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Incremento dei risparmi grazie al Procurement, il caso Thames Water

Efficio ha aiutato Thames Water a definire un nuovo modello operativo, un ibrido tra la consulenza classica e l'outsourcing, producendo un ROI molto elevato e permettendo al cliente di superare gli obiettivi aziendali.

Il progetto ha generato risparmi oltre quattro volte superiori a quanto previsto dal piano interno di TW (per ulteriori 69 milioni di sterline), con un ROI pari a 6:1 in termini di costi incrementali rispetto ai benefici.

Contesto

Thames Water è il più grande fornitore di acqua e di servizi di smaltimento del Regno Unito, con il più esteso programma di rinnovamento delle infrastrutture del capitale del settore e oltre 13 milioni di clienti a Londra e nella valle del Tamigi; TW gestisce cinque miliardi di litri al giorno, attraverso 140.000 kilometri di condotte sotterranee e 2.000 stabilimenti.

Come per tutte le multi-utility regolamentate, i ricavi del cliente vengono stabiliti ogni cinque anni dall'OFWAT. Di conseguenza l'efficienza dei costi era critica. Una revisione del piano industriale quinquennale in termini di rischi ha evidenziato un particolare rischio per l'ambito degli approvvigionamenti:

  • La domanda di risorse del Procurement era in aumento, con un mix di lavoro sempre più complesso e una richiesta di competenze sempre più elevate
  • La funzione mancava di flessibilità nel reagire a nuovi requisiti di business
  • Il reclutamento era vincolato e frenato dalla pressione sui budget per le risorse
  • Esistevano rischi sistemici legati alla ritenzione nei team esistenti a causa delle considerevoli pressioni in termini di delivery e delle possibilità di carriera limitate in una struttura piatta

Per questo il COO e il CFO hanno sponsorizzato un progetto per introdurre una trasformazione accelerata del procurement con i seguenti obiettivi:

  • Eliminazione del rischio e superamento dei risparmi previsti dal piano industriale per gli approvvigionamenti
  • Cambio paradigmatico immediato in termini di agilità, capacità e portata del Procurement
  • Servizio eccellente agli stakeholder; flessibilità nella soddisfazione delle loro necessità di business
  • Creazione di una soluzione sostenibile per preservare le conoscenze settoriali e migliorare il rapporto con gli stakeholder

L'approccio

Efficio ha proposto un modello commerciale/di delivery che prevedeva di concentrare le flessibili risorse di consulenza sul team chiave del cliente, trasferendo a Efficio con un contratto quinquennale il rischio attinente al personale, alla gestione delle linee e all'erogazione. I passaggi principali per il successo del programma erano:

  • Trasferimento di 22 risorse del cliente in un unico team integrato supportato da 19 consulenti, entro un mese dall'avvio del progetto. In tal modo è stato possibile accelerare il corso del piano industriale
  • Conclusione di una valutazione completa delle opportunità e adattamento del piano industriale per includere tutti i requisiti del cliente e garantire gli impegni presi in fase di offerta in termini di risparmi
  • Lavoro in team misti con il personale trasferito per i primi sei mesi al fine di accelerare la conclusione del progetto, mettere in discussione il pensiero consolidato e assicurare un'esperienza di apprendimento pratica e proficua in aggiunta ai piani di formazione.
  • Implementazione di una nuova struttura organizzativa e assunzione di risorse permanenti per dare impulso alle capacità del team centrale
  • Implementazione di nuovi processi di coinvolgimento degli stakeholder per garantire che il Procurement venga consultato sin dall'inizio nello sviluppo della strategia aziendale, permettendo al cliente di influenzare e mettere in discussione l'approccio aziendale

Il modello “turbo” di Efficio ha trasformato il servizio per gli stakeholder e ha aperto nuove aree al Procurement. Oggi ho meno sottoposti diretti e più tempo da dedicare al coinvolgimento degli stakeholder, sicuro che il mio team di sourcing disponga delle capacità e delle possibilità di tener fede agli impegni presi con l'azienda.

Simon Rutter, Responsabile del Procurement di Thames Water

I risultati

L'impegno di Efficio ha permesso di ottenere numerosi benefici significativi, tra cui:

  • Piena flessibilità – risorse raddoppiate entro cinque settimane tramite lo spiegamento di 19 consulenti pronti a soddisfare ogni richiesta di supporto del business
  • Risparmi – maggiori rispetto agli obiettivi contrattuali, che erano quattro volte superiori rispetto al piano originale di Thames Water (per ulteriori 69 milioni di sterline), raggiunti ripianificando progetti, applicando ulteriori consulenti e potenziando sourcing, analisi di processi e strumenti
  • ROI pari al 6:1 – confrontando i costi incrementali con i benefici e il 29% di riduzione degli effettivi
  • Qualità – eccellente soddisfazione dei clienti con una media di 4,2 punti su 5 (5 = eccellente) risultante dal modulo di valutazione dei 230 progetti completati
  • Soluzione sostenibile – abbiamo investito nell'assunzione a tempo indeterminato di 14 nuovi dipendenti di alto profilo. Il morale tra il personale trasferito è eccellente, con piani di formazione individuale, pieno sostegno alle risorse e strumenti per raggiungere gli obiettivi.
  • Aumento della richiesta di servizi di procurement e coinvolgimento precoce della funzione con accesso a risorse di consulenza di alto livello; aumento dell'ambito di azione del Procurement sulla scia della domanda da parte degli stakeholder. Attualmente il Procurement viene coinvolto prima nei progetti strategici e nella pianificazione di business, assicurando quindi che le problematiche commerciali vengano affrontate prima.
  • Attenzione degli stakeholder – sgravati da ampie responsabilità di gestione delle linee, i restanti responsabili del Procurement di TW hanno dedicato più tempo agli stakeholder interni.
  • Investimento in nuove tecnologie, inclusa l'analisi di spesa, il sourcing, la gestione dei contratti e le soluzioni di e-learning sul cloud per aumentare l'efficienza del team

Il progetto ha creato un nuovo modello operativo, un ibrido tra la consulenza classica e l'outsourcing. Questo modello assicura al cliente completa flessibilità delle risorse, con accesso illimitato a consulenti di provata qualità pagati dai risultati che contribuiscono a raggiungere. Tramite il controllo gestionale del personale del cliente, siamo in grado di accelerare il cambiamento e sviluppare competenze al fine di ottenere la sostenibilità a lungo termine. Il nuovo modello è stato inoltre vissuto come un'esperienza positiva per il personale trasferito con un programma di formazione eccellente basato sulla esaustiva suite di Efficio.

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