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Trasformazione del procurement di Amey: come generare risparmi velocemente

In una fase di profondi cambiamenti interni, Amey aveva bisogno di conseguire risparmi significativi e gli approvvigionamenti rappresentavano un fattore fondamentale a tal fine. Le competenze degli specialisti di Efficio hanno permesso ad Amey di raggiungere ambiziosi obiettivi a livello di risparmi correnti. L'approccio adottato da Efficio in questo processo ha permesso ad Amey di porre le basi per la creazione di una funzione Procurement di eccellente livello.

Contesto

Amey fa parte del Ferrovial Group ed è una società di grande successo che eroga servizi pubblici e regolamentati e che vanta importanti clienti nel Regno Unito, negli Stati Uniti, in Australia e in Qatar. Nel 2013, l'acquisizione di Enterprise da parte di Amey ha dato vita a uno dei provider di infrastrutture più grandi e diversificati del Regno Unito, ma d'altro canto ha anche aumentato considerevolmente la pressione sui margini. Gli approvvigionamenti sono stati identificati come principale opportunità per ottenere risparmi significativi entro la fine del 2015. A breve termine, l'integrazione di Enterprise ha comportato anche una perdita di capacità e risorse. Efficio è stata coinvolta per colmare le lacune e migliorare rapidamente l'efficienza, in modo da permettere il raggiungimento degli obiettivi di Amey a livello di creazione di valore.

Approccio

Efficio ha lanciato una rapida iniziativa di sourcing tattico per raggiungere gli obiettivi di risparmio richiesti, che includevano:

  • Lo sviluppo di strategie di sourcing specifiche per categoria e area geografica, per categorie come l'ingegneria civile, con processi negoziali tattici a livello regionale o locale. Oltre a favorire i risparmi sui costi, questa iniziativa ha sostenuto la strategia di approvvigionamento locale di Amey.
  • Per sfruttare il volume di Amey in una categoria di spesa indiretta chiave a livello di gruppo, è stata organizzata in brevissimo tempo un'unica gara d'appalto nazionale che ha permesso di massimizzare i risparmi correnti.

Al tempo stesso, Efficio ha mantenuto il Project Management Office esistente, potenziandolo con i migliori processi e meccanismi di rendicontazione. In questo modo ha dato ad Amey la capacità di sviluppare una pipeline di sourcing efficiente attraverso una rigorosa analisi della spesa. Inoltre, per la prima volta, la società ha potuto usufruire di un'unica fonte di informazioni relative al programma. Questo ha permesso sia al team della funzione Procurement sia a quello della funzione Finanza di tracciare i risparmi settimanalmente e riferire al comitato esecutivo secondo una struttura estremamente trasparente.

Durante l’intera collaborazione, l'approccio e gli strumenti di Efficio sono stati condivisi costantemente con il team di Procurement di Amey, fornendo ai membri della squadra numerose opportunità di sviluppo e potenziamento delle proprie competenze.

Riformare lo status quo

Per assicurare il successo del programma è stato fondamentale mettere in discussione le percezioni nei confronti del procurement e le prassi radicate nell'organizzazione. Con l'appoggio del Chief Procurement Officer, Efficio è riuscita a mettere in discussione e modificare molte di quelle percezioni, dimostrando i benefici di un approccio più strategico al procurement sia per le singole unità aziendali sia per la società nel suo complesso.

Efficio si è integrata perfettamente con il team del cliente per sostenere il programma di trasformazione degli approvvigionamenti grazie alla creazione di un ufficio responsabile del programma e alla sua guida in svariate categorie di sourcing. In questo modo abbiamo contribuito al successo del cliente nel conseguire risparmi significativi, promuovendo ulteriormente il coinvolgimento degli stakeholder nell'organizzazione in senso lato.

James Cunningham, Project Manager presso Efficio

Risultati

L'impegno di Efficio ha permesso ad Amey di ottenere numerosi benefici significativi, tra cui:

  • Durante un periodo di sei mesi, Efficio ha condotto più di 150 negoziati e riunioni di chiarimento con oltre 75 fornitori in 15 diversi luoghi del Regno Unito
  • Il successo di questi negoziati ha permesso ad Amey di contribuire notevolmente al raggiungimento degli obiettivi di risparmio e di dimostrare il conseguimento di tali risparmi al comitato esecutivo

Inoltre, Efficio ha contribuito in maniera significativa allo sviluppo di una funzione Procurement di livello eccellente, come auspicato dal CPO:

  • Creazione un ufficio di project management in linea con le migliori prassi, compresi i sistemi e i processi chiave a cui orientarsi
  • Interazione attiva e costante con i responsabili aziendali della gestione dei contratti per diffondere una nuova consapevolezza di come gli approvvigionamenti possano apportare valore e stimolare la disponibilità delle unità aziendali a collaborare in maniera proattiva con il team della funzione Procurement per identificare le opportunità

Grazie al successo del progetto, Amey ha chiesto a Efficio di fornire la propria assistenza nell'ambito di un'iniziativa di Strategic Insourcing cruciale per i propri obiettivi a medio e lungo termine. Un maggior riconoscimento del ruolo della funzione Procurement, infatti, può avere un impatto sulle decisioni aziendali più determinanti.

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