Solitamente i contratti con i fornitori vengono rinegoziati singolarmente quando giungono a scadenza, ma ci sono casi in cui un'azienda può aver bisogno di rivedere la maggior parte dei propri contratti con i fornitori nello stesso momento, generalmente a seguito di cambiamenti finanziari, tecnologici o della regolamentazione.
In questi casi, la difficoltà sta nel volume considerevole di contratti da gestire, spesso entro un lasso di tempo specifico, garantendo nel frattempo la continuità del servizio. Efficio ha una vasta esperienza di collaborazione con le aziende nell'ambito della progettazione di processi di revisione contrattuale su larga scala. Il nostro approccio comprende la conduzione di negoziazioni complessi con i fornitori per raggiungere i risultati desiderati dai nostri clienti a livello di relazioni contrattuali.
Il nostro approccio
Il primo passo in un processo di revisione contrattuale consiste nell'identificare e localizzare i contratti in questione, un compito particolarmente arduo se le informazioni contenute nella banca dati contrattuale di un'organizzazione sono mancanti o non aggiornate.
I contratti devono essere classificati attribuendo maggiore priorità ai fornitori che vengono considerati strategici per l'azienda. La definizione di una strategia operativa per ogni categoria permette di stabilire le modalità di gestione dei contratti e di orientare tutti i processi negoziali successivi. Le azioni richieste per ogni contratto possono variare a seconda delle circostanze e includono la novazione dovuta a cambiamenti di specifiche clausole dell'accordo, la rescissione oppure la scelta di mantenere in vigore l'accordo senza alcuna modifica.
Una volta definite le strategie per la gestione di ciascun contratto, vengono coinvolti i fornitori per concordare i nuovi termini e condizioni. Se le azioni proposte vengono rifiutate, saranno necessarie delle trattative contrattuali per raggiungere un accordo adeguato.
La nostra esperienza
I contratti con i fornitori che prevedono l'accesso ai dati personali a livello di Unione europea dovranno essere rivisti e gestiti prima dell'entrata in vigore del Regolamento generale sulla protezione dei dati a maggio 2018. La mancata ottemperanza a tale normativa può comportare gravi sanzioni. Efficio sta collaborando con molte aziende per aiutarle a intraprendere la procedura necessaria ad accertarsi che i contratti con i fornitori siano conformi a tale regolamento.
Le istituzioni finanziarie hanno subito pressioni affinché riorganizzassero le proprie operazioni dopo la crisi finanziaria del 2008, in un contesto economico incerto. Ciò ha comportato la vendita o la separazione di alcune business unit. Efficio ha assistito gli organismi acquirenti e quelli derivati nella rinegoziazione dei contratti con la supply chain, nonché le banche cedenti che devono stipulare nuovi contratti per usufruire dei servizi delle business unit dismesse oppure reperirli altrove.