nelle condizioni di lavorare a uno scopo ben preciso e senza sentirsi sorvegliato o sotto osservazione." 

Planning for every scenario helped the procurement team highlight pinch points in the supply chain and find solutions, ensuring that implementation went as smoothly as possible.

Ruth Todd CBE former Programme Director of the UK Vaccine Taskforce (VTF)

Uniti nel pubblico: costruire un team coinvolgendo istituzioni e imprese

Negli ultimi 18 mesi, l'aspetto più cruciale per il settore pubblico è stata la trasparenza e la collaborazione con aziende private e il mondo accademico per ottenere risultati d'eccezione. La pandemia ha imposto di ricorrere a tutto l'aiuto possibile per individuare soluzioni, dando vita a collaborazioni costruttive tra vari settori, con effetti importanti sul successo delle varie iniziative. "Una delle cose di cui vado più orgoglioso è stata la capacità di mettere insieme i diversi gruppi", ha affermato Gary Horsfield, parlando del programma relativo alla consegna dei DPI. "Ci siamo trovati a lavorare con funzionari del governo, personale del servizio sanitario, addetti del ministero e consulenti di vario tipo. Possiamo affermare con certezza di aver saputo tirare fuori il meglio da tutte le parti coinvolte."

Jacqui Rock tiene a sottolineare l'entità dello sforzo collaborativo richiesto per il progetto Test and Trace. "Se pensiamo a tutte le persone coinvolte, tra cui io stessa e gli operatori presso i centri diagnostici, ma anche il personale di laboratorio e i tecnici che hanno contribuito a creare l'app, arriviamo facilmente all'impressionante numero di cinquantamila persone", ha dichiarato Jacqui. Secondo Jacqui, il segreto per una collaborazione proficua sta nel creare fiducia e interazioni produttive su base continuativa con i fornitori principali.

La collaborazione ha inoltre permesso a programmi come Test and Trace e VTF, incentrati sulla sfida monumentale di garantire l'approvvigionamento di un nuovo vaccino a milioni di persone, di imparare dai successi e dalle difficoltà. "Non c'è nulla di eroico nel reinventare la ruota", ha continuato Gary. "Il vero successo sta nel portare a casa i risultati e, se qualcuno ti indica come farlo in maniera efficace, non c'è motivo per seguire una strada diversa." 

Ad esempio, nell'ambito della Task force inglese per i vaccini (VTF), Ruth Todd ha illustrato le difficoltà connesse alla distribuzione: "Parallelamente allo sviluppo dei vaccini, ci siamo impegnati per determinare il tipo di capacità su cui potevamo contare. La task force si è distinta grazie alla natura variegata del team: se ci servivano competenze particolari, le inserivamo nella squadra, direttamente o collaborando con società esterne. Abbiamo escogitato una soluzione per tutte le esigenze operative, incluso un approccio proattivo al procurement."

Rendere possibili soluzioni rivoluzionarie attraverso il procurement

È stato indubbiamente un periodo senza precedenti per il procurement, ma è stato anche interessante vedere come le organizzazioni del settore pubblico nel Regno Unito si sono riunite per tradurre in realtà programmi capaci di cambiare e salvare vite umane.

Cosa ci insegna la risposta del settore pubblico e come possiamo applicare le lezioni apprese alle operazioni quotidiane nel campo del procurement?

È importante essere aperti a collaborare all'esterno del proprio settore
I progetti intrapresi nel settore pubblico negli ultimi due anni hanno mostrato che lavorare con un team ampio e variegato permette di generare risultati migliori, sia nei rapporti con i fornitori, sia nello sviluppo di relazioni collaborative con le altre funzioni aziendali.

Nel caso della Task force inglese per i vaccini, il progetto ha avuto un successo clamoroso grazie al livello di collaborazione all'interno di un team estremamente variegato. Ruth Todd ha affermato: "Abbiamo potuto contare su esperti del settore, consulenti, appaltatori esterni, dipendenti pubblici. Se ci servivano competenze particolari, le inserivamo nella squadra, direttamente o collaborando con società esterne. È un approccio abbastanza inedito per i progetti del settore pubblico. Abbiamo escogitato una soluzione per tutte le esigenze operative, incluso un approccio proattivo al procurement."

Essere agili e imparare a lavorare a ritmi serrati
Un team diversificato porta con sé una grande profondità a livello di competenze, il che si traduce in una maggiore capacità di reazione quando i fattori esterni lo richiedono. Tutti i progetti evocati in questo articolo sono caratterizzati da un'urgenza inconsueta per il settore pubblico. Come evidenziato da Jacqui Rock, la rapidità è stata il fattore cruciale per mettere in piedi il programma Test and Trace nel Regno Unito in meno di quattro mesi. Per raggiungere questo risultato occorreva un piano basato su dati concreti e una rete di partner di fiducia.

Aumentare la fiducia attraverso i dati
Per costruire fiducia all'interno della propria rete di partner, è importante che le decisioni connesse al procurement siano basate sui dati. Un approccio di questo tipo aiuta a costruire relazioni solide e produttive con i fornitori, nonché a giustificare i processi decisionali di fronte all'organizzazione più ampia.

Affinare la gestione delle categorie
Una comprensione olistica della spesa del fornitore, suddivisa per similarità o pertinenza, permette di negoziare meglio e consolidare la spesa, ove richiesto.

Mappare i potenziali rischi nella supply chain
La gestione del rischio è una responsabilità cruciale per qualsiasi team di procurement e la risposta del settore pubblico ci ha insegnato, tra le altre cose, come identificare il rischio in modo proattivo e predisporre soluzioni prima che i pericoli si traducano in minacce.

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