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I responsabili del procurement si sentono abbandonati dalla tecnologia?

Un gran numero di responsabili del procurement ritiene che un migliore utilizzo delle attuali tecnologie digitali a disposizione della funzione sia fondamentale per fare un passo in avanti nel percorso di digitalizzazione, come sottolinea “Procurement 2025: La trasformazione digitale sta generando un procurement più efficace?”, uno studio che abbiamo condotto in collaborazione con la Cranfield University.

Secondo noi questa attenzione sul modo per domare le tecnologie digitali esistenti invece di investire in nuove soluzioni è il prodotto dell’incapacità di molte aziende di trarre i benefici attesi dalle tecnologie acquistate in passato.

Contesto

Abbiamo chiesto a 225 responsabili del procurement a livello globale di raccontarci i loro piani quinquennali di trasformazione digitale della funzione.

Un impressionante 82% (4 intervistati su 5) vorrebbe usare meglio gli strumenti digitali già a disposizione nelle proprie suite tecnologiche. Questo suggerisce che gli investimenti fatti fino a oggi nell’ambito del percorso di trasformazione digitale non hanno ancora soddisfatto le attese. Nello stesso sondaggio, tuttavia, la capacità dell’attuale tecnologia è la barriera meno citata rispetto alla generazione dei risultati attesi, come segnalato solo dal 37% del campione intervistato.

E allora perché i responsabili del procurement sembrano sentirsi abbandonati dalla tecnologia?

Definire il successo

Per molte aziende, quando si tratta di procurement digitale il primo problema è definire il successo. Se una funzione di procurement cerca maggiore trasparenza della spesa, potrebbe considerare l’acquisto di uno strumento di analisi delle spese. Prima di tutto, però, deve pensare con attenzione al risultato che desidera ottenere una volta migliorata la trasparenza, altrimenti l’investimento non produrrà risultati apprezzabili.

Ad esempio, la trasparenza della spesa genera valore solo se le informazioni generate dallo strumento utilizzato conducono ad azioni concrete, ad esempio determinano a quali categorie dare priorità attraverso il sourcing e la riduzione delle spese estemporanee. Se questi obiettivi vengono definiti fin dall’inizio, è chiaro che una suite di analisi delle spese è parte integrante della soluzione. Il miglioramento continuo perseguito attraverso la qualità dei dati e l’utilizzo di persone in grado di interpretare i dati e gestire analisi complesse è un ulteriore tassello nel percorso verso i risultati desiderati.

I limiti dei software

Spesso si sopravvalutano le capacità di un software e questo conduce immancabilmente ad aspettative disattese. I software solitamente si concentrano sulla gestione e sul controllo dei flussi di lavoro e sulla raccolta dei dati, entrambe attività di grande importanza. Possono inoltre svolgere delle analisi preimpostate, anche se potenzialmente esistono infinite analisi sui dati raccolti dallo strumento che non possono essere preimpostate. Trovare delle vie alternative per svolgere queste analisi può aiutare i professionisti del procurement a utilizzare meglio il software.

È bene prendere in considerazione una piattaforma di sourcing che permetta a un’azienda di bandire gare di appalto attraverso una suite analitica in grado di automatizzare la valutazione delle offerte e quindi supportare la scelta del fornitore. A seconda della categoria di sourcing, del profilo dell’azienda e del contesto di mercato, verranno delineati alcuni scenari personalizzati a supporto della selezione del fornitore corretto. Se il bando è stato ben architettato, i dati che serviranno a prendere una decisione saranno raccolti dallo strumento tecnologico, ma richiederanno persone con specifiche competenze analitiche, in grado di svolgere la complessa analisi avvalendosi anche di soluzioni di business intelligence, ad es., Tableau o Qlikview, per visualizzarla.

Senza queste nuove competenze le funzioni di procurement continueranno a sentirsi abbandonate dai propri investimenti in tecnologia.

Gli effetti delle cattive decisioni sull’acquisto di tecnologia

Un professionista del procurement è solitamente una persona senza una forte conoscenza tecnologica. Questo significa che quando il procurement acquista una soluzione tecnologica, ha meno probabilità di capire veramente cosa sta comprando in termini di funzionalità e compatibilità con le proprie esigenze. Analogamente, è più probabile che il procurement si faccia convincere dal marketing o del branding o dai benefici legati a un’unica soluzione software fornita da un’azienda con una solida posizione di mercato. La realtà ci dice che gran parte dell’innovazione nella tecnologia applicata al procurement viene da start-up più piccole e spesso poco conosciute.

Come generare slancio

La pazienza è fondamentale per trarre benefici dalla propria tecnologia. Difficilmente una nuova soluzione genererà benefici immediati e, di conseguenza, è possibile che venga meno la motivazione e le persone siano spinte a cambiare il proprio modo di lavorare. Questo significa che i professionisti del procurement devono elevarsi al di sopra delle problematiche quotidiane e pensare a quale potrà essere il proprio ruolo di domani, per capire come adattarsi e progredire verso i propri obiettivi.

Ad esempio, attraverso uno strumento di gestione dei contratti le aziende possono generare notevoli risparmi sui costi durante il ciclo di vita contrattuale. Quando lo strumento viene utilizzato nel modo corretto e i benefici sono chiari a tutti, si genera una forte spinta positiva. Arrivare a una situazione come quella appena descritta, però, richiede una grande quantità di tempo speso a mappare i metadati da raccogliere, assicurare che vengano raccolti per ogni contratto, svolgere l’analisi volta e gestire le performance dei fornitori, gestire in modo preventivo i rinnovi contrattuali, ampliare al massimo gli ambiti contrattuali e così via.

Come far lavorare la tecnologia a proprio vantaggio

Con le nuove tecnologie che continuano a uscire sul mercato, l’ampia gamma di venditori e le loro astute strategie di marketing e branding, non stupisce che molte aziende siano state convinte a fare investimenti in tecnologia per i quali i benefici non si sono ancora materializzati.

A prescindere dal ruolo o dall’età, ognuno ha la responsabilità di comprendere e conoscere meglio il digitale e come le sue soluzioni possono potenzialmente cambiare il modo di lavorare. Attraverso uno spirito curioso volto ad approfondire la propria conoscenza dell’“arte del possibile” e la comprensione delle future innovazioni, è possibile prendere decisioni migliori. Questo consiglio si rivolge a tutti coloro che lavorano nel procurement e vogliono ricevere maggiore supporto dalla tecnologia. Per questo consigliamo di seguire i luminari del settore, partecipare ai dibattiti e imparare attraverso corsi on-line o formali.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato da CPO Strategy

 

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