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Analyse des Dépenses

Pour notre service d'analyse des dépenses, nous faisons recours à notre propre technologie, nos outils et notre méthodologie achat pour consolider et présenter de vastes quantités de données de manière simple et efficace.

Les données sont souvent dispersées dans un grand nombre de systèmes financiers et ERP et à travers de multiples entités géographiques et commerciales. L'activité d'achat elle-même peut être dispersée et inclure une part d'activité non-officielle ou non-conforme.

Efficio applique structure et analyse afin d'offrir un aperçu détaillé des catégories et des fournisseurs à plusieurs niveaux. Ceci permet d'avoir une vue globale des dépenses, et permet de révéler les opportunités de réalisation d'économies et de mieux suivre la performance achats.

L'analyse des dépenses d'Efficio vous aidera à:

  • Prendre le contrôle du processus achat
  • Identifier les opportunités de réalisation d'économies, par exemple via une rationalisation de la base de fournisseurs
  • Éliminer tout comportement non conventionnel  et non conforme ou hors contrat
  • Assurer un suivi et vérifier la performance ainsi que l'amélioration de la fonction achat

Nous commençons par convenir d'une taxonomie standard : un ‘arbre’ multi-niveau auquel les catégories de dépenses et les commandes individuelles peuvent être allouées.  Un exemple de parcours pourrait être : Indirects > Informatique > Matériel Informatique > Ordinateurs portables.

Notre démarche nous permet d'identifier toutes les sources de données sur différents systèmes, que nous rassemblons ensuite en un ‘cube des dépenses’. Nous nettoyons et vérifions les données : par exemple, différentes descriptions pour la même entrée, ou différentes dénominations utilisés pour un seul et même fournisseur. L'équipe importe également d'autres données telles que les référentiels, les budgets, les particularités des contrats, les tarifs négociés et les données fournisseurs.

Outils technologiques sur mesure

Dès que vous avez cette vue détaillée des dépenses, notre plate-forme technologique, eFlow, vous permet ‘d'actualiser’ le cube achats à intervalles réguliers, par exemple en identifiant automatiquement les doublons de fournisseurs.

Le module Analyse des dépenses d'eFlow, ainsi que notre outil de visualisation Tableau, vous permet de descendre dans la hiérarchie au niveau approprié du cube. Des tableaux de bord personnalisés peuvent être facilement créés en fonction des besoins de chaque utilisateur. Enfin, nous assurons la formation de votre équipe à l'utilisation de ces outils de visualisation.

Ces outils vous permettent de :

  • Repérer des opportunités de réalisation d'économies
  • Comparer les budgets et les résultats
  • Contrôler la conformité
  • Vérifier la réalisation des économies identifiées 

L'Analyse des dépenses eFlow d'Efficio nous permet, pour la première fois, d'obtenir une vue détaillée des dépenses globales de la fonction Achat de Fujitsu. Jusqu'à présent, c'était un défi important en raison de la complexité de notre organisation et du grand nombre de systèmes ERP que nous exploitons. L'outil d'analyse des dépenses est simple et intuitif à utiliser et conçu pour permettre l'identification des opportunités d'achat.

Mikko Kivisto, Achats nationaux, Service des Achats, Fujitsu

Notre savoir-faire

Efficio mène plus de 30 initiatives d'Analyse des dépenses auprès de clients chaque année, ce qui représente plus de 100 milliards de livres sterling de dépenses externes jusqu'à présent. Nos clients vont des petites entreprises aux multinationales, en passant par les investisseurs de portefeuilles de capital-investissement.

Les clients notables comprennent Fujitsu : 47 entités dans 100 pays, quatre régions et quatre systèmes ERP, analysant des millions d'opérations de dépenses à hauteur de 3 milliards de dollars. Nous l'avons aidé à obtenir une liste hiérarchisée d'opportunités de réalisation d'économies et à avoir une connaissance approfondie des catégories afin de servir leurs stratégies de sourcing. Accudyne actualise tous les mois son cube de dépenses représentant 600 millions de dollars, 7 pays, 10+ systèmes, alors que COOP Denmark, dont les dépenses s'élèvent à 60 milliards de DKK, l'actualise tous les trimestres.

L'Analyse des dépenses est un élément essentiel de notre compréhension du potentiel de valeur pour nos clients : nous pensons qu'elle devrait faire partie intégrante de vos propres opérations