La trasformazione di una struttura di Procurement in un partner strategico a valore aggiunto è un processo continuo che richiede un approccio strutturato garantito dal Programme Management Office (PMO).

Gestire un programma di trasformazione è un lavoro complesso che implica il coordinamento di svariate parti interessate e funzioni, spesso con attività e interessi in competizione.

Il servizio di PMO di Efficio permette al team di consulenza assegnato al processo di trasformazione di mantenere l'attenzione sugli obiettivi e migliorare la qualità attraverso la gestione proattiva di tutti i progetti di procurement, e non solo.

Il nostro approccio

Il team di Efficio dedicato alla gestione dei programmi di approvvigionamento assicura il sostegno durante i processi di trasformazione più complessi e nel corso delle attività correnti. Il nostro approccio include:

  • L'implementazione di una soluzione on-line per tenere sotto controllo i risparmi e le principali milestone
  • Creazione di un sistema di comitati di governance e di peer-review al fine di massimizzare il coinvolgimento delle parti interessate e aumentare la sostenibilità delle soluzioni
  • Aumento della qualità, attraverso l'intero processo di sourcing, tramite il coinvolgimento proattivo di buyer e manager
  • Definizione di un singolo punto di contatto per tutte le parti interessate interne ed esterne

Il nostro servizio di PMO introduce e mantiene una mentalità votata al conseguimento del valore attraverso l'approvvigionamento per ogni singolo progetto, utilizzando tutte le leve di sourcing e procurement invece di limitarsi all'esecuzione, efficace ma reattiva, degli ordini. Riteniamo, infatti, che questo metodo sia migliore.

Creare valore attraverso il Procurement

Il PMO permette di concepire il Procurement come un alleato strategico delle altre funzioni per la creazione del valore. Tuttavia, tutto ciò è possibile solo se si è in grado di mantenere l'attenzione sugli obiettivi organizzativi. Aiutiamo i clienti a gestire le attività di approvvigionamento, ci assicuriamo che le attività di routine e di progetto dispongano delle risorse adeguate e che le affermazioni relative a costi e valore del Procurement siano credibili agli occhi degli stakeholder.

Efficio fornisce strumenti leader di mercato per la gestione dei programmi e la rendicontazione on-line, personalizzati a seconda delle esigenze degli utenti. Questi permettono di coordinare svariate attività e svolgere progetti con un'attenzione proattiva alla qualità. Inoltre, è possibile monitorare e condividere i progressi compiuti, le milestone e gli obiettivi di risparmio.

Tuttavia, la gestione dei programmi in corso non si limita alla semplice misurazione della performance: è cruciale anche il supporto al team di Procurement attraverso consulenze tempestive e market intelligence.

Sappiamo che il sistema di PMO è necessario anche una volta formalmente raggiunti gli obiettivi dell'azienda in termini di trasformazione. Dopo la trasformazione, Efficio lascia al cliente gli strumenti e i processi, completando quindi la transizione del modello PMO. La nuova funzione di Procurement avrà un ruolo sempre crescente nell'organizzazione e opererà attraverso svariate funzioni e con diverse parti interessate.

La creazione di comitati di governance e di peer review stimola il dialogo tra tutte le parti interessate e aumenta la sostenibilità delle soluzioni. In questo senso il modello PMO offre un unico punto di contatto e uno spaccato credibile e sintetico dei risparmi generati e del valore creato.

La nostra esperienza

Efficio ha implementato il programma PMO con molti clienti in tanti settori e su livelli diversi, sempre con la finalità di utilizzare gli approvvigionamenti per generare opportunità e migliorare la qualità del sourcing strategico.

L'implementazione dell'organizzazione di Procurement di National Grid nel Regno Unito e negli Stati Uniti si è appoggiata al sistema PMO. L'attento coordinamento di tutte le attività di approvvigionamento si è rivelato critico per il successo del programma di trasformazione, in quanto ha permesso al cliente di mantenere saldo lo sguardo sugli obiettivi finali di procurement. Analogamente, anche nella collaborazione con Amey il sistema PMO ha supportato l'implementazione di un nuovo team di Procurement e la generazione di risparmi in diverse divisioni.